信息化背景下高校电子文件管理的前端控制

张严心

（中国政法大学，北京 100000）

1 论文的研究背景及意义

信息化的快速发展给档案工作带来了挑战和机遇，一方面，电子文件的大量产生使得借助传统的文件管理模式难以有效的管理电子文件，另一方面，如何有效地管理电子文件，保证其真实性和可靠性，给档案工作注入新鲜的血液，引起学界的关注并展开积极的探索[1]。

1.1 从内部环境来看

1.1.1 缺乏相应的电子文件档案管理政策、标准和制度

虽然国家层面和地方层面已经出台了一系列电子文件管理的标准和规范，但高校档案部门受人员、技术和观念的限制，未能制定相应的、详尽的电子文件管理战略。

1.1.2 办公系统与电子文件管理系统缺乏必要联系

经过调查，很多高校的电子文件管理系统与OA系统之间处于彼此独立的状态，这就使得电子文件管理系统在实际运用时，缺乏全程管理。这种问题的存在就会导致电子文件、档案管理脱节，从而给电子文件的归档造成了一定的难度。

1.1.3 档案管理人员的综合素质不高

高校档案管理人员的计算机技术、数字通信技术以及网络系统知识相对薄弱，对于计算机技术以及档案管理工作的融合并不熟练。部分档案管理人员可能是由别的岗位调任过来的，缺乏必要的专业基础知识，这就导致档案管理人员的综合素质水平并不理想。

1.2 从外部环境来看

1.2.1 高校电子文件管理未纳入电子政务活动

高校对于档案部门的重视程度相对较弱，在学校的日常教育以及各种科研活动开展时，并不能较好的实行档案管理，这也进一步反映了高校电子文件管理工作仍旧存在很多的问题。除此之外，高校缺乏整体规划，各业务系统相互独立，数据难以共享。

1.2.2 电子文件管理系统建设经费不足

由于缺乏对电子文件管理重要性的认识，学校对于该方面建设投入的资金较少。正是因为缺乏强有力的资金支撑，导致电子文件管理系统建设受到很大的阻碍，使得工作无法正常开展，不利于高校的高效化发展。

2 国内研究现状

本文聚焦于基于全程管理的前端控制，对国内所做的研究进行了综述。基于检索词“高校电子文件+前端控制”，在知网上检索文献，共有19篇关于高校电子文件前端控制的期刊文献，从2005年开始到2018年，每年平均只有两篇关于论述高校电子文件前段控制的文件，从中可以看出，基于前端控制原则研究高校的电子文件管理问题在当下的社会关注度很低。

基于检索词“高校电子文件管理”在知网上检索到246篇文献，而搜索“电子文件管理”则检索到6 956篇文献，从文献发表年份和发表量可以看出，我国从1996年开始了对电子文件管理的研究，基本上是呈线性增长趋势，电子文件管理越来越被学界关注，这无疑与信息发展、网络普及和自动化有直接的关系。通过阅读这6 956篇文献的题目和一些文献的摘要可以粗略的发现，主题主要包括对国际发展前沿，国内外电子文件管理相关问题的探讨，国家层面的战略、体系和制度以及我国电子文件管理的现状、问题、对策等方面的研究，总的来说，理论层面的研究已经相当成熟。

搜索“电子文件管理前端控制”检索结果为464篇文献，这表示该内容在学界中的关注度较高。但是若将高校电子文件管理的前端控制的19篇文献与之对比，除了说明学界对这个领域的问题关注度不高之外，更能表明在实践层面做得还远远不够。笔者阅读、分析这19篇文献，排除两篇不相关文献，所谓不相关，主要指两篇对高校电子文件管理的现状分析，侧重电子文件管理的收集与归档；有10篇文献只是提出要对电子文件进行全程管理和前端控制，但没有具体说明如何进行全程管理和前端控制；有两篇文章提出要将OA系统与电子文件管理系统进行融合，一篇是吴乃萍等的《办公自动化环境下高校电子文件的归档与管理》，一篇是王微的《高校电子文件管理与OA系统的有效融合》，论述了若干条将OA系统中加入档案管理的详细要求，同时也提出要注意对电子文件实行全程管理。此外，也明确指出电子文件管理应该归属于电子政务发展的内容之一，从而才能更好地实现OA系统与档案管理系统的无缝链接问题[2]。

3 相关理论

3.1 电子文件的概念

电子文件在本质上为一种数字化的文件形式。很多学者都在文献中对电子文件的概念进行论述，通过将所有的观点进行总结可以得出，电子文件的含义就是指经过计算机系统处理所形成的文件。同时，将电子文件延伸至事务活动中，也是指一些程序文件以及数据库文件等。笔者认同上述观点，高校电子文件则是高校在科研、教学、会议等事物活动中由计算机生成和处理的，以数字代码形式记录信息的文件。

3.2 全程管理原则

全过程管理即从文件形成到最终的保存或者销毁都进行一定的管理，在这个过程中管理都应该是连续且无间断的。档案管理人员应该从电子文件形成时开始入手，通过将各个业务流程进行衔接，使得文件流程与业务流程彼此联系。整个流程结束之后，档案管理人员将电子文件进行最终处理。

3.3 前端控制原则

前端控制原则要求档案管理人员以及文件管理部门在电子文件形成之时，甚至之前，对整个电子文件管理过程进行通盘规划、合理分析和科学整合，使需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的功能尽量在这个阶段实现。

4 建立基于前端控制的电子文件管理系统的措施

4.1 对档案管理人员进行必要的培训

真正意义上实现前段控制，档案管理人员必须要介入参与文件管理的全过程，而这并非一项简单的任务，首先从思想上鼓励档案管理人员积极参与，投入到全过程中，而不只是传统的只需做好归档立卷的工作。其次档案管理人员的业务水平也应该及时跟进，对此，在今后的发展中，档案管理人员可以根据电子文件管理前端控制制度以及自身实际发展状况制定一些切实可行的管理制度。其中可以包括保管期限表，并在电子文件形成之初依照期限表进行价值鉴定。同时，也可以适当地制定一些档案管理人员专业技能的培训要求，通过对培训工作进行明确要求，有助于进一步激发档案管理人员的培训积极性，这对于大幅度提升管理人员的综合素质水平，促进文件管理的全过程控制十分有益。

4.2 紧跟国际前沿，设计合规性的文件管理流程

在学习了现代办公环境下的文件管理课程后，了解到《电子办公环境中文件管理原则与功能要求》的3个单元相继被采纳为电子文件管理国际标准ISO 6175-1、ISO 16175-2、ISO 16175-3，派生出3项国际标准。也是目前最新的文件管理国际标准。基于此，在课程作业中试着运用相关知识设计合规性的文件管理流程，基于文件管理元数据，从文件生成、维护、利用到管理说明文件管理的前端控制。在文件生成之时，对文件的内容、结构和背景进行捕获，系统识别唯一符号，并按照文件的职能、活动、事项等进行分类；对文件进行权限设置，保证文件的安全，将设定的期限表嵌入文件管理系统中，对文件进行保存、迁移与处置，参照XML标准对文件进行长期保存[3]。在文件利用阶段，通过搜索和系统检索，呈现文件的相关元数据信息，同时管理人员需要保管好元数据，生成元数据报告，做好备份与还原工作。

4.3 建设跨平台的电子文件管理系统

电子文件从形成到归档，其中会涉及很多的处理流程。在这个过程中，每个流程之间并不是相互独立的，而是存在一种十分紧密的衔接关系。因此，整个处理过程又可以划分为若干个局部业务处理平台。管理人员要想更好地达到电子文件全过程管理和前端控制的目的，就需要建立工作流技术将各个局部平台联系起来，打造整体化的业务体系。对此，管理人员要关注各个业务的关联性，建立业务驱动机制，保证各个业务活动的无缝链接和运转，其次设计完善的安全机制，可以采用身份认证、系统权限设置以及对数据库进行加密处理等措施，建立高水平的安全机制。此外，管理人员还应该灵活运用计算机技术以及网络技术，通过采取各种积极措施，促进跨平台电子文件管理系统早日建成。

5 结语

总之，在高校电子文件管理工作中，需要理论引导实践，实践修正理论，加快电子文件管理系统的建设。