预算管控与数字化分析在汽车研发项目中的应用

中汽研汽车工业工程(天津)有限公司 马健 闫志璞

随着国内新车更迭速度不断加快,研发周期日益缩短的市场要求,汽车研发企业整车开发项目管理数字化备受关注,尤其是项目预算管控与分析领域,亟待实现对传统业务进行数字化提升改造,以达成降本增效的企业经营目标。本文介绍了汽车工程研发企业利用数字化平台技术在汽车开发项目中的预算管理、控制与分析的探索,总结了初步可实现的建设效果。

1 预算管理的形势与要求

1.1 预算管理要求

国务院于2021年4月印发《关于进一步深化预算管理制度改革的意见》,部署进一步深化预算管理制度改革的具体措施。《意见》指出,预算体现了国家的战略和政策,是推进国家治理体系和治理能力现代化的重要支撑。同时,《意见》也明确了6个方面的重点改革措施:(1)加大预算收入统筹力度,增强财政保障能力。(2)规范预算支出管理,推进财政支出标准化。(3)严格预算编制管理,增强财政预算完整性。(4)强化预算执行和绩效管理,增强预算约束力。(5)加强风险防控,增强财政可持续性。(6)增强财政透明度,提高预算管理信息化水平。预算改革重要性不言而喻,政府及广大国有企业需要贯彻落实,切实按要求努力提升预算管控水平,从国有企业预算管理提升带动广大民营企业预算管理稳步改善,从而达到整个社会和企业环境的预算全面改革。

1.2 预算管控需求

从企业全面预算数字化改革诉求出发,预算管理普遍存在以下问题:(1)预算编制没有逐级下沉到项目,往往只停留在部门,或仅核算到重点项目的直接成本。(2)项目预算费用核算不够精准,如人员工资和机器折旧归集精确不高,存在同时在多个项目上消耗的资源没有按照实际发生的工时或机时进行分摊的情况。(3)项目预算控制不到位,有的企业仅仅按照总投预算额控制预算执行,并没有按照明细科目进行控制,容易造成总额超支失控。(4)项目预算执行没有实时归集造成项目审查困难,有的企业没有将数字化平台与周边系统进行集成,各种业务执行数据不能实时归集到项目预算执行中,项目财务信息反馈滞后造成预算决策失误。(5)项目没有进行滚动核算,没有与收入匹配,没有校验预算计划的科学性与合理性,对未来同类型项目无法进行指导。

在诸多项目预算问题的困扰下,企业如何响应国家要求并根据企业自身经营发展目标,集成企业数字资源建设一套卓有成效的预算管控与分析平台,已经被越来越多的汽车企业关注并着手实践。

2 预算管控与分析业务数字化建设模式(PAS模式)

预算管控与分析数字化平台(以下简称预算平台)建设重点关注以下三大管理领域(见图1),分别为Process &Account & System,即流程覆盖-科目全面-系统集成,简称PAS预算模式。三个管理领域分别侧重于业务制度与流程完善、财务核算精细与数字系统高度串联的管理课题,共同组成完整的预算平台建设内容,与企业运营、项目管理、合同管理、财务管理等业务相互融合,创建更为严谨高效的项目预算平台。

图1 项目预算管控与分析数字化建设模式(PAS)Fig.1 Project budget control and analysis digital construction mode(PAS)

2.1 PAS管理模式-以预算流程全面覆盖为核心

2.1.1 多级滚动协同预算计划

(1)双向试算。首先,企业会根据战略规划与年度经营指标制定各业务板块的运营成本及重大支撑项目预算,而后将预算分解至各部门,各部门制定当年部门级项目预算及运营预算。其中,每个项目均要选择合理的预算结构,该结构往往在企业预算制度中进行规定,在数字化平台预置,需支持不同级别的项目调用匹配与校验。预算制定过程是一个反复试算平衡的过程,既要保障预算的充裕合理又不能顾此失彼挤压其他项目。为此,预算试算功能也是数字化平台的设计需求,需要按照科目占比自动拆解总预算形成建议,也需支持预算制定者动态调优,从总额到明细进行双向试算以达到预算计划均衡合理。

(2)滚动预算。很多企业仅制定项目总额预算,缺乏对执行的监督明细基准。通过数字化平台,结合预算结构配置,可以按照项目执行展期自动拓展至年度、季度、月度分别进行预算拆解,并在每个特定的滚动调整期进行后续预算的调整申请。

(3)多方协同。在整车开发项目中,往往由多部门、科室及专业方向共同参与,故在平台设计时,要充分考虑多方协同编制预算的方式。既要保证各个专业方向的经理申报预算,也能按照比例结构进行校对复查,防止在预算结构上出现金额失衡的问题。

2.1.2 预算执行过程控制

(1)采购环节管控。在项目预算执行过程中,直接材料及服务费是占比较大的预算项,把握好这几个预算项的执行,才能保障项目预算的执行方向没有偏离。为此,在数字化平台设计时,要着重考虑采购申请的预算控制功能。在需求人员进行采购申请时要关联具体的项目,系统判断预算满足,则通过审核。若预算不满足,则系统不予通过,需要返回修订直至满足预算额度要求。将预算控制在费用发生的最初阶段,防止后续环节失控[1]。

(2)报销环节管控。在项目执行过程中会有部分费用由项目成员垫付凭票报销,比如差旅费。项目成员按照差旅标准完成出差后在财务报销系统中录入报销,在提交审核前,系统会根据预算计划执行检查,不符合项不会被提交至审批流。此类费用报销一般存在两种模式:一种是总额控制模式,即控制每一个项目的差旅总额不超支即可;二是分项控制模式,不仅控制总额不超支,也要控制具体差旅科目明细,如酒店费用、不同交通工具的预算科目等。

(3)人工与设备成本动态评估。由于人工成本与机器设备折旧存在核算的滞后性,单纯事后核算无法动态考察项目执行过程的费用消耗情况。为此,在PAS数字化模式下,需要按照标准成本核算机制,按照人工种类与职级制定单位工时成本,按照设备价值核算单位机时折旧,根据项目常态化运行期间定期申报的人工工时与设备机时进行动态折算以评估预算消耗,保障项目预算的可比性与可执行性。

2.1.3 预算分析与智能决策

在PAS数字化管理模式下,预算计划与执行过程将得到充分的管理。除非有特批情况,通常不会发生超支现象。但是从预算的执行率,计划的科学性,未来项目的参考价值因素考虑,我们依旧需要进行预算分析。数字化平台设计上,通常会设计项目的核心财务指标,比如毛利率、人工成本完成率等,这些指标动态展示供项目管理层动态监控,协助第一时间纠偏。另一方面,在做好独立项目分析基础上,数字化平台提供同类项目的横向对比,如可按同类项目全预算要素项进行比对,也可结合同类项目的历史预算执行进行纵向分析,以便抓住关键,解决矛盾,促进企业对生产经营中的关键问题和薄弱环节提出措施改进工作,提高企业经济效益。

2.2 PAS管理模式-以预算科目全面覆盖为基础

2.2.1 建立数字化预算体系结构

进行全成本要素的预算管控前提是将不同类别预算模板的预算科目与财务会计科目进行逻辑映射。首先需要梳理公司级别的项目类别,如按照项目预算金额等级、车型市场目标占有率等因素划分,根据预算管理要求分别制定相应的预算模板和控制策略;其次,为不同的预算模板配置预算科目,当预算科目与财务科目存在差异时,需要维护两套科目编码体系。在数字化平台设计中,通常会设计预算科目配置功能,将企业级预算科目根据管理会计需求分类编码,与会计科目映射匹配,实现在创建系统预置模板时,即可直接完成预算科目与会计科目的集成。

2.2.2 建立预算科目控制策略

在预算计划中,不同预算科目的控制策略是不同的,在数字化平台标准预算模板中会提供配置规则,通常按照时间周期及预算层级进行配置。如通常将材料费科目拆分至月度,按照月度进行预算执行的控制与考核,对于项目执行而言,可以进行强控,也可进行提示,即允许提前采购或延迟采购,只要在关键的控制节点达成预算进度即可。再如出版资料费科目下设3项子科目:出版费、专利申请费、资料费,可在数字化平台中根据需要来配置是否对末级科目进行控制,如果该项费用占比相对较低,且从预算管理要求上允许不做末级控制,则在预算执行中不同子类预算额可以共享。

2.3 PAS管理模式-以预算系统全面集成为突破

2.3.1 财务系统全面集成

在PAS数字化平台下,财务系统与预算平台连接最为紧密,后者为前者提供预算来源,前者又为后者提供科目及发生额数据。首先,财务系统会将现行的会计科目表同步至预算平台,预算平台将预算科目与之匹配映射,实现财务会计科目发生额的实时同步;其次,项目预算中涉及到费用凭证录入或者费用报销的业务,要将项目及所涉预算数据集成至财务系统进行发生控制[2];最后,财务系统中需二次分摊的科目数据会同步至预算平台,按照工时与机时进行分摊,如人工费及折旧费等。

2.3.2 采购系统全面集成

首先,采购系统中需要集成项目管理系统中的项目信息,同时也要将预算平台中的采购预算,如材料费、外协费预算进行同步,以实现项目型采购下的预算管控;其次,采购申请提交后,由采购系统判断预算满足,则将采购金额同步至预算平台进行预算消耗扣减,预算不满足则将驳回记录存至采购系统;最后,采购发票差异将按照项目同步至预算平台进行精确采购预算调整,确保在预算平台同步数据的完整性与准确性。

2.3.3 项目管理系统全面集成

首先,项目立项信息需同步至预算平台,以供项目经理编制项目预算;其次,项目管理系统中得到批准的项目工时及设备机时需同步至预算平台,指导成本费用进行分摊运算,实现对标准成本实时执行预算评估的修正与比对;最后,预算平台下的财务指标信息需实时同步至项目管理系统,便于项目管理层在不同维度监控项目预算指标变化。

3 预算管理数字化效益展望

项目预算管控与分析数字化模式(PAS模式)是汽车研发企业开展预算计划、管控执行与分析改善的利器和保障。从经济效益角度,可以保障项目运行的降本增效,提升项目预算的控制力度,降低内部协同成本;从社会效益角度,可以为汽车行业全面预算管理数字化提供全新模式的启发,助力汽车行业项目预算管理更上一层楼。

引用

[1] 程平,白沂.大数据时代基于财务共享服务模式的费用预算管理[J].会计之友,2016(22):128-131.

[2] 方沅蓉,宋峰.以管理会计信息化建设促进科研经费管理提升[J].中国总会计师,2021(4):172-174.