大数据技术在事业单位档案管理中的应用探析

王秋海

摘要：在事业单位中，有效地开展档案管理工作提高了事业单位发展水平。在进行档案管理过程中，通过运用大数据技术，加强了档案管理水平，提高了档案管理与利用效率。因此，档案管理工作人员要学习更加先进的技术，科学地将大数据技术应用到档案管理实践过程，以更好地推进事业单位稳定发展。本文对大数据技术在事业单位档案管理中的应用进行探析。

关键词：大数据;事业单位;档案管理

1大数据技术的特点

大数据技术具有明显的非结构性特征，能够从海量数据中提取核心信息，数据处理的规模较为客观。在社会文明发展的推动下，印刷形式能够对信息的存储和传播信息量较小，但计算机硬盘的容量较高，网络和信息技术明显提升了人类对信息的处理效率。网络存储和处理的信息量较大，类型也更为丰富。通过使用大数据技术能够实现海量数据的处理和分析，全面提升数据处理的效率，结合大量的信息内容筛选出有价值的信息内容。大数据技术能够处理的是大量的网络数据信息，其特点更为突出和鲜明。

2大数据背景下档案管理工作方法

2.1制定新型的檔案管理机制

首先，针对档案信息的搜集和分类等操作，便可制定与实际工作相符的制度内容，以此辅助一线人员顺利开展管理工作，提升档案的信息化和规范化水平，为用户查阅和调取档案信息提供便利。其次，需在档案管理工作期间，针对借阅制定相应的便捷措施，为用户调取和查阅信息提供便利，进一步规范档案的管理工作，建立正规的制度体系。最后，需强化对档案信息管理的安全性保证，此处所指的安全性主要为信息化安全及管理制度规范等内容。主要面向档案管理的一线人员制定更为科学的管理制度要求，同时面向社会各界借阅人员制定信息安全管理制度。内外部同步提升制度保障作用，从而明显提升档案管理的效率和稳定性，形成创新性的档案管理体系，以制度和技术手段提升档案管理的质量。

2.2加快数字设备技术的改进

针对事业单位而言，需先对内部的软硬件条件进行优化创新，以信息技术为背景为档案管理工作提供基础。将信息化的技术与设备融合应用，能够实现较为理想的信息管理效果。在确定设备类型时，需考虑到该设备与信息技术的匹配性。信息化设备主要包括计算机等，信息技术主要为档案管理技术和多媒体技术等。对设备和技术进行的合理创新能够有效降低事业单位在档案管理方面所需投入的人力资源，同时还可明显提升档案管理的效率，为用户提供更为满意的服务内容。此外，事业单位还需紧密结合时代的发展步伐，及时更新档案管理技术和设备，这样才能明显优化事业单位对档案信息的智能化管理效果。事业单位在实施档案管理工作期间，需尽量保证电子档案的管理向智能化方向发展。当前所实施的档案管理工作主要通过数字化的形式完成，与以往的管理手段相比具有明显的先进性特征。可见事业单位需迎合时代要求形成数字化的网络管理模式，通过信息化手段完成对档案信息的管理和展示，并经过平台整理，将数据结果录入系统，形成规范化的内容网，实现对资料的深入分析。一线人员还可结合网中所呈现的信息进行细化分析，从而进一步提升对档案信息的管理效果。

2.3建立档案数据共享平台

当前网络技术的发展速度日益提升，将各类信息进行共享也成为推动行业发展的必然趋势。共享单车、充电宝等共享产物已经出现在人类生活的各个方面。实施档案管理工作时，将档案信息进行共享管理也成为后续发展的必然趋势。对此，事业单位需积极构建共享化的档案数据平台，深入开发自身数据库中的信息资源，与其他信息资源实现互通共享。此外，还可与社会等其他方面进行密切的信息交流，不断完善档案的信息化管理效果，提升档案管理的开放化程度，有效实现档案信息的互通共享。事业单位还可通过数据平台与社会各方面进行随时的沟通，全面征询社会的意见，对自身的档案管理工作实施效果进行优化和改进，不断提升事业单位的档案信息化管理水平。进行平台构建期间，事业单位还可以开放化和共享性为指导原则实施平台构建，同时提升平台对信息的安全化管理，降低网络平台受到恶意破坏的机率，从而全面保障平台信息管理的完善性和可靠性，为社会及事业单位内提供更为准确的档案信息。大数据技术可构建相应的数据库，将所有人员和事件的档案信息进行归纳整理。如某部门基于工作需调取其他部门员工的档案时，仅需部门负责人提交申请，通过审批后便可进入数据库进行搜索，如果发生人员调动等情况，也可利用信息共享的便利性来完成人员的优化安排。此外，档案管理部门的负责人还需为部门内的所有员工设置独立的账号来搜索档案信息，这样不但能够有效简化工作流程，同时还可提升单位内的档案信息利用率，避免事业单位内出现过大的人力及财力等方面的资源浪费。

2.4加强数据系统建设

大数据时代具有明显的系统化等特征，这也可作为事业单位信息管理的重要基础。首先，事业单位需在内部使用统一的技术，严格按照技术级别要求对档案信息进行管理，提升档案信息的搜集和整理效率，将信息化手段与档案文件的格式相统一。其次，事业单位需形成更为完善的管理体系，一线档案管理人员需结合制度要求对档案文件进行标准化管理，保持信息的持续可读性，并及时迎合用户的需求实现共享。同时事业单位还需结合实际构建档案信息的使用和检索系统，提升档案管理的规范性和安全性等特征。为了从根本上保障档案信息的安全性，不被恶意篡改和盗窃，事业单位需尽量提升档案管理的智能化水平，构建以数字技术为支持的电子档案信息处理体系，充分发挥信息化手段的功能和价值，以此发挥出事业单位对档案资源的管理能力，在数据系统的保障下全面优化档案管理的质量，为后续档案管理效率的提升提供基础。通过建立完善档案数据系统，加强了事业单位档案利用效率，利于提高档案管理质量。因此，工作人员要结合事业单位档案管理工作实际，科学地进行实践研究，从而建立更加完善的档案数据系统，以推进事业单位档案工作发展。

结束语

总之，通过分析大数据技术，总结了大数据技术在档案管理过程的实践应用模式与对策，作为档案工作人员，要全面加强自身专业水平，积极迎合时代发展，科学有效地提高大数据技术应用能力，从而构建更加高效的档案管理体系。希望分析能加强事业单位档案管理工作水平，从而为事业单位发展奠定良好基础。

参考文献

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[2]倪瑾瑾.大数据背景下人事档案管理的创新路径探讨[J].企业改革与管理，2019