探索基于公共开放软件的高职院校移动门户建设

郑州铁路职业技术学院 赵紫萱 杨俊红

利用公共开放软件强大的软件生态环境建设校园移动门户，增强校内移动办公体验。本文将阐述在公共开放软件上实现校内个性化的移动门户平台改造的思路和实践，为智慧校园提供新的可能性。文章以郑州铁路职业技术学院依托钉钉平台构建移动校园门户的实践为例。

随着应用系统向便携性、轻量化发展，我校面临智慧校园门户无法满足校内教职工移动办公需求的问题。因智慧校园门户升级建设周期较长，为短期内优化教职工办公体验，于2017年底引入公共开放软件平台——钉钉。借助钉钉系统生态，快速搭建起移动端校园门户，逐步融合校内业务系统，解决多项校内工作痛点问题，扩展信息化工作思路。

1 校内工作痛点

1.1 校园门户不适应移动端交互方式

我校智慧校园门户将校内业务系统入口集中在平台上，集成公告通知、消息推送、查询等功能模块，实现一个平台一套账户访问校内资源的目标。而智慧校园门户建于2014年，不适应当前时代业务系统多平台、轻量化的需求，应用界面缺乏移动端的适应性，消磨用户对门户平台使用的积极性，失去校内资源集约化后的工作效能优势。

1.2 校内信息沟通渠道不畅通

观察校内通讯模式的发展，主要存在三种：电话邮件、社交软件和校园门户消息机制。前两种方式均存在采集、更新全校教职工通信方式难度大，信息传输分散的问题。智慧校园门户集中管理信息发送和展示，用户联络方式存储于平台的个人账户内。然而智慧校园门户在移动互联时期用户黏度低，用户不会在改变联络方式时及时更新平台账户信息，难以通过门户平台形成覆盖全体教职工的有效联络，最终形成更为分散的消息传输模式，影响工作整体效率。

1.3 教职工协同办公能力较弱

校内协同办公场景丰富，教职工经常面临业务审批、信息查询、项目申报、数据统计等工作。在当前多校区办公的背景下，缺乏有效的管理应用工具，影响教职工工作体验，例如纸质审批耗时耗力；业务流程不清晰，信息查询不简洁；多人合作工作文档，版本保存混乱等。

2 钉钉校园移动门户平台实践

公共开放软件通常提供基础版本以适应不同单位组织的管理需求，故而功能普遍性高，要实现学校个性化的需求，应了解软件的功能模块，再结合学校业务场景灵活运用。学校的钉钉校园移动门户平台建设历经三个发展阶段，首先在使用中探索软件功能，其次进行自建应用工作，最后校内业务系统与钉钉对接，打造出目前稳定运行的移动门户。

2.1 通讯录系统

钉钉应用服务围绕组织账户，个人钉钉用户加入组织账户后，享有组织账户内的公共服务。为便于组织账户对个人用户管理，钉钉采用通讯录系统，逻辑性管理单位内部组织架构和部门成员。通讯录系统是钉钉组织平台应用服务的前提。

我校整体部门结构可简单地分为两级，钉钉通讯录系统是一个树型结构，故而将学校作为根节点，部门作为树的分支结点，各部门下的成员作为树的叶子结点，形成深度为4的组织树。每个部门的责任人位于树的第三层，作为主管负责管理其部门下的所有相关事宜。

图1 校内钉钉通讯录结构示例

在通讯录内，可自定义展示校内个人卡片，直观显示出其所属部门、职位、办公地点、办公座机和移动电话等信息，方便组织内部人员查找。值得一提的是，个人用户使用手机号注册账户，故而当个人手机号码变更时，也需及时更新钉钉账户，使个人加入到维护单位通讯录信息中。

2.2 沟通交流

钉钉平台扩宽校内消息传输渠道，组织通讯录内的人员无需被添加为好友，即可采取多种方式实现不同场景下的通讯：即时消息、群组消息、Ding消息、公告、视频会议等。建立有效的信息反馈机制，所有消息渠道具有已读未读功能，钉钉特色Ding消息通过应用内消息、短信和电话的方式一键通知到未读人员，确保消息必达。在疫情严重时期，依靠钉钉多样沟通模式，我校在防疫办公室和教职工之间建立起信息传递的桥梁。

2.3 协同办公

钉钉系统提供多种协同办公能力，包括钉钉群、文档合作、会议等，功能相互融合，适应多样化合作办公场景需求。

钉钉群提供便捷小组工作沟通，我校常用内部群有部门群、角色群、项目群等。其中，部门群按照组织架构自动创建，部门群内成员自动随着人员调动自行调整，保证部门内部工作交流环境。云端智能文档解决数据填报，申报书编写等问题，实现多人在线共同编辑文档，所有修改记录和文件版本均被记录下来，方便信息回溯。会议日程系统，满足从会议通知、会议签到，乃至会议期间全过程的高效会议行政服务。若召开会议的成员不在同一地点时，可借助直播或视频会议系统保障会议顺利进行。

2.4 一站式办事服务大厅

将钉钉工作台作为校内审批与服务应用的入口，形成一站式办事服务大厅，不仅可以按照应用功能分类，校内教职工也可自行将常用应用设置在顶端，简化查找过程。

办事大厅内审批与服务应用除部分来自于校内业务系统集成，其他采用钉钉原生和第三方系统。在钉钉上将校内业务流程电子化，进一步迈近“让数据多跑路，让教职工少跑腿”的目标。2018年底，我校在钉钉平台上自建电子审批与服务共12个，截止到2020年底，上线32个自建应用服务，覆盖校内行政办公、财务报销、人事考勤、教学管理、科研申报、信息化服务、后勤服务等业务。疫情期间，迅速搭建教职工健康打卡及入校管理系统，满足校内防疫工作的需求。数据统计显示，2020年教职工不见面签字44072次，完成审批及服务17423件。

2.5 校内应用系统功能对接

借助钉钉开放接口，通过统一身份认证方式实现与校内多项业务系统对接。对接主要有两种方式，一种是系统消息推送，业务系统将通知消息发送到钉钉，工作在业务系统内处理。另一种是将功能模块集成至钉钉内，在钉钉内接收信息并处理工作。从技术角度来看，主流应用系统采用B/S架构，以HTML5为标准，依靠钉钉内置的浏览器可直接实现系统功能整合。而随着钉钉在市场的推广，众多系统厂商已实现适应钉钉UI界面方式，专门推出钉钉版本的业务应用。

3 钉钉校园移动门户平台使用体验

使用公共开放软件作为校内移动门户平台，具有多项优势，与校内自建智慧校园门户平台功能互补。公共开放软件基于公有云，软件单位提供基础运维保障。公有云服务节点多，单一节点故障不影响使用。而校内突发停电故障时，外部的公有云业务不受影响，保障校内协同办公持续性。软件提供的基础功能强大，能够快速搭建使用，及时响应工作需求。我校将钉钉的基础功能用在多个工作场景，例如钉钉考勤管理教职工出勤；签到功能管理教职工挂职锻炼；智能报表实现数据收集统计；智能云打印实现物联打印。此外，公共开放软件具有专业的技术支撑队伍，钉钉自有研发团队维护软件版本更新，保障安全性的同时提供新功能模块以拓展适用工作场景，如2020年初钉钉版本更新中的公共日历功能适用于校历的动态应用。

在实际使用中，公共开放的钉钉平台生态系统在面向大型高职院校的应用中略有不足。钉钉推出面向学校场景的教育版本，其重点在K12学校教学、家校互动的管理上。K12学校规模相比高职院校规模较小，办公行政业务要求不高，依靠钉钉提供的轻量化整合方案，仅需要熟悉应用系统的运维人员管理，即可满足信息化办公管理需求，少量投入获得大的工作效率提升。而对于高职院校，业务结构复杂，部分部门业务需要专业的系统支撑，单一依靠钉钉应用系统生态无法彻底满足业务需求，集成系统的方式只能实现部分业务系统与移动平台的整合。

此外，使用公共开放平台面临数据存储及安全管理的问题，在公共软件平台上产生的基础数据保存在公有云上，既不满足智慧校园平台数据集约化存储管理，对于当前的高职院校数据管理也存在挑战。

采用公共开放软件钉钉将校内工作交流和业务服务融于一个平台中，做到校内办公业务在移动端高度集成化，使教职工脱离工作空间的束缚。三年间，钉钉校园移动门户平台在校内建立扎实的使用基础，校内教职工已形成围绕移动门户平台工作的习惯，每个工作日上线率在90%以上。基于公共开放软件建设的移动门户平台发展良好，不仅依赖于方便、快捷、灵活的功能模块，同样也离不开管理政策的支持和运维人员的努力。有效的管理与运营机制，以及不断学习的运营人员将为公共开发软件在校内的应用注入活力。