浅谈不动产登记档案的发展趋势

叶长如

【摘要】随着社会主义市场经济的快速发展和城镇化进程的不断加快，房地产行业也迎来了飞速发展，随之而来的需要进行不动产登记的业务数量也越来越多，对于不动产登记业务的档案管理要求也越来越规范化、标准化和科学化。因此，不动产登记档案管理部门必须改进传统方法，提高不动产登记业务档案的管理以及使用成为了迫切需要解决的问题。而依托于互联网+新模式，结合人脸识别、电子签名/电子签章等现代信息技术，实现不动产登记档案无纸化管理与使用模式已然成为未来不动产登记档案管理的新趋势。本论文首先阐述了不动产登记档案传统管理模式存在的问题，分析了可以应用实现不动产登记档案无纸化办公的技术条件和手段，最后将可以通过提高不动产登记档案无纸化办公需要注意的事项进行罗列，以期为提升不动产登记档案管理和查询、利用水平提供参考。

【关键词】不动产登记档案;纸质档案;档案管理;无纸化办公;互联网+           【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.31.019

当前，不动产登记档案管理方面的问题和矛盾日益突出，如不动产登记档案管理工作量较大、管理流程繁琐、查询使用频繁、人工出错率高等。而不动产登记档案管理不仅仅是不动产管理的基础，还直接决定了不动产的登记及资料使用效率，因此不动产登记档案的管理与利用已成为房地产行业的一个亟待解决的核心环节。

而當前，随着信息化新技术的普遍应用，使得不动产登记档案的管理方面也必须顺应时代发展潮流和趋势，因此通过改进不动产登记档案管理方面的机制，推动不动产登记档案管理无纸化办公进程，是提高不动产登记档案的利用价值的必要手段。

1、不动产档案传统管理模式存在的问题

1.1以纸张作为信息载体，档案资料不完善，有损毁、遗失等现象

对于传统不动产登记档案管理而言，由于之前信息技术落后，传统的不动产档案管理模式均采取人工管理，纸质纸张作为信息记录的载体。随之而来的就是，在不动产登记档案录入中，采用的是人工方式进行填写，复印或者打印材料。例如对于不动产所有者能够提供的相关不动产坐落信息、委托书、申请书和交易合同信息等，均采用纸质来保存信息，并且各个登记流程当中必须给出的审批结果均是采用笔墨填写到纸质材料之上。

这些不动产登记档案均属于从过去的房屋或土地档案当中延续过来，由于无统一的管理制度和标准，导致档案管理因地区不同而存在较大差异。而恰恰由于不动产登记档案管理在过去没有引起足够重视、认知浅薄等因素，很多纸质档案都存在破损、残缺不全的问题，甚至还有损毁及遗失的情况。且随着最近这些年房地产行业迅猛发展，不动产登记档案保存场地欠缺、保管方式不科学、保管人员不够专业等原因，某些管理部门进行不动产档案搬迁过程中，甚至经常出现资料丢失的问题。

1.2手工抄录查询结果，工作效率低下

过去的不动产档案管理过程中，工作人员在提供查询服务期间，大多要求客户先提交房屋（不动产）登记查询申请书，将房屋（不动产）所有权人的各种信息、查询需求和具体使用用途进行登记备案。而在具体的查询过程中，按照客户需要查询的问题从纸质档案里面进行翻找和查询，查询时把不动产档案信息完成记录，手工方式进行提档，接着保留在不动产登记档案库中。最后把满足要求的档案找出，提交给客户。而在查询过来，不动产登记档案还会按照与之前相同流程继续进行登记备案管理。

而随着房地产市场经济的发展，我国开始对不动产购买进行把控，当前不动产登记查询证明已成为购买房屋的必备材料之一，因此近年来，不动产档案使用频率持续提高，需要查询档案的客户迅速增多，还有人们对档案生成不了解，导致档案查询工作难度骤然加大。

因此，由于某些地区不动产登记档案资料没有完成电子化，还是采取过去的人工查询模式，使得不动产档案查询、利用非常繁琐，工作效率低下，如遇到不动产登记档案错误或者丢失的情况，则给不动产登记管理带来了极大的不便。

1.3数字化和纸质档案并行，存储空间不足

对于现在的不动产档案管理而言，通常包括以下三种类型，分别为不动产登记档案原件、复印件、电子档案。在具体使用和操作过程中，基于信息处理便捷考虑，需要构建数字化档案库，进而提高档案管理的工作效率，可是也导致出现新档案的问题。

现在不动产档案管理领域，普遍采取的是将纸质档案进行扫描，然后借助电脑图像处理技术，把纸质档案变成电子化档案，同时把档案信息按照数字化方式予以存储，使得纸质档案可以和电子档案进行对照。如此虽然日常工作中能够利用扫描档案进行查询，无需提取纸质档案，可是纸质档案数量持续增多，档案库的空间不足问题已经愈发凸显。

2、不动产档案无纸化管理条件逐步成熟

2.1无纸化管理的法律制度已经建立

在2019年4月3日，《中华人民共和国电子签名法》完成修订并开始实施，其中规定对于不动产登记的流程，可以采取电子材料，也就是说对于土地、房产等这些不动产的产权在买卖过程中可以使用电子签名、信息文本等方法完成，这部法规对不动产买卖使用电子签名提供了法律保障。

2.2电子签名/签章技术的广泛应用

当前我国大部分行业当中，例如银行汇兑及网络交易等领域，都普遍采用电子签名/签章的方式进行完成。这些电子签名/签章的技术发展和应用都已经非常成熟，因此采取符合法律规范的电子签名及电子文件去取代人工签名，具有和原件相同的法律效力，并且该类技术运用日臻完善。例如，信息化技术比较发达的杭州在房屋管理方面已经采用了线上审批，还有打大部分地区也已实现了不动产登记证书（证明）查询打印，以上方式均大量采取电子签名/签章的方式。

2.3信息加密技术让无纸化档案管理更加安全

现在，我国大部分地区的不动产档案都完成了数字化处理，这些毋庸置疑给不动产档案管理实现信息化和智能化创造了条件，然而单纯的完成简单的数字化处理，在档案管理和实际应用中还是存在较大被信息篡改的可能。而现代的信息加密技术（如区块链）呈现出防篡改的优势，且已开始广泛应用，将该优势应用到不动产档案无纸化管理当中，可以确保档案只允许添加卻无法篡改。例如区块链技术，便能够把原始信息记录到数据链当中而不可更改，然后在提取档案、登记业务、多部门审批、日常查询等方面均能够实现无纸化管理。

随着科学技术的进步，大数据及云平台技术已开始登上政务智能化管理的舞台。使用大数据及云平台技术，可以实现信息的空间备份，使得电子档案都存在于链路当中，使得不动产登记档案查询不仅仅可以正向查询，甚至也能够逆向查询，电子化图片也能够打印成纸质材料，并添加防伪水印，为不动产档案实现无纸化管理提供安全保障。

3、不动产档案管理无纸化办公需要关注的问题

3.1必须关注不动产无纸化管理的安全性

对于实施不动产档案无纸化管理而言，最关键的问题之一就是要有效保障档案资料的安全性。在将不动产档案完成数字化加工后，必须借助某些信息化存储介质来进行保存方可实现日常的便捷查询服务。所以，电子档案的存储就变得非常重要，必须对档案资料的存储设备进行日常维护，定期定时备份或者异地备份，避免由于各种原因导致的数据损坏与丢失。且由于不动产登记档案的唯一性与历史性，核心的不动产档案必须进行数据加密，如设置相应管理权限、定制对应的工作流程等，避免数据的人为泄密。

此外，不动产档案无纸化管理制度的更新和完善也起着至关重要的角色。通过完善制度及管理方式，全面引入黑客入侵检测、等保测评以及防火墙等技术手段确保不动产登记档案管理实现科学话管理。

3.2建立档案查询分级管理的制度

不动产档案资料必须按照合法的条件展开查询，对于不同申请查询的客户，设置不一样的权限，各种档案利用需求必须出具不一样的内容申请，不动产档案无纸化管理方面必须保持内部与外部查询的一致化管理，设置不同的分级权限和查询流程。即使是管理人员也要设置不同的权限，并且对系统终端进行加密，避免信息的非法查询。对于不动产全生命周期的档案管理做到每一个环节都处于可控状态，档案查询与借阅全程监督并形成电子台账进行管理，要做到一切有源可寻、有迹可查。

3.3完善不动产登记管理服务机制

由于不动产登记档案管理模式的创新和新技术的核心应用，导致了不动产登记档案管理工作人员必须转变服务思维和服务理念，而无纸化档案管理模式替换传统纸质档案管理模式的过程中，身为不动产登记档案管理人员就必须提高自身的专业技能和管理能力。而通过完善不动产登记管理服务机制，开创新型服务评价手段，构建不动产登记档案管理服务指标，则可以使得不动产登记档案的工作更加的科学、合理，也有助于及时发现新的问题、新的矛盾，为更好的解决问题和采取必要的手段和措施提供理论依据。

总结：

在外部大环境的迫切要求、内部信息安全和科学技术日趋进步和稳定的条件下，切身立足于公众的利益，也为给社会公众提供一个更好的不动产登记档案查询服务，不动产档案管理人员必须强化不动产登记档案管理意识，转变业务思维与服务思维去迎接不动产档案管理的无纸化时代的来临。据不完全统计，当前我国已经有超过七百个市县采用“互联网+不动产登记”业务模式，开创了的交易管理、不动产登记和税收并行办理的“一窗受理、多端协同”新业务模式，而依托以上信息化手段和不动产登记档案管理基础，实现不动产档案的无纸化查询、使用和管理，必将创建不动产登记档案管理的新趋势和新方向。

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