事业单位档案管理信息化建设探讨

摘要：以档案管理工作的信息化建设重要性作为切入点，打造智能化自动化的档案管理体系，可以有效增强事业单位的发展质量，确保数据信息分析更加合理。但是从实践的角度来讲，在事业单位档案信息化建设过程中，管理理念、管理机制以及管理模式存在一系列的问题，将直接影响档案信息化建设的力度和效率。因此必须要完善档案管理制度，落实好信息化系统以及软件的优化升级，全面提升档案信息化以及标准化建设。这样才可以为事业单位的日常运行以及发展奠定良好的基础。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

本文以理论分析以及技术分析的方式，打造具有针对性的档案管理体系，不仅是本文论述的重点，也是进一步强化事业单位内部控制质量的关键研究课题。

1、档案管理信息化建设的重要性

事业单位作为为大众提供高质量公共服务的重要主体，在满足人们日益增长的物质文化需求的同时，还需要打造具有针对性的内部控制体系，全面提升自身的服务价值以及服务能力。而事业单位发展过程中产生的大量数据信息以及资料，便是档案管理工作的重要内容，其中涵盖了事业单位自身的发展模式、发展历史、重点事件、人力资源信息、业务发展状态以及整体社会发展规律等多种领域的文字文本[1]。

而原有的档案管理工作是建立在人工管理以及纸质化储存的基础上实现的，效率较低，易破损，不易储存，同时利用价值有限。而通过信息技术和大数据技术，将原本的纸质文字进行数字化转型，以数据信息的方式记录下来，能够有效提升档案数据，分析效率和分析深度，提升数据传输速度，同时加强数据分类和管控的有效性。不仅能够为档案资源的整合和分类奠定基礎，也可以有效推动档案管理体系的发展水平。

2、事业单位信息化档案建设的主要矛盾

2.1信息化认知矛盾

当前小部分事业单位的管理者认为档案管理工作是事业单位的辅助性工作内容，并未认识到企业对事业单位本身的发展影响，因此原有的档案管理模式更新力度不足，关注力度较差，信息技术的引进缺乏科学性和合理性，导致档案工作的信息化建设始终无法推进。

2.2档案团队优化质量不佳

档案信息化建设必然依赖于大量的信息技术以及软硬件设备，那么就要求原有的档案工作人员必须要具备较为完善的技能水平。但是当前部分事业单位的档案管理人员培训机制无效，内容不够充足，档案管理工作人员的综合素养以及基础管理技能落后，根本无法满足当前的信息化建设以及升级需求。

2.3档案管理模式较为单一

即便是利用了信息技术打造了档案管理体系，但是部分事业单位自身的档案管理工作全面性理念渗透不足，将直接导致档案管理工作依旧局限在档案管理部门以及人力资源部门。这导致档案管理与其他部门、事业单位的发展间存在断层关系，大量的数据信息无法应用到实际业务中去，在实践中产生的数据信息也未能及时的进行存档和整理。整体的模式较为单一，缺乏有效的沟通交流渠道，进一步降低了档案管理的时效性以及共享性。

3、事业单位档案信息化建设的优化策略

3.1落实完善的制度体系优化

首先事业单位必须要结合当前的档案管理发展现状，以信息技术作为主要依托，重新拟定科学的档案管理制度，并且确保制度体系具有可操作性、实践性以及安全性，例如阶段性的档案信息系统升级制度、设备优化维护制度;

打造完善的档案信息化建设制度体系监督模式确保所有的制度可以落地有声，并且结合制度执行之后的实际发展情况进行分析和总结调整制度体系的细节，确保整体制度具有科学性，并且能够不断升级;

制定科学的人员培训制度体系以及绩效评价体系，通过培训和学习强化工作人员的信息化技术掌控能力，这样可以为档案工作的信息化转型提供依据，也能够为后续的技术升级奠定基础。

这种方式能够最大限度为档案管理工作的信息化建设提供有效保障，避免细节存在问题，能够提供明确的方向和指导思想。

3.2落实好软件体系和系统升级

事业单位本身的档案数据信息具有极强的重要性，大量的保密档案信息在信息化转型过程中必须要进行安全控制。这其中不仅要以开放性原则为基础，构建多元主体相交互的档案管理信息系统，还需要全面提升信息系统的应用价值以及安全性能。首先需要以数据共享以及资源互通为原则，落实好软件系统的扩充。某企业结合该原则，打造了共享信息服务体系和无障碍数据传播系统，详细结构如图1所示。

用户以及各个业务部门可以直接通过该系统进行档案数据信息的传输存档以及获取可以有效提升，但数据传输的质量和应用价值。

其次需要进一步加快综合性服务平台的建设。主要指的是要以满足各方主体需求为目标，全面拆解事业单位内部的人员组织架构以及部门架构，以其实际需求为基准，打造综合性服务网站，可以以事业单位的内网为主与档案管理系统进行串联。通过大数据实现各个部门管理体系以及业务开展模式的分析，从而共同完成档案管理工作的存档以及数据分类。在这个过程中必须要强化防火墙技术、密钥技术、智能网络监控技术体系的应用，全面提升数据库的安全性和稳定性。

3.3提升档案管理信息化建设的标准化及规范性

事业单位的档案管理信息化建设，往往直接影响事业单位本身的发展水平以及服务质量，因此档案管理必须要条理清楚，且具备规范性的管理流程。例如在档案目录数据库建设的过程中，不仅要符合国家标准，还需要具备极强的个性化特点，要满足不同事业单位自身的管理习惯以及管理需求。同时档案设置的提交、审核、扫描、使用以及归档还需要具备规范流程，每一个流程都要设置重要节点。

利用这种方式不仅能够打造具有极强联动性的档案信息化管理系统，数据的储存、分类、应用、调取也更加便捷，具有了规范性的流程，便能够为后续的档案工作创新提供有效的依据。

结束语：

综上所述，在当前的信息化发展环境下，事业单位也必须要及时的做出调整，通过信息技术来强化档案管理工作的效率，打造完善的软件体系以及网站系统，落实好相关设备的维护，进一步强化工作人员的培训质量以及技能水平，营造具有规范性和制度性的档案管理流程和信息化发展体系不仅可以提升档案数据的应用价值，也可以为事业单位后续的业务开展奠定创新基础。

参考文献：

[1]李峰.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2017，（24）：89-90.

作者简介：赵彬冰（1973年3月）女，汉族，本科学历，籍贯：甘肃高台，研究方向：档案管理。