基于现代化信息技术的高校大学生档案管理路径探讨

冯 丽/西北大学

现代化信息技术在高校各项工作的处理当中，发挥着越来越重要的作用，构建数字化体系已然成为高校现代信息管理的核心内容，更成为知识经济时代的一种必然选择。高校档案信息化建设的一个重要模块就是学生档案管理信息化。学生档案是本校学生管理活动中形成的，记录并且体现学生个人经历、德才成绩、学习工作表现、受奖或受惩等方面情况的信息。学生档案和学生的日常学习以及未来工作就业存在着密切的关系，是是服务学生必不可少的手段。为了有效满足学生档案利用的要求，提高学生服务质量，必须对现代化信息技术手段进行创新运用，迎合科技高速发展的趋势与潮流，为高校学生管理带来创新发展的新机遇。

一、高校大学生档案管理的重要性

大学生档案是高校教育单位必不可少的构成要素，对学校管理至关重要。在当前这个科技事业发展日新月异，讲求高效率的社会环境下，传统的人工档案管理模式就逐步显现出效率低下、保密性不足等缺陷。这种情况的存在已然无法满足学校与学生的实际要求。利用现代化信息技术对学生的档案信息进行管理，则有着非常突出的优势，主要体现在：一是能够满足大容量存储要求，可以实现对学生档案的安全有效管理。在过去的很长一段时间，高校档案管理人员所采取的学生档案管理工作方法是手工处理，面对的工作比较繁重，效率低，失误率高。把现代化信息技术应用到答案按管理工作当中，则能够大幅度提高档案管理人员的工作效率与质量，使得学生档案管理朝着自动化、智能化和网络化方向发展。二是可以促进档案资源共享，便利于学生档案信息的查询和利用。在现代化信息技术与高校大学生档案管理深度结合的过程中，管理人员能够从繁杂的手工劳动当中解放出来，也能够将工作重心转移到档案收集编研当中，确保档案数据库当中资源丰富，全面有效体现档案管理的多元职能，为教学科研和学生发展服务。档案收集分类与开发利用属于档案管理当中的高难度工作，这些工作的开展比较缓慢，效率低下。通过对现代信息技术进行运用，档案资源可以实现高度共享，使得信息需求者可以方便快捷查询到相关档案资料，也能够获取与之相关的其他信息，从而确保学生档案管理的整体效率。

二、信息化背景下高校大学生档案管理中存在的问题

一是档案管理理念落后，并未认识到现代化信息技术手段与学生档案管理结合的重要性，仍旧沿用传统的人工处理方法，也没有真正体现以人为本，因此无法满足档案开发应用的要求。二是档案管理技术落后，主要体现在没有建立起完整全面的档案管理平台，对安全技术手段的运用存在一定的缺陷，在档案资料的收集处理和具体应用当中显现出不同程度的问题。三是忽视学生档案管理的宣传工作，导致学生和其他档案利用者不能够正确认识档案管理的价值，同时欠缺相关法律法规的教育宣传，影响到档案管理的实效性。四是尚未构建完善化的档案管理制度，导致信息化技术和档案管理的整合度相对较低，而且管理行动无法得到规范制度的支持，导致工作规范性降低。五是欠缺高素质的档案管理人才，尤其是不具备较强的信息化素质，不能够在信息系统的操作和现代化管理当中发挥应有的专业作用。

三、基于现代化信息技术的高校大学生档案管理路径

(一)更新学生档案管理理念

思想观念的创新和变革是高校大学生档案管理路径得以拓展，充分发挥现代化信息技术手段优势的基础所在。思想是行动的先导，如果没有正确的思想指导实际行动，那么行动推进也会明显受阻。随着高校教育改革以及信息化变革工作的深入，高校大学生档案管理的受重视程度越来越高，为了发挥现代化信息技术在档案管理中的应用价值，首先就要确立起现代化学生档案管理的目标，并在此基础之上确立科学先进和规范化的学生档案管理思想把握当前档案管理的发展趋势，为档案管理现代化运行做好充足准备。首先要建立人本理念，将服务大学生的档案信息应用作为主导，充分满足学生学习、升学、就业、实习等的要求，并在此基础之上构建具备共享性特征的学生档案信息化管理服务体系。其次要对学生档案管理形式进行革新，积极打造互动型管理模式，利用一系列宣传工作，提高学生参与档案管理的积极性，建立学校、教师、学生能够互动完善学生档案信息的新平台。最后建立动态化的学生档案更新机制，对档案资料内容进行丰富和拓展，提升档案管理的便捷性和智能化水平利用电子方式实现档案多元管理，确保档案数据准确科学，有效满足学生档案的应用要求。

(二)优化学生档案管理技术

第一，建设智能化学生档案管理平台。该平台主要是围绕提升学生档案资料共享性与安全性的目标构建能够供给师生与用人单位管理运用学生档案资料的综合平台。该平台需要具备的特点应该是智能化，直观性以及可视化，确保档案信息的科学运用，完善档案服务机制。第二，对档案管理当中的安全技术手段进行更新，维护学生档案资料的保密性以及完整性，充分考虑到信息化环境的复杂性以及变化性，构建完善化的档案保护系统，避免档案资料丢失毁损。第三，对学生档案的多元存储技术进行巧妙利用，构建专业性强的学生档案资料数据库，确保档案资源类别和内容的持续丰富，并借助图文并茂和音像结合的方式实现对信息的有效存储。在档案资料的收集环节，需要建立动态收集机制，做好对学生相关数据资料的全面检索，便于用人单位获得更加全面综合的信息，客观掌握大学生的综合素养。

(三)有效构建推广宣传机制

现代化信息技术应用于高校大学生档案管理是时代的要求和社会发展的必然选择，更是高校教育稳定长效发展的动力。为确保学生档案管理工作的迅速发展，构建学生档案管理宣传机制，是一项至关重要的管理措施，可以提高学生全员对档案管理的重视程度，引导高校教师和学生建立科学完善的档案管理意识，使得大学生重视档案建设，主动参与学生档案体系的完善工作，最终为学生档案管理事业整体质量的提升提供有力支持。在宣传推广工作的实施过程中，首先要重视传统媒体平台的运用，利用传统媒介手段如报纸、广播、校刊等工具，进行学生档案管理重要性的宣传。同时要把传统媒体宣传平台和现代化媒体宣传平台整合起来共同利用，运用自媒体、网站等开展现代化学生档案宣传，使得学生能够主动自觉运用先进的档案管理系统。其次要对学生档案管理的有关知识进行普及，借助课堂教学、选修课程以及实践教育的多元途径，鼓励学生自主更新档案，上传特色化和个性化的档案信息，实现学生档案资料的完整化和全面化。最后要做好档案管理法律法规的宣传，对学生的法制意识进行培养，增强学生对当前法治化环境的了解，确保学生档案管理的安全性和规范性。

(四)完善学生档案管理制度

为了建成高校大学生档案管理现代化体系，确保档案管理的规范性以及科学化，积极推进高校学生档案管理制度建设是至关重要的。在档案管理制度体系建设环节，首先要认真研究当前时代以及社会发展要求，对于档案管理以及学生人才培养的要求，立足实际确定出符合国家档案管理要求以及高校大学生档案管理实际的档案制度，增强档案管理人员的综合业务素质，紧跟时代发展的步伐，对档案管理创新策略进行全面改进。其次需要通过建立责任制度，确保学生档案管理工作的贯彻落实，确定岗位职责，以及每个岗位工作人员必须具备的专业素质，并为各岗位工作的实施情况提供制度上的规范和支持，让各项档案管理行动有法可依，走上一条规范化、标准化以及现代化的档案管理道路，提升档案管理制度落实效果。

(五)加强档案管理人员培训

第一，建立专职学生档案管理机构，确定档案管理工作的具体责任以及权限，并且根据岗位配置的实际需求，引进综合素质过硬的学生档案管理人员。第二，对目前高校现有的学生档案管理人员进行专业化的教育培训，尤其是在培训过程中涉及到现代化信息技术手段的应用，促使档案管理人员把握科学先进的档案管理工作方法，促使学生在大数据环境下进行学生档案资料的录入和检索。档案管理人员要建立安全保密意识，积极学习与档案管理相关的法律法规，提高专业素质。第三，加大对档案管理人员的考核力度，督促管理者个性化发展，并借助绩效考核方式找准档案管理工作中的短板，在弥补不足的过程中确保团队建设有效性。

学生档案管理是高校档案管理的重要组成部分，学生是课堂的主人，也是高校教育的服务对象，所以学生档案管理有着不可忽视的积极作用，加强学生档案管理，变革传统管理模式是当务之急。受到主客观条件的共同影响，传统的高校大学生档案管理存在不同程度的缺陷，管理落后管理方法单一以及实效性不足等情况表现的非常明显。现代化信息技术在学生档案管理中的运用则能够改变如今的不良教学局面，便于对档案信息进行现代化和智能化管理，同时也有助于提高档案信息的利用率，给学生的成长成才提供更好的助力，数字化校园建设，创造优质条件。