外贸函电写作技巧策略研究

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一、前言

党的十六大以来，中国坚持奉行“走出去”和“引进来”的经济政策，积极参与经济全球化。尤其是2013年习近平总书记在出访中亚和东南亚时提出“一带一路”后，中国更是不断扩大对外贸易范围。在对外贸易过程中，交易双方远隔重洋，经常采用传真、电话、电传、云会议等方式交流，而在众多的商业交流方式中，外贸函电是国际贸易中使用最广泛的书面谈判方式之一。而写好外贸函电是社会发展对外贸人才综合素质的要求之一。

二、外贸函电的作用

在种类繁多的商业交流方式中，为什么外贸函电在国际贸易中更受青睐？它都有哪些作用呢？

首先，有效传递信息。不论是哪种交流方式，传递信息是他们共同的作用。而外贸函电是一种能节省时间的信息传递方式。我们拿电话这种交流方式与函电进行比较，电话可以传递信息，但是每次只能把信息传递给一个人，如果说交易是多方合作的话，那就需要给参与合作的每一方都打一通电话，而且有很大可能每一方听到的电话信息内容都会有所差异；而外贸函电则不然，尤其是现在网络发达便利，在对外贸易中多采用电子邮件的方式，在发送邮件时，点击“抄送(carbon copy)”，那么所有的合作方都可以同时收到这份函电。

其次，阐明复杂内容。很多时候，口头交流不能使表达的内容一目了然，有时候甚至会使其变得更复杂。例如，在回复询盘的过程中，你想说明你公司的商品在市场上很受欢迎，在过去的几年里，销售额持续上升，但是无论是电话沟通，还是面对面的洽谈，对方可能都不会把注意力完全放在这上面。而采用函电的交流方式，你可以用图表的形式把销售额这一项一目了然地列举出来，而且很可能会产生即时影响。

即使在沟通的过程中，你不需要引用大量数据，但是所涉及的内容最好都能以书面形式，因为同时把所提到的全部内容都消化掉是很难的。

再次，永久文字保留。口头交流的内容可能会被忘记、记错甚至误解，但是，如果信息一旦被写下来，文字经过仔细推敲斟酌，收信人定会获取正确的信息。此外，国际贸易一般包含询盘、报盘、还盘和业务达成四个基本环节，每一笔交易都不是“一锤定音”，需要双方多次沟通协商，以函电的形式进行交流不仅可以保留文字资料证明，还可以供后续环节参考查阅，以使交易步骤规范化。

三、外贸函电的写作标准

外贸函电作为国际贸易交流的主要载体，很多情况下，会给潜在的合作方留下至关重要的第一印象。甚至，函电中所陈述的文字内容可能会对收信人有决定性影响。如何写一封合格的外贸函电呢？

第一，信息书写。函电首先是传递信息，但是函电所传递的信息不仅包括信息内容，还包括信息顺序。函电中要包含所有的必要信息，但是又要避免重复啰嗦。例如，报盘信函中不能只包括报价，还要有商品的包装规格、预计发货期、付款方式等信息内容。在信函中只把必要的内容列举出来就可以了，不需要过多的冗余词汇。同时，在书写信息内容时还要分清主次，有逻辑性。例如，在回复询盘信息时，要先说产品的质量、规格、单价等内容，然后可说明如订购量超过多少，会有什么样的折扣或者商品的最低起定量，切不可本末倒置，否则，业务达成的可能性会微乎其微。

第二，语言表现。外贸函电中语言的表现不仅仅包括语言的措辞和使用，还包括文体是否得当及是否符合商务信函要求。语言的措辞使用，除了涉及选词是否正确恰当，还指语气是否得体。学习外贸函电之初，一般会先了解外贸函电写作的7个基本原则，也就是我们所谓的“7C原则”。语言选词准确，表达上语法正确，正是“7C原则”中准确原则(Correctness)的要求；内容陈述时语言表达不能情绪化，不能出现有冒犯或带有攻击性的词语，是“7C原则”中礼貌原则(Courtesy)的要求；在沟通交流的过程中，要多从对方的角度去考虑问题，是“7C原则”中体谅原则(Consideration)的要求。此外，外贸函电作为商务交流的方式，语言文体要正式。

第三，结构格式。书写函电时，不仅信函内容要看起来有吸引力，能让收信人快速发现令其感兴趣的内容，还要注意结构格式正确。函电中最常用的两种形式是平头式和缩行式。如果采用平头式结构，除信头(通常位于正上方或右上方)外，所有信息都要左侧对齐；如果采用缩行式结构，所有结构内容书写时若需两行或两行以上的位置，后一行通常比前一行缩进4～5个字符，而每一部分的第一行内容对齐。

四、外贸函电写作技巧

第一，语言客气礼貌。不同的场合，不同的交流方式，说话的语气会有所不同。在书写外贸函电时，语言一定要客气礼貌，不仅要能显示出写信人的诚意，同时还要表现出对收信人的尊重。例如，还盘信函中买家希望卖家能在价格方面有所降低，那么他可以说“I wonder if you can make a concession in price”.或者“Should you be prepared to reduce your limit by,say 8%，we might come to terms”。不管采用哪种说法，卖家都能体会到买家言语间表达出的客气礼貌以及想要在价格降低到目标值后达成交易的真诚；但是，如果用“If you want to have a large order,you must reduce your price”这样的表达方式，那么这笔交易很大可能会就此戛然而止。

第二，内容清楚简洁。商务交流的基本原则之一就是简洁。外贸函电书写时应该内容清楚，语言简洁，且直奔主题。如果想表达一个主题，为了显示对对方的客气，在此之前用了很多修饰语来引出，那么句子中的修饰语反而会起到“喧宾夺主”的反作用。读信的人不仅觉得不容易抓到重点，还会觉得语言过于啰嗦，浪费时间。例如：“We take the liberty to approach you with the request that you would be kind enough to introduce to us some importers of chemical products in your country.”“Please introduce to us some importers of chemical products in your country.”对比两个句子，前一句语气虽然非常客气礼貌，但是想要突出的重点内容前面修饰语太多，会给人造成一种疲惫的感觉；而后一句中“please”一词不仅把写信人的客气礼貌完全表达传来，简短的句子内容更是直奔主题。这样，收信人在读信时既感受到了你的礼貌，同时也能很快了解你来函的意图。

第三，格式正确规范。格式书写正确规范是函电写作的基本要求。一封连格式都错误百出的函电，收信人又怎么能放心地与其建立商业关系呢？在写作函电时，首先，必须了解简单的外贸函电包括信头、封内地址、称呼语、正文、结尾礼词和签名等六个部分，且每一部分都是不可或缺的。在书写的过程中，要避免几种常见的格式错误。首先，日期的格式。在外贸函电中，日期的位置一般放在信头的最后，封内地址之前。书写时，可以采用日月年的顺序，也可以采用月日年的顺序，年份之前须加逗号隔开。需要注意的是，月份表达不可以像汉语一样用阿拉伯数字，而必须用对应的英文表达或其缩写形式(May、June、July除外)；而具体的日期可以直接写数字，也可以在数字后加上序数词后缀。其次，称呼语和结尾礼词的格式。称呼语和结尾礼词的表达方式较多，常见的称呼语有“Dear Sirs(Dear Sir/ Dear Mr.Brown)”“Gentlemen”等；常见的结尾礼词有“Yours faithfully(Faithfully yours)”“Yours truly(Truly yours)”等。称呼语在书写时文字和标点符号是一个整体，就相当于我们在汉语书信中“尊敬的××：(亲爱的××：)”。在书写过程中要避免出现只有文字没有标点符号或者标点符号错误的情况。称呼语后面的标点符号通常使用逗号，但是美国和加拿大等地的书信中，Gentlemen 后面也有用冒号的。结尾礼词和称呼语一样，也要避免书写时出现标点符号漏掉或者错误的现象。除此之外，还有书写的问题。结尾礼词在书写时，作为整体只有第一个单词的首字母大写，但是有时候却会遇到每个单词的首字母都大写，如“Yours Faithfully”“Truly Yours”这样的错误。有时，格式的正确规范能从另一面表明写信人工作处事时认真严谨的态度，会在无形中给对方留下好的印象。所以，在写作函电时，假如不能完全保证语言措辞绝对正确，至少必须做到结构正确规范。

五、结语

随着国际贸易迅猛发展，尤其是近些年来，电子商务的蓬勃发展为对外贸易带来了更多的发展契机和便利，社会发展对外贸人才的需求越来越多；同时，对外贸人才的要求也越来越高。对未来有意愿从事外贸类工作的学生来说，这带来的不仅是机遇，更是对他们专业技能的考验。