大数据视野下档案管理思维方式的转变

陈尧

（肇庆市第一人民医院，广东肇庆 526060）

0 引言

新的发展时期下，传统的档案管理方式已经愈发不适用于当前时代发展的需求。所以，需要立足于大数据视野下，突破档案管理方式的局限性，合理改进档案管理方式，以促使档案管理水平能够得到提升。为此，本人结合个人所学及相关经验，就大数据视野下档案管理思维方式的转变进行了分析，旨在对相关人员提供参考。

1 大数据给档案管理工作带来的机遇

1.1 有利于挖掘有价值的档案

众所周知，大量繁杂的电子化档案信息，使档案管理人员进行数据挖掘时，在工作量较大的处理任务下，可能会漏掉有价值的数据信息。然而，将大数据技术运用于档案管理中，可发挥出大数据技术深度挖掘、分析、整合的作用，从海量化的档案资源中，挖掘出有价值的数据信息，为档案管理人员的工作开展，提供有用的数据信息参考。如档案管理人员在进行文化建设时，需要具有代表性的档案信息，提前设定信息搜索要求下，能够从电子化档案管理库中，搜索出各种数据资料信息，为工作人员资料开展提供依据。

1.2 有利于资源档案共享

采用大数据技术进行档案管理，可结合档案管理的实际情况，构建出电子档案管理平台，通过平台信息公示与发布的方式，为相关人员提供查询档案信息的渠道。并且，借助大数据技术的作用，能够为各个档案管理部门，提供资源共享与交流的平台渠道，让各管理部门结合工作需求，共享与采集档案管理信息，便于日常管理工作的开展。此种利用大数据技术的优势，构建出专用的信息共享空间，能够改变传统档案管理信息利用率低的情况，使各档案管理信息在相互分享与融合下，能够提升档案信息的利用率。

1.3 有利于提升服务水平

传统的档案管理方式，多为纸质版档案，受各种因素的影响，档案容易出现丢失的情况。并且，档案管理人员在调取资料信息时，也需要从大量的数据信息中，筛选出所用的档案信息。信息查询任务量较大的情况，使得档案管理的质量与效率，难免出现较低情况。使用大数据技术进行档案管理，可通过档案管理平台的构建，建立不同的功能模块，根据档案使用的需求，查询、引用与整理档案信息，进而为相关人员提供档案信息。相对于传统的档案查询方式，采用大数据技术进行档案管理，可显著提升档案管理水平，为使用人员提供更优质的服务。

2 大数据给档案管理工作带来的挑战

2.1 档案数据存储方面的挑战

根据当前档案存储的信息可知，档案行业在进行档案管理时，是根据社会发展的需求，存储不同类型的社会档案，并根据社会人员的需求，为相关人员与部门提供档案资料。而在档案管理的过程中，档案管理涉及到原资料收集、整理、鉴定、保管、检索、利用与整合等任务，繁杂、紧密的档案处理需求，使得档案管理的难度较大。加之，大部分档案馆在信息技术支持下，已经实现了初步电子化，面对大量的新档案处理需求，以及对原有档案的存储需要，使得系统需要处理的档案信息量较大。档案管理系统进行信息处理时，数据即可达到TB 级以上，而传统的档案数据库，对于TB 级的数据集处理能力较差，众多数据处理要求影响下，对档案馆的数据存储能力，提出了更大的挑战。

2.2 档案数据安全方面的挑战

对于档案管理而言，安全性是档案管理的基本要求，也是确保档案资料完整性与真实性的关键。若档案在管理过程中，没有做好安全方面的管理，使档案资料出现丢失、窃取等情况，必然会影响到档案使用的准确性。且若是重要的档案数据资料，极易在档案丢失与窃取后，出现严重损失情况。不同于传统的档案管理方式，大数据技术共享性的特点，使大数据技术在运用于档案管理后，受到档案信息采集、分析、整合等方面的影响，档案信息容易被黑客攻击，或是在非法入侵下，档案信息被篡改与窃取。但受到技术人员缺乏的影响，以及未开发出先进的技术体系，档案馆在引入大数据技术后，在安全管理方面仍然存在不足之处，为防止这些潜在的风险出现，必须要采取有效的措施，用于防止安全风险的发生。

2.3 大数据档案行业紧缺方面的挑战

推动大数据技术的深入发展，需要大量的技术人才，用于为大数据行业发展提供支持。根据资料调查显示，我国在大数据人才方面，呈现出严重的人才缺乏情况，专业性的大数据人才较少。由于我国在大数据人才培养方面，现有的人才培养体系不够完善，人才缺乏充分实践锻炼的机会，理论性人才相对较多，但具有专业能力的人才，仍然存有严重不足的情况。大数据人才的培养，不是一项短期性工作，涉及专业领域的专业知识较多，使得大数据人才需要在长期的培养下，不断给予充分实践的机会，才能培养出更高水平的数据人才。

3 大数据视野下档案管理思维方式的转变

3.1 共享性思维

由于在档案共享数据库建立中，是以满足人们需求、发挥档案信息价值为要求的，因此档案数据库建立过程中，应当组织各档案管理部门，在相互协同合作下，共同发挥出各部门的优势，加大力度进行档案数据库的建设。如结合实际档案管理要求，初步建设出档案管理平台后，运用数据挖掘技术、云计算技术与数据分析技术等，完善档案管理平台的各项功能，进而达到高度共享的水平，为用户提供更多方面的服务。对于共享意识比较差的档案管理部门，可通过定期培训、意识教育等方式，强化档案馆的工序意识，使其能够主动配合档案共享平台的建立。

3.2 信息化思维

信息化思维是在档案管理过程中，以信息化的视角，全方位地理解与认知事物，以在信息技术的支持下，有效解决信息技术问题。大数据的时代背景下，档案信息不再局限于纸质化，而是趋向于电子化，作为新型的信息资源，在档案管理过程中，以信息化的思维方式，处理各项档案信息，能够有效提升档案管理的质量与效率，为人们提供更优质的服务。如在档案管理过程中，采用高速扫描、数据压缩与数据库建立等手段，将原始的声像资料，或是纸质版的文件，有效转变成数字化的文件，进而录入到信息系统后，能够更深入挖掘与处理信息。

3.3 技术性思维

技术性思维在档案管理过程中，通过运用各种先进技术的方式，对档案数据进行更合理的管理，以发挥出档案信息的资源优势。即进入到大数据时代后，档案管理部门对于档案信息，不再采用传统的技术手段，对档案信息进行纸质版管理，而是结合大数据技术，升级与创新档案信息管理方式。例如，运用云计算技术、人工智能与语义分析等技术，对档案信息进行深入处理后，挖掘出档案信息的潜在价值，并将数据挖掘出来的结果，反馈给相关使用人员。通过此种档案信息管理方式，可使档案管理的处理水平，能够有效满足档案管理的要求。

3.4 网络化服务思维

档案管理的网络化服务思维，是立足于大数据技术的角度下，运用各种先进的大数据技术，改进档案管理的模式与内容，为用户提供更多方面的服务。比如对于各种存储的档案管理信息，开放新的档案信息使用渠道，使用户能够根据个人需求，采集与引用档案信息。或是根据使用者的要求，为用户提供个性化、网络化的服务，让用户在运用技术工具下，能够深度挖掘与分析档案信息，整合出个人所需信息。此种网络化服务思维下，能够扩展档案管理的方式，使档案管理能够更具科学性，满足用户的多样化需求。

4 结语

综上所述，在大数据技术深入发展的背景下，档案管理工作呈现出的不足之处，使档案管理工作面临的挑战较多，有效满足人们对档案管理的要求，应结合大数据时代的发展趋势与要求，做好档案管理思维方式的转变工作。所以，相关工作人员需立足于大数据视野，深入分析档案管理的不足之处，创新与改进档案管理思维方式，以使得档案管理工作的质量与效率，在大数据技术的深度应用下，能够得到有效地提升，为社会群体提供更优质的服务。