6S精益管理在医用耗材院内第三方物流延伸服务管理中的应用

刘文音 李桂兰 李少杰 胡伟坡 黄海威

中山大学附属第一医院 广东广州 510080

1 引言

新医改背景下，医院管理从粗放式单纯以收入为指标的管理模式，逐步转变为精细化涵盖成本管控等内容为指标的综合管理模式。在医用耗材管理方面，以“用后结算的零库存”为理念的耗材院内供应链延伸服务(supply processing distribution，简称SPD)模式近来在各大医院开始实施[1],促进了医院的精细化管理。在SPD模式下，繁琐、重复的非医学专业工作转交至第三方人员及智能设备完成，医院人员借助于智慧平台高效完成核心工作。以设备科为主的职能部门如何对医用耗材实施有效地组织、协调、监管与控制[2]，进行现场管理，夯实管理基础，进一步巩固与提升SPD模式的成效，将直接影响医院的医疗水平、服务质量和经济效益[3]。

6S精益管理是我国企业在日式企业 5S 现场管理的发展而来[4]，由整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全六大要素组成[3]。6S管理通过腾出空间与时间，从而减少浪费，同时提高人员素养，提升管理效益，保障质量与安全，是医院医用耗材库房、人员的重要管理工具[5]。

1 存在的问题

信息系统中医用耗材目录不完善，数据单一，欠缺管理依据，影响管理成效。SPD中心仓库、二级库的医用耗材摆放无序，分类不清，标识欠缺，易取错耗材，增加取用耗材时间，造成人力浪费。库房清洁不到位，存在卫生死角，给耗材储存带来安全隐患。SPD中心仓库的办公区较为混乱，物品摆放无序，网线、电线杂乱，工作环境不佳，影响工作效率及服务质量。设备积尘，保养欠佳，易出故障，影响设备使用寿命。

备货人员按经验备货，未经过精准核算实施动态管理，耗材库存过多时，则导致供货商库存资金增大，成本增加，间接引发耗材单价提高；库存不足时，则导致耗材缺货而影响临床使用。

第三方配送服务公司的人员素质参差不齐，管理不到位，导致团队协作性差，配送效率低下，影响耗材配送的准确性与及时性。随着医护人员及第三方人员的变动，陆续出现上述问题，并有加重的趋势，对医院耗材管理存在着负面影响,需制定相应的管理措施。

2 6S精益管理措施

2.1 制定实施方案与组织架构

根据医院耗材库房包含了SPD中心仓库及35个二级库的现状，制定了先在SPD服务团队试点，再逐步推向全院各科室的分步实施方案。第一步，设备科对SPD服务团队的全体人员进行6S精益管理方法的培训，进而在SPD中心仓库实施，并持续改进，待3个月后取得成效后，作为实施样板供全院学习[6]。第二步，护理部对全院护理人员开展培训学习，复制样板[7]，各科室护理人员在SPD运营人员的协助下对二级库实施6S管理，借助信息系统，实现6S精益管理工具在医用耗材院内第三方物流延伸服务管理中的全面应用，如图1所示。

图1 6S在耗材SPD项目中的应用

为推动6S管理在全院顺利推行，形成了设备科、使用科室、第三方配送商的管理架构，如图2所示，落实医院对第三方人员的监管、促进工作。

图2 管理架构图

2.2 实施推行

2.2.1 整理 通过对库房耗材及库房办公区、作业区的物品进行整理，处理库房存放过期、无用、滞销的耗材，防止积压；丢弃办公区、作业区无用的物品，腾出空间，塑造清爽的工作环境。

在耗材整理方面，首先对信息系统中的耗材目录进行整理，设备科、二级库、物价管理科每月定期对近半年未使用的耗材目录进行停用。根据省、市医保局要求，及时执行国家医保医用耗材代码贯标工作，形成最新、可用的耗材目录。其次，对耗材进行实物管理，根据信息系统效期提示，实时清理过期耗材。每月定期清退近效期及近三个月未使用的耗材，急救耗材如气管切开插管及附件等除外。SPD中心仓库以7天耗材用量作为安全库存，按实际情况制定再订货点自动推送计划至各供应商[8]，二级库以2天耗材用量作为安全库存。科室使用消耗耗材时，通过智能设备扫描耗材外包装上的射频识别技术条码标签，向SPD中心仓库发送订单,避免耗材积压，同时保障临床使用。

使用ABC分类法(activity based classification)对SPD中心仓库库存的1032种耗材进行分类标识管理。ABC分类法又称帕累托分析法，即主次因素分析法，也被称为“80对20”规则[9]。第一步，统计SPD中心仓库每种耗材的库存金额，如表1所示；第二步，按金额由高到低排序耗材品种；第三步，计算每种耗材占库存总金额的比率；第四步，计算累计比率；第五步，按累计比率进行分类。将累计比率在0%～60%之间的耗材归类为A类耗材，作为重点管理对象，即表1中序号0001～0085的85种耗材；累计比率在60%～85%之间的耗材归类为B类耗材，作为次重点管理对象，即表1中序号0086～0244的159种耗材；累计比率在85%～100%之间的耗材归类为C类耗材，作为一般管理对象，即表1中序号0245～1032的787种耗材。结合在医疗活动中，部分金额小的耗材可能起到关键性因素的耗材，如序号0765气管切开插管及附件作为急救耗材，也应对其进行重点管理。根据实际库存及使用情况，对ABC分类管理的耗材进行动态调整，及时补货，对重点耗材进行使用点评等控耗工作。

表1 2021年7月SPD中心仓库库存耗材的金额占比情况

在其他物品整理方面，根据使用频率确定法进行分类，并展开标识分区存放。将使用程度低的物品列为非必需品，对一年以上未使用的物品进行丢弃货或变卖，如废弃纸箱等，对介于一年及两个月以上使用一次的物品暂时存放在杂物间，如网线等维修配件、工具；将使用程度中的物品列为必需品，每月或每周使用一次的物品在杂物架上进行分类集中摆放，如单据存放箱；将使用程度高的物品列为必面品，每三天或每一天、每小时使用的物品放在常用的置物架或者随身携带，如手持条码扫描器、小推车、无菌下送车、免洗洗手液等，其中小推车、无菌下送车整理前后对比图如图3所示。

图3 小推车、无菌下送车整理前后对比图

2.2.2 整顿 根据规定放置场所、确定放置容量、规定放置方法、遵守保管规则的四定原则实施整顿工作，所有物件的管理规定专门的责任人。对作业区、办公区科学布局，对耗材、其他物品按需要量备货、分门别类、依规定的位置放置，做好标识管理工作，让注意事项、工作要求、制度、流程简洁明了地呈现给工作人员，形成目视化看板管理[10]。

在耗材整顿方面，制定耗材目录录入信息及数据统计分析的标准。根据颜色管理法对SPD中心仓库做标识管理，用绿色地板线标识发货区、合规品区，黄色地板线标识待验区、退货区，红色地板线标识不合格品区。做到分区分类存储与定位存储相结合，SPD中心仓库划分了无菌库房与非无菌库房，灭菌包装耗材与非灭菌包装耗材进行分区存储，做好院感防控工作。对不同种类耗材进行分类标识并固定库位摆放，通过信息系统查询到每个耗材库位编码以便快捷取用。二级库分为低值耗材柜与高值耗材柜，多个低值耗材打包在一起，共用一个射频识别技术条码标签，使用定数包管理，放入低值耗材柜；高值耗材一物一射频识别技术条码标签，放入高值耗材柜。所有耗材实施先进先出，防止倾倒摆放，设定限定堆高的高度。不合格耗材隔离工作现场。使用频率较高的耗材放置在货架中层，轻质耗材放在货架上层，较重的耗材放置货架底层。各类耗材摆放距离地面10 cm，墙面30 cm，房顶50 cm[11]。同时保持库房温度≤24 ℃，湿度≤70%，并通过温湿度信息系统落实每日监控工作。

在其他物品及人员整顿方面，购置统一标准化的货架、置物架、储物盒、资料盒。SPD运营人员统一着装，保持干净整洁，做好手卫生工作。员工水杯集中摆放在常用的置物架。送货单、入库单、出库单等各种单据集中分类存放，按月汇总存档。每日下班后下送车需按固定位置摆放，手持条码扫描器回归原位。

将上述四定原则的方法均进行标准制度化，建立检查制度并严格执行，定期检查，以便各人员养成习惯。

2.2.3 清扫 清扫就是将工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净，清除垃圾，美化工作环境，并且防止脏污再发生，使工作环境保持干净亮丽，人员也保持干净整齐的状态。

建立清扫责任区，清洁人员每日执行例行清扫工作，对办公区、SPD仓库、二级库库房的地面、墙面、天花板、设备、工具、智能柜等全面清扫，其他人员发现有垃圾需及时清除，清理脏污。SPD中心仓库的灭菌包装耗材库房使用空气消毒机进行24 h不间断消毒，贴上防止误关机的警示。SPD中心仓库的非灭菌包装耗材库房及二级库库房使用紫外线灯每日定时消毒，设定定时启动关闭。定期清洗智能耗材柜、空调、空气消毒机、紫外线灯管、除湿机、室内鞋等。在清扫的同时，消除微小的缺陷及排除隐患。

2.2.4 清洁 在清扫的基础上，进一步地保持库房、工作场所、智能设备干净的状态，维持工作流程制度标准化，即为清洁。首先保持前3S的实施效果，再将前3S的做法制度化、规范化。通过每日检查、定期抽查保证各类库房的工作环境，定期考核人员，实施奖惩，强化推行[12]。

2.2.5 素养 素养就是让全部人员严格按照规定和制度做事，养成好习惯，培养积极进取的精神，形成良好的工作风气。通过每日早会学习、理解规章制度，每周例会进行培训考核，定期开展精神文明建设，举办6S竞赛活动，打造团结合作的SPD运营团队，提升服务质量。

2.2.6 安全 我国企业结合安全生产活动，在日式企业5S现场管理的基础上增加了安全要素，通过建立系统的安全管理体制，消除隐患，预防事故发生。

①做好防火、防水、防潮、防盗、防虫害及用电安全等工作。定期盘点库房，做好账务相符的工作。重视安全培训教育，保证耗材储存环境、设备及人员安全。标准化入库验货、出库查验流程避免问题耗材流向科室。制定拣货出库人员与送货人员双审核制度，避免耗材误送。医院与第三方公司签订数据保密协议，加强各类人员数据权限管理，做好数据信息安全保障工作。

②在新冠肺炎疫情防控工作中，SPD运营人员做好内部员工每日健康上报工作，定期参加医院全员核酸检测，参与医院感染防控知识线上及线下考核，做好外来送货人员的健康登记工作。

2.2.7 借助信息系统促进监管 SPD模式下，我院已经新建院外供应链协同系统、院内SPD耗材物流服务信息系统，与医院原有的物资管理系统、HIS系统对接，对医用耗材实施了全流程的信息化管理，记录了每一个耗材的全流程数据。信息系统记录的出入库数据、近效期产品提示、科室消耗分析报表、人员工作量统计、耗材追溯报表等，为使用6S工具对人财物的评价及管理提供客观详实的数据支撑。

3 结果

通过6S的全过程梳理及信息化系统的助力，全院耗材目录清晰明了，数据详实有用，提供了精准的分析数据来源。各级库房的耗材及物品整齐，标识清晰，工作环境得以美化，单件耗材的平均取用时间由4分钟减少至50秒，错发耗材的发生率由2.8%降至零，保障耗材及时送达及医疗安全。SPD运营服务团队的着装整齐、操作规范，服务意识及水平提高，整体素质提升，临床科室满意度由80%提升至98%。通过清理耗材与物品，腾出、活用库房空间，减少耗材的积压和浪费,同时确定重点耗材，实施重点管控，促进了耗材精细化管理。

4 讨论

当前，作为医院三大成本之一的医用耗材管理已成为现代医院管理的重要组成部分[13]。耗材的国家、省市集中带量采购工作正在如火如荼地进行[14]，集采耗材目录的范围不断扩大，设备科也将逐渐从以耗材议价为主的工作状态下解放出来，对第三方公司监管、医用耗材精细化的管理及专项整治做出更多的探究与实践[15]，发挥管理职能和效益。6S精益管理具有投入低廉、产出高效，实用性极强优势[16-17],不断地渗透到医疗质量与服务管理中，是现代医院精细化管理的有用工具。

中山大学附属第一医院在医用耗材管理方面深入贯彻新医改精神，应用6S精益管理工具，进一步巩固、提升院区耗材SPD项目成效，保障医疗安全，提高人员素养，促进医院精细化管理持续不断改进。