档案管理中电子档案管理的实践

摘要：随着社会的不断发展，信息技术不断提高，在生活中的应用也不断增多，档案管理是一项重要工作，往往保存了一些重要信息，对企业和政府工作具有重要意义。但是随着电子档案的出现，使得档案管理工作出现新的问题，为了进一步了解电子档案管理现状，本文对此进行研究，以档案管理特点为切入，分析电子档案管理的实践做法，提出电子档案管理的发展建议，提升其管理质量。

关键词：档案管理;电子档案;管理质量

一、电子档案概念及特点分析

随着信息技术的不断发展，各行各业都在进行信息化改革，信息时代的带来也使得大量信息和数据被产生，其中有一些很重要的信息和数据需要进行保存。档案管理对于企业和政府都非常重要每一个企业和政府部门都应当重视档案管理，但是由于在档案管理中管理失误等问题，造成档案信息遗漏、数据丢失。在一些公司和政府部门中由于对档案管理工作重视度不足，造成在决策过程中缺少数据支撑。电子档案是指各个社会组织将有价值的信息进行整合通过电子方式进行存储和管理。电子档案作为信息化时代产物，必须要有现代化信息设备才能使用，其次电子档案要通过现代信息设备进行传输，扩大了传输范围，并且不受时间限制。最后电子档案对保存场地的要求较低，但是要对保存环境进行系统建设和控制。

二、电子档案优势分析

（一）电子档案管理效果更高

信息时代使得各个行业运行和发展都产生看变化，通过信息技术可以节省大量人力，准确度更高，与传统人工劳动相比，具有很多优势。档案管理往往比较复杂枯燥，及其容易出错，电子档案的出现可以极大的缩小了工作量，更加便于档案管理人员进行管理，有效提升了工作效率。例如一些档案数据的录入，传统档案管理工作需要大量工作人员手工进行抄录，不仅要对文字进行校对和存储，投入大量资源，并且录入信息的准确度和科学性也较低。电子档案管理的出现有效改变了这一现状，通过信息技术对各项数据和资料进行收集、存储，使得档案数据录入更加便捷，对于企业和政府部门而言至关重要。

（二）档案分享更加便捷

传统的档案管理中难以在短时间内有关数据和信息进行搜索，还需要较为繁杂的程序，并且档案调动范围较小，在调动过程中容易出现档案遗失或者档案损耗的问题。電子档案的出现可以有效解决这一问题，在办公软件的支持下，可以随时对地的对信息进行提取，提高档案分享效果，当前企业和政府运行都处于公开状态，各个环节联系紧密，必须要对提高数据和信息的共享水平。企业和政府部门可以根据自身实际情况，设立科学合理的电子档案管理制度，设置相关办理部门，可以随时对地的对电子档案进行提取，这样不仅可以满足工作需求，也可以节省资料查找时间，节省了大量的劳动力和时间成本。

（三）降低档案管理成本

在传统的档案管理过程中需要占用大量的空间，还需要多人负责，工作效率也非常低，造成了一定程度的资源浪费，电子档案管理出现之后极大的节省了档案存储空间，还节省了大量的人力，降低了档案管理成本，电脑加密技术的出现也有效提升了档案安全性，可以避免由于自然灾害等造成的材料损耗等问题，档案的安全性更高。

三、电子档案管理存在问题分析

（一）电子档案管理制度不完善

在当前的档案管理过程中缺乏完善的档案管理制度，由于电子档案出现时间较短，大多数企业和政府部门档案管理制度还未完成及时调整，造成电子档案管理质量较低。在档案管理工作中，受到传统管理理念限制，并且对档案工作重视度不足，造成科学完善的电子档案管理制度还未明确，电子档案管理工作随意性较强。

（二）电子档案管理人员专业水平较差

通过实地调查发现大多数企业和政府部门的档案管理工作都为得到充分重视，在一些政府部门这一现象更加严重。很多档案管理人员认为自己的工作作用不大，也不是核心工作，在工作过程中态度非常消极，不认真对待档案管理的现象也很常见。此外由于一些领导对档案管理重视度不足，并未配备专业档案管理人员，或者是找一些兼职人员负责档案管理，这些人由于专业水平不足，难以对档案实施有效管理。

（三）电子档案管理程度较低

虽然电子档案有着众多优势，电子档案也成为档案管理的发展趋势，但是在很多企业和政府部门中电子档案应用程度依然较低，在很多企业和单位依然使用传统档案管理，管理效率较低，耗费了大量资源，还造成单位内档案管理水平比较落后，影响了企业和政府部门工作效率的提升。

四、电子档案管理发展建议

（一）不断提高电子档案管理水平

电子档案已经成为了档案管理的发展趋势，因此政府部门和企业应当对现有的档案管理工作进行升级，提高电子档案管理质量。由于一些领导人对档案管理重视度不足，造成工作设备落后，难以适应工作需求。针对这一问题，应当划拨出专项资金，对档案管理设备进行升级改造，引进更加先进的档案管理设备和管理技术，从传统的档案管理模式变为电子档案管理模式，从而提升电子档案管理水平。

（二）提升电子档案管理人员专业素质

单位的档案管理水平与档案管理人员专业素养有着直接关系，因此提高档案管理人员专业素养也是提升电子档案管理水平的保证。企业和政府部门应当安排一些年轻工作者专门学习电子档案管理知识，并且在实践中应用所学知识。还可以邀请相关专家学者到档案管理部门进行指导，及时调整期电子档案管理制度，弥补制度漏洞。

（三）完善电子档案管理制度

在电子档案管理中由于缺乏制度保障，造成一些工作人员工作存在随意性，影响了电子档案管理质量，因此档案管理部门应当重视电子档案管理制度建设，根据档案管理工作实际情况，结合电子档案特点。制定电子档案查询、录入、销毁等各个环节的制度，严格规范工作人员行为。也要规范档案使用者，对于电子档案申请程序、电子档案复制等工作内容进行严格监管，避免出现档案信息泄露的问题。

结语

综上所述，电子档案未来主要的档案管理方式。电子档案由于其低成本、易存储、安全性高等优点，在档案管理中应用越来越广泛。电子档案由于出现时间较短，对于其管理制度方面并不健全，因此要提高其重视度，加快完善管理制度，培养专业电子档案管理人才，梳理电子档案管理流程，提高电子档案管理质量，有效节省资源投入，提高档案管理质量。

参考文献：

[1]林亚杰.工程建设电子档案管理新模式的实践应用[J].福建建设科技，2021，（05）：115-116.

作者简介：谢英姿，女，辽宁开原，辽宁省开原市兴开街道办事处，科员，馆员，本科，档案管理。