新时期人事档案管理工作探析

邱丽娜

摘要：近些年来，随着经济体制改革的不断深入，合资、民营等企业的蓬勃发展，自谋职业、个体经营的大量涌现，为就业开辟了新渠道，社会上提供了较多的就业机会，使人们已经不再对某一单位“从一而终”了，人员流动变得更加频繁。人事档案是对一个人的经历、政治面貌、工作情况等的具体记载和介绍，具有一定的凭借、依据和参考的作用，尤其是当个人转正、职称以及养老保险等事宜的时候，个人档案占有十分重要的地位，是一个人的人生轨迹的记载，人事档案具有法律效力。

关键词：新时期;人事档案;管理工作;探析

1新时期人事档案要强化人事档案的社会服务功能

通过对以往人事档案管理和利用服务实践的考察，我们不难发现，某些单位或部门由于人事档案对于该单位人力资源管理提供了很好的服务，促进了本部门或单位的发展;尝到“甜头”后，这些单位和部门自然愿意投入更多的人力、物力来促进自己人事档案体系的建设，这又会进一步促进该单位或部门的发展，形成一个正相关循环。相反，如果人事档案不能为人力资源管理提供好的服务，没有什么业绩可言，单位或部门就不愿为人事档案建设投入人力、物力，这会导致人事档案建设滞后，更无法为人力资源管理提供好的服务，单位或部门更不愿意为人事档案投入人力、物力，形成了一个负相关循环。因此，强化人事档案人力资源管理的服务功能意义重大，在提供了好的人力资源管理服务的同时，反过来又会促进人事档案事业的发展。

2新时期人事档案管理存在的问题

2.1人事档案管理模式仍比较落后

在人事档案管理工作过程中，存在的另外比较重要的一个问题就是人事档案管理模式仍较落后。就当前人事管理工作实际情况而言，很多单位及相关工作人员仍选择传统纸质管理模式，对于档案信息录入，仍旧选择手工录入方式，不但会影响工作效率，并且安全性相对而言也比较低。在很多管理单位及部门，人事档案信息化管理仍未能够对实现，缺乏信息化设备，即便购置信息化设备，其利用率仍旧比较低，未能够使这些信息设备的作用得以充分发挥，这些因素的存在会在很大程度上影响人事档案管理效果，导致人事档案管理不理想。

2.2人事档案管理工作人员整体素质比较差

在人事档案管理工作开展过程中，人事档案管理工作人员素质会对人事档案管理质量及效果产生直接影响，因而在保证人事档案管理工作人员素质较高的基础上，才能够使认识档案管理工作得到更加理想的效果。然而，就当前人事档案管理人员实际情况而言，其整体素质相对而言仍旧比较差，对于现代化管理理念及技术并未能够掌握及应用，相关理论知识水平及操作能力均比较差，复合型人才及专业性人才比较缺乏，从而导致人事档案管理质量及水平较差。

2.3未能够充分认识人事档案管理工作的重要性

就当前企业及事业单位人事档案管理实际情况而言，存在的比较普遍的一个问题就是未能够充分认识人事档案管理工作的重要性，在有些管理人员看来档案仅仅属于过期的一些文件，在企业及单位发展方面并无较大价值，因而档案管理比较混乱，所保存文件价值较低，与归档规定不符合，并且相关设备配置也缺乏合理性。另外，相关管理人员对于人事档案在人事调动及人力资源优化方面的重要作用并未能够充分认识，因而也就未能够对档案进行较好加工利用，导致企业及单位员工也对人事档案重要性缺乏认识，未能够与人事档案管理较好配合。

2.4思想重视程度不够

目前很多的单位对人事档案的管理的重视程度不够，很多的单位都把企业的经营放在首要位置，比较重视对员工的管理和业绩考核，往往忽略人事档案的重要性，并且对员工的晋升和变动解绝大程度来源于平时的工作表现和业绩水平，而缺乏对员工更加全面的综合考量，轻视了人事档案的重要性。

3新时期加强人事档案管理工作的措施

3.1 提升单位领导对人事档案管理工作的重视程度

机关事业单位的领导人员要对人事档案管理给予应有的重视，采用发展的态度来审视人事档案所能够产生的间接性效益。从机关事业单位的未来发展角度来分析，人事档案管理不仅是帮助单位发掘人才和留住人才的重要方式，同时还是创新管理工作、改善经营弊端的有效举措。首先，机关事业单位中的人事档案管理部门要积极配合档案人员的工作，并且要根据实际的管理情况来对原有的软硬件设施展开进一步的完善; 其次，单位领导要深入到员工身边来了解他们在生活中所遇到的种种问题和困难，并且要按照国家的统一规定来为他们解决职称与薪资待遇问题; 最后，单位领导要经常开展档案管理工作的考核与检查工作，根据档案管理人员所提供的意见信息来形成一个高效且规范的管理制度。

3.2 以人为本，不断充实人事档案的内容

机关事业单位的工作人员的人事档案地位不但不能削弱，反而要不断的巩固和加强，保障我国行政事业的稳定发展。事业单位的人事档案地位在人事制度改革和人员流动的过程中处于一个中间状态，在实施地位加强的同时，又表现出一种弱化的趋势。因此，我们应该扩大人员档案的收集范围，不仅是政治和历史资料档案保存，也反映个人的工作表现，形成于实际的成长过程和个人事务文件的归档。因此，我们应该加强对反映个人职业能力、职业道德和专业水平等方面文件材料的收集，我们要做的是为用人单位提供参考资料。此外，随着人事制度改革的进一步深化，个人诚信状况应该被包括在人事档案收集范围，为加强每个人的诚信意识，促进社会信用体系建设，以及用人单位全面了解个人情况提供可靠的依据。

3.3 创新理念，稳步推进人事档案信息化建设

人事档案信息化管理的最大优势在于它能快速准确地查询人员档案信息，从而大大提高人事档案管理的工作效率和服务能力。目前，各部门和单位的办公自动化已得到推广，为人事档案管理现代化提供了基本条件。在人事档案的管理中，应引进创新的经营理念，充分利用计算机技术实现数字化、信息化人事档案管理，人事档案信息访问使用统计工作的有效管理、存储、和人事档案数据库管理系统的基础上，全面记录和动态地反映干部和工人的基本情况，确保人事档案信息的有效性、真实性和准确性，并防止欺诈和欺骗等现象的发生。

3.4 以干促学，全面提升档案人员的整体素质

由于档案管理是一項专业性和机密性都很强的系统工作，这就需要档案管理人员具备较强的综合素质。在培养档案管理人员素质时，需要从爱、严、勤、新这四个角度入手，培养有爱严格要求自己、勤劳付出与乐于创新的现代人才。首先要提高档案管理人员的政治素质和职业道德。要求具备严守机密的基本素质和政治素质，在管理中要坚持原则和保守秘密。

要加强高度的责任感，安心专注于本职工作，提高工作中的严谨度。此外，建立档案管理人员的学习和培训体系。根据不同岗位进行多种形式的培训，培训内容包括其他专业学科，像信息技术、管理学等相关知识的培训，使档案管理工作人员逐步提高全面的综合素质。

结束语

综上所述，单位和企业面对新时期的档案管理工作，要适时地调整管理模式，要充分认识到人事档案管理的重要性。在电子科技发展迅速的今天，档案的管理模式也需要不断的创新。电子档案的管理模式可以节约人工，并且方便随时查看，同时对职工档案的审查比较及时，可以发现企业和单位人事档案的存在的不足，提高企业职工档案的质量。因此企业应积极创新人事档案管理新模式，实现档案管理的规范化、现代化，促进人事档案管理更好完善的发展。

参考文献：

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