机关事业单位专门档案管理框架

索日娅

摘要：机关事业单位的专门档案记录着单位某些专业方面的工作活动情况，在整个机关事业单位的管理中占据着重要的作用。专门档案形成规律和特点有一定的差异性，其相对于文书档案来讲在收集和管理上更具有独立性，因此在查阅和利用起来也会更加的便捷化。本文对进行档案管理的重要性进行了阐述，并探究了如何做好机关事业单位专门档案管理工作，希望能够为相关工作人员带来一定的借鉴意义

关键词：机关事业单位;专门档案;管理框架

档案是人类文明发展的产物，其连接着过去、现在以及未来，是人类历史记忆的一种延续。机关事业单位的专门档案包含出版刊物、基建工程档案、科研档案等，其可以说是机关事业单位无形资产的重要载体，在无形资产的增值当中有着一定的法律凭证作用，因此说一定要做好对专门档案的收集、归档以及管理工作。

一、档案管理的作用

（一）凭证作用

档案是一种具有一定法律效用的真凭实据，这也是其与其他文献之间的不同点。档案形成及自身特点决定了其具有一定的凭证作用，其是在自然中形成的各种资料，因此能够客观地记录历史情况。档案保留了当事人的影像、亲笔书稿等历史真迹，或者是当事人的形象、声音等，因此说档案具有一定的凭证作用。

（二）参考作用

除具有凭证作用之外档案还有一定的参考作用。档案中对人类社会实践活动进行了真实的记录和反映，也对实践活动的广度进行了反映，可以提供丰富的经验，以便人类更好地进行自然的认识和改造。档案具有一定的广泛性和可靠性，因此说其也具有一定的参考作用。

二、机关事业单位专门档案的概述

专门档案并不是特指某种档案种类，其是一种群体的概念，涉及的种类是非常多的，包含诉讼、审计、工程、艺术项目等内容。机关事业单位中的专门档案是非常重要的归档类别，主要有出版刊物、声像、学习、基建工程、科研成果以及财会档案等。专门档案形成规律较为特定，因此和文书档案相比具有一定的独立性。

三、机关事业单位专门档案管理框架

（一）归档要灵活

在机关事业单位当中文书档案归档一般是以年度为界限，专门档案主要用于记录某些专业工作活动，因此不同专门档案之间的特点以及规律也会存在一定差异性，所以说相关人员在归档时一定要注重时间的灵活性。比如说在对科研成果档案进行归档时，要按照项目完成时间来进行，科研项目从立项到完成少则一年，多则数年;基建工程项目在进行归档时要严格按照竣工时间来进行，一般来讲基建工程从项目报批再到最后竣工，至少需要一年以上时间。因此在对专门档案进行归档时一定要严格按照完成时间来进行，如项目和工程需要较长的时间，管理人员也可以分阶段对其进行归档，比如说按照工程进度或是研究程序。

声像档案是保存在光盘、胶片等载体上的声音，影像中真实地记载着机关事业单位一些实时阶段或瞬间，其是机关事业单位重大事件活动以及人物真实面貌的一种记载和反映。声像档案和文书档案相比较而言会更加的生动化、形象化以及真实化。为了避免在档案归档时出现丢失影像数据的问题，在进行声像档案归档时一定要及时，在某项工作或活动完成之后就要及时对各项资料进行归档。

（二）档案收集要完整

专门档案如果专业内容性质不同的话，归档时间也会存在一定的差异性;在形成一些专门档案时也需要很長的时间才能完成，如档案人员自身并没有较强的归档意识，就会导致档案出现内容缺失的问题。所以说在对专门档案进行收集的过程当中一定要确保内容的完整性。比如说基建工程档案在归档的过程中需要很长的时间，基建工程会涉及到很多部门，工期的阶段是比较多的，需要较长的工程周期，因此其档案也具有一定的复杂性以及系统性。基建工程档案中涉及的内容和程序众多，从项目前期文件到施工技术文件再到竣工验收、审批招标等程序都要包含在基建项目档案当中，再加上基建项目各个部门之间缺乏沟通和交流，人员流动性相对较大，且大多数工作人员并不是很了解工程档案管理的知识，因此特别容易出现工程项目档案和管理档案内容被损坏的问题。因此说在进行档案收集的过程当中一定要按照基建工程建设形成的规律来进行，确保档案内容的准确性、系统性以及完整性。

机关事业单位在声像档案的管理过程中，也存在着不够完整的问题。在声像存储的过程中本身就具有很强的随意性，因此也容易出现电子照片丢失的问题。如果相关工作人员并不具备及时保存和备份的良好习惯，是很容易导致电子照片出现丢失的。所以说机关事业单位的档案部门一定要做好监督声像档案归档的工作。在对声像档案进行收集时不但要确保其在形成的过程当中具有一定的完整性，还要确保其归档的全面性，要详细的说明单位重大活动或某项工作的人物、时间、内容以及名称、地点等，这样在今后对其进行查阅和利用时也会更加的方便。

（三）专门档案管理要具有实效性

专门档案从外观上来讲并没有一个固定的格式，也并没有统一规定档案载体，因此说专门档案具有内容单一、形式特殊、归档固定等特征，所以在进行专门档案管理时一定要和文书档案区分开来。机关事业单位一般可以统一的对文书档案按照保管期限年代进行管理，但对专门档案进行管理时一定要重视实效性，要根据专门档案的特点单独对其进行管理。比如说在进行出版刊物档案管理时，就可以按照其保管期限和年份来进行收集整理以及上架;在对声像档案科研以及基建档案等进行管理时，只要根据档案的载体形式以及内容分别来进行管理;在进行学籍档案的管理时可以按照一学年为单位。专门档案的管理模式较为独立，因，在对其进行查考核利用的时候就会非常的方便，归档人员可直接进行专业档案的查阅。

（四）利用信息化技术进行专门档案管理

过去机关事业单位的专业档案主要是纸质档案，纸质档案的弊端是进行调阅时比较困难，需要耗费较多的时间。且容易出现分布松散以及冗杂的问题，单位内不同机构的专门档案也被分散存放在不同的部门里，这样机关事业单位在进行档案统筹管理的时候就会比较困难，也不能对档案的内容进行有效的利用。将数字化技术应用在档案管理当中，可以使得单位的档案能够被统一管理，并在一定程度上保护了专门档案资源，尤其是机关单位内档案销毁机制的建立，使得机关单位内的档案安全性得到很大的提升，同时还解决了纸质档案存放需要较大空间的问题。

此外，数字化档案管理能够使专门档案的资料及时归档，在进行查阅利用的时候也会更加的快捷。科研项目档案为例，科研档案项目中涉及的内容和程序是比较多的，想要对这些情况准确的进行统计和了解，如果只是依照传统管理方法的话则需要在档案全部归档之后才能够进行查阅，但通过数字化档案管理便可以及时对这些资料进行查询，相关工作人员不用再专门跑去档案室，通过计算机便可以知晓机关单位的科研项目内容，减少了先关工作人员的工作量。

结束语

总之，档案是我国的宝贵历史资源，因此说有必要对其管理工作进行加强。对于机关事业单位来讲，如何做好专门档案管理工作是现阶段档案管理部门面临的一个重要工作，一定要做到归档灵活，归档收集完整，档案管理时效性高，并将信息技术应用在专门档案管理当中，通过科学化的档案管理促进机关事业单位管理的高效化。

参考文献

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[2]张月辉.推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化对策研究[J].卷宗，2021（6）：2-3.

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