如何推进机关事业单位档案管理数字化技术应用探究

屈叶红

摘要：本文以机关事业单位档案数字化管理为切入点，分析目前机关事业单位档案管理中存在的问题，并有针对暴露出的问题提出了有针对性的策略，以此来完善机关事业单位档案管理数字化，与此同时，还明确相关部门的责任，通过培训等措施加强人员的责任感，进一步提升档案管理的效果。

关键词：机关事业单位;档案管理;数字化

引言：

档案管理是机关事业单位管理过程中重要的组成部分，在实际的档案管理过程中，要根据机关单位的实际情况，遵守相关的保密原则。目前而言，在机关事业单位的档案管理过程中出现了很多问题，主要表现为缺乏明确的管理制度，工作人员责任意识不强，数字化应用效率低等情况，本文针对上述内容进行了详细地分析，并有针对性地提出了解决的措施，供大家参考借鉴。

一、数字化档案管理的优势

（一）提高自动化办公水平，减少资源的浪费

机关事业单位在档案管理过程中，传统的管理办法是十分有限的，随着工作量的增加，需要增加工作人员，还需要定期更换相关的软件设备，这样一来，不仅增加了档案管理的成本，同时也拉低了档案管理的工作效率。而采用数字化管理的模式，有效地克服了传统管理方式的弊端，将档案信息以数字化的形式储存到计算机上，同时也方便了档案的存储和调阅，不仅提升了工作效率，还节省了空间，降低了档案管理成本。

（二）确保文件得到充分的利用，资源始终得到开放

在机关事业单位中，使用档案是十分普遍的，很多部门也需要调阅相关的档案和资料。数字化档案管理与传统的档案管理显著的优势在于档案的应用方面，档案的存储、调阅摆脱了时间和空间方面的限制，有效地提高了机关事业单位的工作效率和工作质量。

二、目前机关事业单位档案管理存在的具体问题

（一）机关事业单位档案管理方式较为落后

目前而言，机关事业单位对档案管理的重视程度较高，也在积极地通过更新档案管理的方式来提高档案管理的效率和质量。在实际的调查过程中我们发现，一些机关事业单位仍采用传统的档案管理方式，以纸质的形式将档案管理在封闭的空间当中，导致档案的利用率比较低。随着机关事业单位的不断发展，传统的档案管理模式已经不适应企业的发展，特别是机关事业单位需要更高效、更细化的档案管理，而纸质的档案管理严重地降低了机关事业单位的工作效率。对此，需要机关事业单位重视数字化的应用，加强计算机在档案管理中的应用，以此来提升机关事业单位档案管理的效率。

（二）缺乏完善的档案管理体系

机关事业单位在档案管理的过程中，需要由专门的人员对档案进行分析存储。但是，由于机关事业单位在档案管理过程中缺乏明确的管理体系，导致档案管理效率低下，有大量的无效信息被保管起来，并且在保管的过程中出现了无序化。除此之外，还有一部分档案管理工作人员工作能力比较差，导致了档案管理工作效率低下。

（三）缺乏对档案管理的正确认识

在有些机关事业单位档案管理过程中，由于认识上的误差，没有认识到无形資产档案管理也是单位的重要发展资源，与此同时，还存在对档案管理重视程度不够高，操作不规范等情况，导致事业单位在经营管理方面出现了严重的偏差，充分反映了机关事业单位在档案管理过程中信息建设情况不理想的情况。

（四）档案管理人员专业水平有待提升

在机关事业单位的管理过程中，需要不断提升工作人员专业技术水平和素质。因此，在档案管理过程中，要重视档案管理的专业性和技术性，否则就会出现档案管理人员频繁交接岗位，对工作内容不熟悉的情况，进而严重地影响了机关事业单位的档案管理效率。

三、促进机关事业单位档案管理效果提升的具体 应用方法

（一）根据规范化标准化角度提高其管理意识

在机关事业单位档案管理的过程中，首先要解决的就是档案管理规范化的问题，要树立正确的档案管理概念，并积极运用到实际的档案管理当中。在档案管理过程中，要充分发挥部门的作用，对各部门起到一个监督的作用，不断地规范档案管理措施，加强各信息之间的有效对接。另外，在查阅相关档案的过程中，在规范网络技术的过程中，还要遵守规范化的操作，提高档案管理的安全意识，在查阅文件的过程中遵守保密性的原则，端正档案管理的思想，从思想观念上提高对档案管理的重视程度，提升机关事业单位档案管理的工作效率和工作质量。

（二）形成完善档案管理机制的构建

首先，建立健全档案管理体制，在管理制度方面，还充分发挥文件的管理作用，明确文件管理的职责。其次，在整合档案管理的过程中，提高档案管理的专业化水平，建立健全规范化的管理模式，将信息技术应用到档案管理当中，更有效地管理文件。与此同时，还要积极落实相关的责任制度。

（三）从规范化标准化角度提高档案管理人员专业水平

在机关事业单位档案管理的过程中，要遵循以下几点工作原则。第一，从规范化的角度出发，充分尊重员工的作用，定期对员工展开培训，充分发挥文件管理的作用和价值。第二，加强培养文件的技术能力和管理人员的管理水平，从思想意识到认识到档案管理的重要性，提高档案管理的安全性和保密性。第三，事业单位需要对员工展开训练，结合机关事业单位的实际情况，分析在日常档案管理过程中存在的问题，进行充分的讨论，以案例的形式展开交流讨论，让大家各抒己见，以此来提高管理人员的能力。除上述内容之外，还要积极聘请相关的专家，分析和解决目前档案管理过程中存在的问题，结合本单位的实际情况，进而优化档案管理的效率。

（四）促进档案改革，优化管理方式

随着我国经济的不断发展，在新时期的历史背景下，机关事业单位在领导的过程中，要积极创新，不仅要做好档案管理的基本工作，还要秉承创新发展的理念。首先，运用现代化的管理模式和方法，及时查阅以前的资料，提高对档案管理的检测工作。在实际的管理过程中，管理人员需要定期对档案进行管理，加大对病毒的检测和查杀。对于重要的信息档案，要及时地扫描管理，提高管理的效率，以此来提高管理的效率和质量。

结语：

总而言之，在机关事业单位发展的过程中，文件管理是发展的基础，同时也是重要的工作内容。在文件管理过程中采用规范化的管理模式，不仅有效地提高了机关事业单位档案管理的质量和效率，还有效地保证了档案管理的顺利开展。基于此，机关事业单位的相关负责人，需要结合单位的实际情况，制定完善的管理制度，以此来推动档案管理的规范化、标准化和高效化。

参考文献：

[1] 王艳丽.机关事业单位档案管理数字化技术应用探究[J].消费导刊，2020，（38）：206.

[2] 李卫华.机关事业单位档案管理数字化技术应用探究[J].行政事业资产与财务，2020，（11）：32-33.

[3] 黄光平.行政事业单位档案管理中数字化技术的应用[J].报刊荟萃：下，2018，000 （003）：P.81-81.