公交行业提升档案管理信息化水平的实践

摘要：档案管理领域得益于信息技术的应用，逐渐朝着数字化、信息化的方向持续变革。作为城市公交管理部门发展过程的主要记录载体，档案资料的信息化管理能够在显著优化管理效果的同时，确保各类型档案资料的存储、使用安全得到保障。本文从档案管理信息化的分析入手，在此基础上提出公交行业档案管理信息化促进的具体对策。

关键词：档案管理;公交行业;信息化;对策

公交行业发展离不开对档案资料的记录，完善的档案资料不仅是公交管理部门历史发展的重要见证者，亦是未来战略规划、制度完善的重要参考依据。基于城市发展建设持续深入的背景下，公交行业发展迎来转型升级的契机。传统档案管理模式的应用已然无法满足公交行业的现代化发展需求。正因此，加深对档案管理信息化建设的探讨，对于推动公交行业的现代化、信息化发展有着重要影响。

一、档案管理信息化分析

信息化管理形式已然成为现阶段我国档案管理的主要发展趋势，档案管理的信息化主要是依托于现代信息技术的应用，实现信息化的档案信息采集、档案录入、档案检索以及档案资料共享等，不仅在档案管理效率方面得到显著提升，亦可以为档案资料价值的最大化体现提供支撑。同时，档案管理的信息化建设可实现以统一制度、方式进行档案资料的规范化管理，并通过统一管理来达到提升档案资料完整性的目的[1]。另外，信息化形式的档案管理为公交行业内相关档案资料的共享利用提供可能，档案资料存储从以往的纸质形式转变为数字化存储，并以网络为载体实现长效存储与利用。相较于传统档案管理，档案管理的信息化建设离不开对计算机、互联网等技术的应用，并借助先进技术的应用实现档案资料的自动化、高效化管理。

二、公交行业档案管理信息化水平提升的对策

（一）重视规章制度完善， 强化组织领导

公交管理部門要想进一步提升档案管理信息化的建设水平，需要做到以下几点：（1）提高主要领导对档案管理信息化建设的重视度，依据实际情况进行领导小组的成立，小组成员为各部门负责人，小组组长、副组长分别由领导人、分管领导担任。档案管理信息化建设期间领导小组负责对建设进度的规划与统筹，对于信息化建设期间存在的关键、重大问题进行组内协商、探讨[2]。同时，领导小组下设执行小组，主要负责以领导小组命令、要求为依据，对档案管理信息化建设进行具体推进。（2）立足于顶层设计角度凸显档案管理信息化的重要地位，并做到在智慧公交计划制定中纳入档案管理信息化，以提高公交管理部门全体职工对档案管理信息化的重视度。依据对信息化建设需求的分析，分别从人力投入、财力投入、制度支持、设施引进等方面加大力度。（3）全面落实职责制度，结合单位现状进行数字档案室的独立设置，档案室人员主要负责对数字化档案的统一管理[3]。

（二）重视服务质量优化，开发服务工具

电子档案在公交管理部门发展中发挥着至关重要的作用，为进一步提升档案借阅的质量，需在明确档案管理现状的前提下，加大对相关检索工具的开发力度，保证相关人员能够全面检索档案资料，并及时获取所需的室藏档案资料。首先，需在掌握档案资料需求的前提下，进行检索工具体系的完善。以某地公交集团为例，在档案管理信息化建设的基础上，档案室编制超过16种的检索工具，文书档案涉及到对案卷目录、归档文件目录、全引目录，而专项档案、基建档案、照片档案、会计档案等均依据其类别进行针对性目录的编制，进一步实现对档案检索效率的优化。为最大化体现出档案资料的价值与作用，公交管理部门需持续推进对档案资料的数字化录入，以便于相关用户能够以信息系统为载体实现档案资料的在线查阅。其次，需加大对各类服务工具的开发力度。作为公益性服务企业，公交集团需在深入掌握用户需求后，加大对档案信息资源的开发应用力度，将编研工作纳入到档案管理系统性工作中[4]。以某公交集团为例，依据对实际情况的分析，组织编撰《快速公交建设》、《公交历年节日运输分析》等编研材料。

（三）重视数字化建设持续推进，强化基础业务

公交管理部门需做到紧跟信息技术发展趋势，站在数字化、网络化建设的角度来不断提升档案管理的信息化水平[5]。首先，依据相关标准制度进行电子档案日常监管的强化，明确电子档案的具体归档范围、保管期限等。同时，依据工作需求持续开展纸质档案转化数字化档案工作，依托于公交数字档案管理系统的应用，并为不同部门、岗位人员设置不同的档案查询与利用权限，实现档案资料的网上检索与查阅。其次，依据单位能力条件促进数据库建设的深入。按照相关制度要求进行目录数据库的完善建设，确保电子信息全文能够与档案目标进行一一对应，以便于用户利用计算机系统实现精准检索。对单位运营发展各环节、流程中形成的档案资料进行全面且及时的采集、归档与整理，然后以档案管理系统为载体进行批量导入。再次，公交管理部门需要积极联动软件开发商，加大对OA在线归档功能的开发与完善，通过构建档案管理系统与OA系统的连接，实现电子档案的在线数据传输。对于不同类型电子档案进行特色数据库的建设，例如视频档案、音频档案以及照片档案等的数据库建设。最后，公交管理部门需依据对档案管理安全需求的分析，加强对信息安全管理体系的完善建设，加大对适用性声明、安全管理手册等程序文件的开发力度，以此减少对档案损毁、丢失等现象的出现概率。

结束语：

综上所述，档案管理信息化建设水平直接影响到公交行业的智慧化、信息化发展。为发挥出公交管理部门发展中档案信息化管理的最大作用，需依据对当前档案管理现状的分析，结合上述对策来提升信息化建设水平，显著提升档案管理效率与质量，并为档案管理的智能化建设提供支撑。

参考文献：

[1] 陈一星. 公交行业提升档案管理信息化水平的实践探讨[J]. 卷宗， 2019， 009（003）：113.

[2] 张斌. 健全档案信息化制度，规范档案数字化管理--常州公交提升档案管理信息化水平的实践[J]. 人民公交， 2016（8）：52-54.

[3] 严婉， 张斌. 完善档案管理体系 提升档案利用效果——常州市公共交通集团公司档案管理工作纪实[J]. 档案与建设， 2017， 04（No.340）：83-84.

[4] 丛春妍. 对交通档案管理信息化建设的重要性与途径探讨[J]. 城市建设理论研究（电子版）， 2017， 000（028）：P.62-63.

[5] 张惠琳. 城市公交企业档案管理实践研究[J]. 河南建材， 2019（05）：183-184.

简介：姓名：高绿茵（出生年份1986年12月30日），性别：女，民族：汉族，籍贯：黑龙江哈尔滨，学历：在职研究生，单位：哈尔滨市公共交通和出租汽车发展中心。