当代档案工作中个人信息的合理保护

王利邦

摘 要：在群众的印象中，档案无非是一些关乎国家大事的重要文件，最起码也是一些事业单位中的数据信息，与个人之间的关系并不大，其实事实并不是这样。从档案工作不断完善发展的过程中不难看出，最早的党和国家行政机关的档案资料逐渐分出“财会档案”、“干部档案”、“公共事业档案”、“民生档案”等，服务对象越来越大众化，档案中的信息也拓展到了普通群众中。随着十三届全国人大常委会第三十次会议20日表决通过《中华人民共和国个人信息法》，个人信息的合理保护成为了人民群众重点关注的话题。本文主要分析了档案工作中存在的个人信息泄漏因素，并提出几点有效的保护措施。

关键词：档案工作;个人信息;合理保护;策略

随着社会经济不断发展，互联网时代正式到来，个人信息作为人民群众日常生活最具有影响力的数据，经常被各方主体因利益从多方途径所获取。随着电子档案登记备份制度彻底落实，档案工作中备份着非常多的个人信息，因此做好个人信息的合理保护具有非常重要的现实意义。

一、档案工作中存在的个人信息风险因素

（一）档案立法工作相对滞后

随着人们逐渐重视与关注个人信息的保护问题，我国不断完善相关的刑事与民事法律体系，但与其相关的法律法规却变动较少，与法律体系完善产生脱节现象。虽然部分档案法律条款中提到过个人信息保护问题，但由于所提甚少导致人们的个人信息保护意识仍存在一个萌芽的状态。同时，其中所涉及的个人信息保护法律条款不够健全，过于零散和抽象，相关体系也没有完善，经常使用一些模糊的概念表述与个人信息保护相关的法律内容，为司法人员工作增加了许多困难[1]。现阶段，在档案法中不存在个人信息保护与公开的界限、机构使用个人信息的权利、他人档案信息利用原则等内容，甚至还存在着个人信息保护范围不明确、管理人员工作义务不清晰、恶意利用他人信息的处罚措施不合理等问题。由于档案立法工作相对滞后，档案部门在执法过程中没有可衡量的工作标准，执法力度明显不足。现如今，档案工作已经逐渐转向了人民群众的个人信息服务，因此必须要加快档案工作立法的进程，跟上时代社会发展的脚步。

（二）缺乏个人信息保护意识

个人信息保护意识包括档案工作人员的保护意识与信息主人的自我保护意识。信息主人自我保护意识缺乏主要体现在不重视个人信息保护受到侵犯与个人信息安全，将个人信息随意透露给其他人，或为了一些蝇头小利利用个人信息换取其他有价值的东西，甚至将个人信息移交到档案馆时也没有提出一些隐私内容的限制利用要求。档案工作人员信息保护意识薄弱，没有维护好信息主人的个人权益，在实际工作中经常出现违规操作利用他人信息，甚至将自身的职业道德抛之脑后，将他人信息售卖换取利益[2]。在互联网时代中，个人信息逐渐呈现出大规模电子档案的趋势，并通过网络实现备份、存档，如何合理保护个人信息将会面临更大的挑战。若是档案工作人员缺乏信息保护意识与职业道德，那么人民群众日常生活中移交到档案馆的个人信息将有可能遭到泄露。

（三）档案信息安全体系不完善

随着我国互联网技术逐渐趋于成熟，个人信息的处理和传递变得更加便捷、高效，但也呈现出安全性不足的弊端，没有完善的档案信息安全体系，相关保护技术的应用不够深入，因此会经常发生个人信息遭到恶意使用或篡改的问题。现阶段，档案部门越来越重视网络技术的应用，并构建相关网站，通过网络技术改变档案工作的管理模式，但网络技术在为档案工作提供便利的同时，也相应的增加了信息泄露的风险。随着电子档案登记备份制度的实施，档案馆必然会成为公众个人信息的聚集地，所以档案信息的安全体系的可靠性将会直接影响个人信息的安全。但从现阶段实际情况来看，我国大多数档案部门都没有建立完善的档案信息安全体系，尤其是在一些如防火墙技术、数据加密技术或杀毒软件的应用等方面，需要进一步的加强与提高，从而合理、有效的保护个人档案信息[3]。

二、档案工作中个人信息保护措施

（一）加快个人信息保护档案立法工作进程

由于目前我国还没有建立与个人档案信息保护的法律法规，人民群众亟待档案部门出台与个人信息保护相关的法律法规，在实际工作中，除了要将《中华人民共和国个人信息保护法》作为主要的依据外，还应专门制定法律法规保障个人信息的使用与管理。但是制定法律并不是一蹴而就的，而是一项周期较长的过程，因此档案部门应在出台相关法律法规时制定个人信息保护相关的细则，确保其涵盖个人信息收集与利用的一系列问题，如个人信息公开与保护的界限、个人信息保护的方式、档案工作人员对他人信息的权利和义务、当个人信息受到侵犯时应通过什么样的渠道追究哪些责任等。同时，档案部门在制定行业法规时，还应保证与国家法律相兼容，能够与其他法规相对接，深入了解并合理应用国家颁布的与个人信息保护相关的规章制度[4]。通过加快个人信息保护档案立法工作进程，制定健全的法律法规，为档案工作中合理保护个人信息提供基础保障。

（二）加强宣传，提高个人信息保护意识

提高个人信息保护意识包括信息主人与档案工作人员。在信息主人方面，可以通过加强宣传教育，引发广大人民群众对个人信息保护的关注度，如通过网络、电视、报纸、手机短信等方式让人民群众了解保护个人信息的重要性，若是个人信息遭到非法利用时可以通过哪些方法及时挽回或可采取的赔偿方法，知道个人信息保护不仅是档案部门负责的事，更是关乎自身利益的大事。此外，人民群众在移交个人信息时，可以向档案部门提出限制利用的要求，并定期检查个人档案信息，对于一些不正当的地方要及时修改。在档案工作人员方面，机构应对人员进行培训考核与业务指导，如在步入工作岗位前要进行相关法律的考核，成绩合格者将予以聘用，并定期开展培训活动、研讨班等，提高档案人员的工作积极性与专业能力，不断提高档案工作人员的信息安全意识[5]。现阶段，档案工作不仅仅只是收集、整理和保管等，它要求档案工作人员必须要具备现代化的管理知识与较高的职业道德，所以档案工作人員要注重自我教育，避免被时代所抛弃。

（三）完善档案信息安全体系

在完善档案信息安全体系工作中，要从硬件和软件两个方面保证档案信息的安全性。在硬件上，要确保计算机、U盘等一些数据信息载体不受到损害，并合理存放，避免无法使用导致个人档案信息的缺失。在软件上要使用一些安全性较强的软件，并做好杀毒、更新等工作。在个人信息安全保护工作中，可以适当引进项目管理，将信息化建设内容详细分化，建立以储存系统、操作系统、应用软件等保障信息安全的管理制度，并与个人信息保护工作紧密结合。

结束语：

总而言之，在档案工作不断更新改革的背景下，做好个人信息保护工作很有必要。在实际工作中，可以通过加快个人信息保护档案立法工作进程、提高个人信息保护意识和完善档案信息安全体系等方式，实现档案工作中个人信息合理保护，保证公民合法权益不会受到侵害。

参考文献：

[1]朱沛沛.个人数字档案的信息安全保障研究[J].资源信息与工程，2021，36（03）：163-166.

[2]冯泽宇，王露露.基于生命周期理论的“健康码”个人信息保护策略研究[J].山西档案，2021（03）：107-115+106.

[3]邹洪伟.大数据时代档案用户信息隐私权保护的思考[J].黑龙江档案，2021（01）：192-193.

[4]李彩丽，张强.网络环境下个人信息被存档的影响研究[J].北京档案，2020（11）：34-36.

[5]陈红艳.档案利用中的个人信息保护研究[J].办公室业务，2020（20）：104-105.