新形势下企业档案管理信息化建设策略探析

刘镜

摘要：档案管理是企业运营发展中的重要工作事项，作为现代企业信息化管理的一环，提升企业档案管理水平、完成信息化建设对于推进企业发展有着重大战略意义，可充分发挥档案资源的功能价值，为企业提供经验教训、改革创新基础。但目前从企业档案管理信息化建设形势上来看，仍然存在重视程度不够、管理人员素质低下、缺少纲领性规划文件、缺少信息化管理标准等问题，阻碍档案管理信息化建设进程。为此，文章展开了新形势下企业档案管理信息化建设策略探析，以为企业提供参考。

关键词：新形势;企业;档案管理;信息化建设

新形势背景下，企业竞争愈发激烈，深化改革、创新发展成为企业可持续发展的必经之路，而在企业发展与改革过程中档案发挥着重要的作用，传统管理模式下档案内容失真、缺失问题频繁出现，而信息化档案管理模式不仅能够提高管理工作效率，也有效控制管理质量问题。因此，新形势下结合企业发展需要与社会形势展开企业档案管理信息化建设的探析有着重要现实意义。

一、提高领导档案管理信息化建设的重视

企业领导层将档案管理信息化建设纳入到企业发展战略当中，是实现档案管理信息化建设良好开局的基础，这一步骤提纲挈领，能够引起整个企业的重视，重新进行档案管理工作地位，也是员工认识到档案管理信息化建设为不可逆转的趋势，作为企业整体信息建设中的一个环节，其影响重大，必须高度配合与积极投入到该项建设任务当中;并且需要在实际行动中切实表现出对档案管理信息化建设的重视，如了解当前行业内同类型企业、已取得成功经验企业的档案管理信息化建设经验，与相关负责人针对构建方案展开深入探索，定期召开会议，与负责人就档案管理信息化建设情况展开分析与研究，做出科学部署，监督负责人将工作落实到实处，并将档案管理信息化建设成果纳入到领导以及相关负责人的绩效考核当中，以此为企业档案管理信息化建设提供强大的推动力[1]。

二、建立高素质、高能力的专业信息化档案管理团队

目前，从企业档案管理信息化建设现状来看，专业信息化人才短缺问题十分普遍，多数从业者存在技能落后、信息化素养不足情况，该问题也成为企业信息化进程当中的最大掣肘，诸多企业完成档案管理信息化建设后，工作人员无法运用信息化功能展开工作，严重限制信息技术价值的发挥[2]。面对该情况，应明确信息化档案管理绝不仅仅是工作人员利用信息化设备、软件进行档案保管、整理等工作，其还需要懂技术人员展开海量信息的处理、设备的日常维护以及数据库的管理，因此，需要从档案管理部门人员结构上进行调整与改革，引进技术型人才，并展开技术培训，使原岗位工作人员掌握信息技术技能，在工作中能够充分发挥信息技术的使用价值，了解常见软硬件常见异常与故障的处理方法，并且强化档案管理人员的责任意识，当发现问题无法处理时，及时寻求技术人员的帮助与支持[3]。

三、完善企业信息技术基础建设

一方面，企业需要根据发展需要明确档案管理信息化建设的总体需求。以生产类型企业为例，其需要构建起互换性企业技术档案管理平台，以便充分利用互联网技术、大数据技术提高档案管理工作效率;生产型企业在发展过程中产生了大量技术类信息，事关企业机密，需要形成具有极高安全级别的防护型档案管理平台，加强信息内容保密，并便于调取相关技术资料数据，为企业技术改革与优化提供参考依据[4]。另一方面，完善技术手段。需引进专业型技术人才，做好充分准备进行技术攻关，并加大企业投入，不断提升自主研发能力，也可与行业内其它企业合作，不断研发新型技术。同时，需要进行设备的更新，完善硬件基础设施;做好软件等级评定，优化软件开发。此外，还需要根据软硬件的功能与使用价值形成技术标准，避免在软硬件建兼容性上出现问题，影响信息化建设进程，为企业带来经济损失。

四、实现档案数字化、资源共享

档案管理信息化建设的核心是资源的建设，意在利用数据、信息资源为企业发展提供强有力的支撑，同样也通过资源的快速处理，提高工作效率，充分实现资源的价值。因此，应根据档案资源的特性提高数字化建设水平，遵照数字信息化建设的基本规律，在落实工作中科学部署，形成完整、系统的工作流程，保障每项建设工作的顺利进行，并做好监督，从企业发展的实际情况出发，建立起数字化管理目录，能够实现对资源快速、精准处理，准确识别与提取工作中所需数据或信息内容[5]。同时，推动资源共享，在法律允许情况下，应构建综合性档案管理系统，系统的主要作用则是将企业内所有部门的档案集中于同一系统当中，各个部门均有登陆档案管理系统的权限，并且需要按照档案管理部门的要求，定时上传档案、严格按照标准进行档案查阅，上传后在信息技术支持下内部对文件的处理与归档情况可实现企业范围内共享，并可根据需要，按照时间顺序、文件大小顺序等类别形成档案目录，方便查阅与各部门工作，而这是实现档案管理信息化建设使用价值的重要表现。

结束语：

综上所述，档案管理信息化改革是不可逆转的趋势，但从当前企业建设现状来看，信息化程度仍处于较低水平，一方面在于技术条件不足、另一方面在于技术人才短缺，导致档案管理信息化系统难以真正发挥价值。本文从强化对档案管理信息化建设的重视、人才队伍建设、技术支撑构建、档案数字化与资源共享四个方面探索了在档案管理信息化改革建设、使用上的策略，希望为行业内提供有益的参考，明确档案管理信息化建设目标，形成科学的方案，以期顺利完成档案管理信息化建設相关工作。

参考文献：

[1] 白雅文，吴景泰. 企业技术档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J]. 信息记录材料，2021，22（2）：44-45.

[2] 支超. 基于目标管理和PDCA循环视角下国有企业档案信息化建设[J]. 办公室业务，2021（5）：108-109.

[3] 邹惠琳. 企业档案管理信息化建设的障碍及优化策略探讨[J]. 企业改革与管理，2020（21）：46-47.

[4] 曹硕. 知识管理背景下民营企业档案管理信息化建设研究[J]. IT经理世界，2019，22（10）：42-46.

[5] 李彤. 推进企业档案管理信息化建设的几点措施[J]. 办公室业务，2020（19）：64-65.