大数据时代背景下档案管理工作的探讨

王滔

摘要：当今时代是一个信息量爆炸的时代，大数据技术的横空出世使信息科学往前迈进了一大步作为新兴的信息科学技术，大数据技术已经成为世界各国相互竞争的一项前沿技术。能否在数量十分庞大的信息大海里快速、准确地找到对自己有价值的信息是当今计算机科学界十分关键的问题。为了顺应社会发展，档案管理工作应该进行改革，改变传统的管理方法，还要重视对管理理念的改变，在日常的工作中使用先进的信息技术进行档案的管理，提高管理工作效率以及质量，同时，也有利于降低管理人员的工作压力，促进档案管理工作向信息化方向发展。鉴于此，文章对大数据时代背景下档案管理工作面对的挑战以及优化策略进行了研究，以供参考。

关键词：大数据;档案管理;优化策略

1大数据时代给档案管理带来的挑战

大数据时代的到来虽然给档案管理工作带来了很多新的机遇，但同时也带来了很多挑战。第一，对传统管理理念的挑战。在传统的档案管理理念下，档案管理人员需要对档案进行逐一分类，并做好相应的标记。但是在大数据时代下，档案信息量十分庞大，且部分档案信息是交叉的，如果仍旧沿传统的管理模式开展工作则无法有效对档案信息进行分类和标记。同时，过去档案管理人员认为档案管理的重点是档案文件而不是档案中的数据信息，缺乏数据意识，没有深入挖掘档案数据信息的重要价值。第二，对档案形式的挑战。传统的档案即纸质档案，但大数据时代要求以电子文档、图片、音频以及视频的形式记录和存储档案信息，这就需要档案管理人员掌握大数据时代的要求，利用合适的形式保存档案。第三，对档案管理人员的挑战。在过去档案管理人员只需掌握基础的档案管理流程与操作即可，但大数据时代对档案管理人员提出了更高的要求，要求其具备大数据技术和相关信息技术的应用能力，以及较高的业务水平。

2大数据时代背景下的档案管理实践方向

2.1档案数据采集

从档案管理收集层面来看，传统的档案管理收集模式，大都立足于已归档的档案信息，对这些档案管理材料进行整理、处置。但是，依据企业的业务要求来划分档案管理内容，会发现部分数据信息存在归档信息记录上的模糊。而在大数据时代背景下，档案管理能从以往的档案收集整理模式，转变为档案数据采集方式，依托大数据平台，针对不同的档案信息类型、信息来源，提供多路径的数据信息收集获取渠道，使信息收集更加具体化、有针对性，为档案管理工作提供有质量保证的原始信息。

2.2档案数据处理

从档案数据信息处理层面来看，传统的档案管理要经历两种方式来判定档案信息的价值：第一种，档案信息归档之前对信息材料的初步判定;第二种，在档案信息归档之后，对其档案信息进行重审，并以此判定档案信息的价值性。而在大数据时代背景下，档案信息数据能够在大数据技术的支撑下，自动进行智能化判定与筛选、过滤、鉴定，以此从中判定档案信息的价值性，便于档案管理人员将有价值的档案信息做好保密工作，进一步提升档案管理信息数据的处理效率和使用价值。

2.3档案数据维护

从档案信息维护层面来看，以往的档案管理模式，大都以纸质的档案信息为存储方式，来保存档案信息数据。而大数据时代背景下，档案管理能够从以往的纸质档案存储保管方式向档案数据维护模式转变，使档案信息以电子化数据形式呈现，不仅便于档案信息的运用、分享、存储，还能够提升档案信息的管理成效，增强档案信息的运用效率。

3创新档案管理理念实现管理信息化的途径

3.1建立健全档案规范体系

要想在信息化时代使用信息技术做好档案管理工作，健全的档案规范体系是一切工作的基础，能够统一管理工作的各项标准。在传统的管理工作中有很多缺陷，管理工作质量较低，档案管理工作的作用没有得到充分发挥，现如今，档案管理工作缺少统一标准，信息化技术的覆盖不彻底，所以，我们必须要有一个健全的管理规范体系，提高档案管理工作的质量。

3.2提供技术支撑

信息化的档案管理工作必须要有更多先进技术的帮助，技术是进行一切工作的基础保障，所以，一定要向管理部门提供技术支持。信息化的档案管理应该在APP上进行工作，要针对档案管理工作进行应用开发，除此之外，为了提高管理工作效率，管理软件要和自动化的办公系统结合到一起。先进的设备同样也是信息化管理的技术保障，有效提高管理工作效率，减轻工作人员压力负担，保护他们的身体健康。

3.3对档案管理的软硬件设施进行更新

企业的档案管理部门需要定期更新档案管理的软硬件设施，这样才能提高档案管理的质量和效率，从而将重要的内容得以保存，减少问题的出现，现代化的设备能够实现更好的效果，全面进行管理，并且能够应对各种问题和困难，达到更好的效果，使得重要的内容得到准确的保存。在实际的发展中，档案管理人员需要学会熟练的操作相关的设备，还需要对软硬件设施进行及时的更新，这样就能保障数据的完整性，还可以进行分类整理，提高档案管理的水平。

3.4拓宽档案管理途径

大数据时代背景下，应重视档案管理工作在企业发展中的关键性作用，推助档案管理工作模式方式理念的升级化，并借助先进技术的力度，进一步拓宽档案管理途径，以此为企业各项工作的良好开展，提供丰富且有针对性的档案信息服务。首先，在拓宽档案管理途径中，依托网络平台，打造档案管理数据平台，推出档案管理信息化进程，以档案管理数据平台为基础，加强档案信息的收集、分析、处理功效，不断提升档案管理工作实践质量。其次，在拓宽档案管理途径中，借助微信、微博、远程技术、云端，打造微博服务、微信服务、远程服务、云服务等服务平台，使档案信息以多路径、多途径、多方式进行收集、处理、获取，增强档案信息的有效运用成效，满足企业工作人员对档案信息的良好运用模式。例如：运用微信，以微信公众号打造档案管理板块，推进档案信息在平台中分享流通，同时根据档案信息的价值设定权限，在确保档案信息安全的前提下，增強档案管理工作成效。

3.5增强档案安全性

如今已经进入大数据时代，人们也已经习惯于在各大应用平台随时随地上传图片和视频，分享信息资源。如果借助移动网络，信息的传输速度更为惊人。稍有疏忽，就会造成信息的泄露，档案信息的安全就难以保障。一旦发生病毒和黑客攻击，档案信息安全受到危害，就会发生难以估量的损失，对社会发展造成严重的危害。因此档案管理者要提升信息系统的安全性，规范档案查询利用管理，弥补其在安全管理上的缺陷，降低档案信息安全风险。因此，相关部门要重点保障档案信息的保密性以及安全性。可以完善档案数据化管理平台，在平台当中通过设置防火墙、声纹认证等方式降低系统被黑客、病毒攻击的几率。档案管理人员也需要定期扫描系统漏洞和病毒，并进行修复，确保档案的安全性，且需要做好档案备份工作，避免档案丢失造成严重影响。

结语

综上所述，大数据时代的到来为档案管理工作提供了新的机遇，但也使档案管理工作更加复杂，因此需要树立信息化管理理念、加强信息化建设、完善管理机制、加大人才培养力度并增强档案信息的安全性，从而防范风险，充分发挥档案的作用。

参考文献：

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