探究事业单位档案管理创新与改革路径①

王秋海

摘要：事业单位档案管理的主要工作包括对档案信息的核实、储存并实现信息的实时更新。传统的事业单位管理模式耗费大量的人力物力，由于信息化的普及程度较低导致档案的完整性和实时性难以实现，由此可见实行数据化的档案管理是社会形势所趋。本文对事业单位档案管理创新与改革路径进行探讨。

关键词：事业单位;档案管理;创新改革

1了解事业单位档案管理与模式创新的必要性

1.1新时代社会对人才资源的利用需求增强

事业单位的可持续发展离不开对人才资源的不断挖掘、管理和利用。在如今社会人才需求度不断增加的背景下，事业单位对人才资源的利用和管理能力也需要不断提高。但是由于人力资源管理方面的信息含量高、数量基础较大，传统的档案管理模式具有很大的提升空间，创新档案管理模式能在一定程度上降低档案工作者的管理量，从而优化事业单位内部的组织架构。档案在员工入职、在职以及离职等不同工作时间范围内都发挥着记录过程、实时更新信息的作用，这也是人力资源部门考核、管理的主要参考内容。基于此，事业单位内部档案的处理是满足人才需求和管理的体现。

1.2传统的事业单位档案管理制度与模式不符合

发展趋势。在对不同事业单位档案管理模式和管理现状进行调查和分析的基础上，可以总结出传统的纸质化为主的档案管理模式限制了档案管理效率的提高，其中存在弊端要求事业单位相关工作人员不断创新档案管理模式，提高事业单位档案管理数字化和智能化。同时管理人员整体综合素质水平和能力不足，欠缺在专业知识上。因此很多事业单位不够重视档案管理方式，缺乏成熟的管理经验，工作质量要求不高。档案管理人员缺乏专业培养，导致不能正常使用和发挥资源价值。除此之外，管理模式由于封锁性强，在事业单位工作过程中过于死板，缺乏变通、过于封闭，不利于人才的自由发展，同时不利于优化人力资源配置，某种程度上是资源的浪费。

2事业单位档案管理创新和变革路径

2.1优化档案管理工作流程

首先，优化事业单位档案管理工作业务流程，需要相关从业人员定期梳理档案内容、事业单位档案管理部门内部环节流程、厘清部门同事与其他部门之间的业务衔接流程与环境。在此过程中，从业人员可通过利用计算机中的档案管理系统，对事业单位内部工作人员的档案信息进行录入、编制、监管、更新、维护，并利用计算机技术中的检索功能，对档案信息加以利用和处理，以便于及时反馈出在不同工作环节中的流程设计与职能规划需要。其次，优化业务标准制度，通过建立长期且有效的档案管理工作制度，重新审视流程规划、职能权重、组织架构以及成本效益等，根据分析出来的各方面数据，对档案管理工作人员进行明确分工、明确全责以及明确规范，将制度化、规范化及标准化贯穿于事业单位档案管理工作全过程，对人工操作起到一定的约束与管理作用。此外，还可通过将计算机网络技术人才的档案信息及工作事项纳入档案信息管理流程中，当事业单位计算机出现故障时，能够利用档案信息管理系统中的功能，及时联系到技术维修人员，快速解决计算机问题。

2.2加强工作人员培训力度

在新时期发展背景下，推动我国事业单位档案管理工作的创新与改革，不仅需要优化档案管理工作流程、创新档案管理工作体系，还需要注重新设备与新方法的引入以及加强对档案管理从业人员的培训力度。这样才能保证引进的新设备与新方法，能够与档案管理工作人员的职能水平、工作能力、工作内容等有效衔接起来，避免因档案管理人员技能陈旧，而无法使用新引进的设备与方法。首先，在引进新设备与新方法之前，应积极开展相应的员工培训工作，对档案管理人员的专业能力和综合素质进行培养与提升。在此过程中，事业单位可通过定期组织一批集计算机技能、档案管理技能、创新人才等为一体的综合团队，在企业内部对工作人员进行有效培训与技术交流。事业单位还可以定期带领档案管理人员到国内外优秀企业参与走访调研、实训实践等工作，从多方面提升档案人员的工作能力。其次，在以保障档案管理工作人员工作理念、技能等方面的提升基础上，还应加大对档案管理信息化建设的资金投入力度，加强先进计算机设备、信息技术、创新型技术人才等方面的引进，为提高档案利用率及工作效率，提供人力、物力、财力等各方面的支持。

2.3提升档案管理服务水平

首先，需要提高对档案安全管理的认识，明确认识到档案安全管理的重要性与必要性。事业单位在有效开展档案安全管理工作时，相关工作人员必须制定严格且符合规定的档案资料应用制度，严格要求档案管理工作人员规范使用档案资料，明确提出违反应用制度者，应给予降职、降薪等之类的处罚，防止工作人员因引起工作失误造成档案丢失或损坏。其次，在事业单位档案管理工作的实际工作流程中，相关从业人员还要确保计算机系统环境的安全性，利用相应技术开发专业的计算机系统监管软件、维护计算机内档案管理系统各项档案资料的同时，阻挡外来侵入者、病毒的入侵。在此过程中，事业单位可采用比较常见的安全保护措施，比如在档案管理和局域网内形成有效的防护墙，规避病毒与黑客的入侵。此外，要加强档案管理信息化的安全性，同时，还应注重提升事业单位档案管理工作服务形象，以满足事业单位的业务拓展需求。在此过程中，可通过培养档案管理人员创新意识、大数据及信息化思维方式、创造能力等，从档案管理工作人员的理念上，推动事业单位档案管理工作与时俱进创新。最后，还应将以往传统的内部资源管理工作方式，转为共享档案管理工作体制，加大档案管理工作的资源共享力度，以便于整体提升档案管理工作与社会发展相适应的水平。

结束语

总而言之，在网络时代背景下，如何合理利用網络技术进行工作创新已成为各行业发展的关键。事业单位档案管理工作覆盖面广泛，工作内容繁多，为更好地发挥档案信息的价值，需要事业单位应用科学工作方法，通过构建完善的管理体系以及合理应用管理手段，不断优化档案数据和信息收集、整理、储存等工作环节，不断提升数据的使用效能，发挥现代化发展战略，为事业单位的各项工作提供数据支撑。

参考文献

[1]陈鸿雁.事业单位档案管理创新与改革分析[J].办公室业务，2015（003）

[2]朱大志.关于事业单位档案管理创新与改革分析[J].黑龙江史志，2015（013）