就业服务视角下的档案管理信息化探究

摘要：就业服务是公共服务中重要组成部分，主要是学生求学之路结束后将档案迁回到户口所在地进行保存，同时也涉及入职后档案迁出到企业的业务，在就业服务视角下，档案管理工作越来越繁忙，档案迁入迁出业务办理较为繁琐，纸质档案的迁入迁出存在诸多问题，因此，积极探索档案管理信息化建设，能够有效提升档案管理的有效性，具有积极意义。

关键词：就业服务视角;档案管理信息化

引言：

档案管理是地区公共服务中非常重要的组成部分，档案代表着对具有自然属性、社会属性的人的生涯详细记录，是人们不可缺少的一部分，见证了人的发展过程，是一种宝贵的资料财富，做好档案管理，能更好地服务于人民，也因此，还需要加强档案管理才行，信息化建设就是不错的突破方向，能有效提升档案管理的效率和质量。

一、档案管理工作简单说明

档案是对具有自然属性、社会属性的人的生涯详细记录，对于一个人的檔案管理，从求学开始，档案在学校中管理，在学校之间转档;当求学之路结束后，档案有去第三方所在人才市场、托管回生源地人才与就业中心、去签约单位等多种档案管理途径，如签署三方协议，档案可以派发到各地的人才市场，如未签三方协议或选择托管，档案大多回生源地人才与就业中心;当签约正式单位，且正式单位需要档案时，档案要归入单位，则从档案所在地迁入单位。

可以看出，个人档案是个人过往求学、求职、工作等多个过程的见证，是宝贵的资料财富，对档案进行精确化的管理，能够有效了解个人求学就业情况，其蕴含有很多价值，读取档案资料中的价值，为就业服务工作提供数据支持，帮助社会更好、更快发展。同时，随着社会发展，档案形式变得越来越多样，档案总量变得越来越多，对于划分、存取和调用，都带来更多的挑战，落后的管理方法势必影响档案管理的质量，因此来重视档案信息化建设才行[1]。

二、档案信息化建设的意义和建设难点

（一）档案管理信息化的意义

1.提高管理效率：如果以纸质档案为载体，工作量较大，管理起来比较麻烦，如果以电子档案为载体，各类型数据的划分、归整、调取会较为简单，同时档案的迁出迁入等都会变得方便，举个简单的例子，在就职某一单位后，需要将档案转入，纸质档案的迁出迁入会比较麻烦，而依靠电子档案，可一键申请，一键迁出迁入，管理更加方便[2]。

2.减少损耗：纸质档案必将面临各种形式的损耗，虫叮鼠咬、灾害情况等都会导致纸质档案出现问题，甚至失效，而档案所在就业与人才服务中心，需要花费大量人力物力进行档案防治、档案备份、档案修复等工作，而信息化档案就没有这方面的烦恼。

（二）档案管理信息化建设难点

1.缺乏创新动力：就业与人才服务中心现有的档案管理机制仍然适用，只是档案管理的质量和效率不高，而创新档案管理信息化建设也并不轻松，档案信息化系统前期投入较大、档案管理人员不适应，电子档案安全性问题，档案信息化建设规划费时费力等，可以说档案信息化建设是对传统档案管理的一种颠覆，这也就导致很多时候缺乏创新动力，档案管理信息化建设总是雷声大雨点小。

2.配置与机制滞后：想要实现信息化档案管理系统，需要精良的硬软件信息软件系统，需要信息化技术的支持，需要保证档案的安全性，多方面都要做好，而很多情况下，档案管理信息化技术与配置较为滞后，多停滞在基础层面未曾深入，这导致档案信息化建设有华无实。另外，在构建了档案信息化系统之后，使用机制也需要随之完善，比如调取权限，比如信息安全防护等，这些机制还未完善。

3.缺乏专业人才：档案信息化建设需要专业的信息化人才来推动落实，目前我国在全面推动档案管理信息化建设，各地就业和人才服务中心也在推动监理信息化的电子档案平台，但档案信息化建设中，多为档案管理专业方面的人才，却缺乏信息化技术方面的人才，人才配置不够全面，导致档案信息化建设并未完善。

三、推动档案管理信息化建设的策略和建议

（一）搞好档案管理信息化建设，领导重视是关键

服务中心领导对档案管理工作的重视程度，对信息化档案价值的认知程度，很大程度上决定了档案管理工作的改革创新，上文提到，档案管理信息化建设创新动力不足，就这一点，还需要领导阶层重视档案信息化建设才行，将档案管理信息化建设大事要事来办，引入信息化系统，选聘人才，组建框架。

（二）切实提高档案工作人员信息化素养

切实提高档案工作人员信息化素养需要从选聘以及培养两方面入手。首先在选聘的时候，注重对信息化人才的选聘，放宽视野，抬高门槛，从实际需求出发，对服务中心的人才结构进行调整，让专业的人完成专业的工作。其次要加强档案人员信息化素养培养，及时和相关档案管理人员进行沟通，积极组织信息化培养，加强总体规划，不断进行信息化系统的应用、检查、维护各方面能力培养，保证档案信息化建设能够顺利开展[3]。

（三）管理制度的完善

档案管理信息化建设需要随之建设完善的电子档案管理制度，服务中心需要建立完善的规章制度，相关工作人员必须按照标准化、具体化、规范化的工作流程开展，在档案的迁入迁出管理上规范化作业，让工作人员在档案管理时有法可依、有理可循。同时也要加强电子档案管理工作的监督审查，实行追责制，谁管理谁负责，提高档案管理工作人员的警惕心与责任心，以更好地完成电子档案管理工作，更好地推动传统档案管理向信息化档案管理转型[4]。

（四）信息化系统安全防护

重视信息化档案系统的安全防护，如发生档案泄露问题，容易引发社会不信任。具体来说，规划网络IP地址，制定网络IP地址分配策略，对线路和区域安全提供线路备份和硬件冗余，降低系统风险，设置专业级防火墙，进行档案加密管理，设置访问规则，多方面提升档案信息化系统的安全防护能力。

四、结束语

总的来说，本文首先对档案管理工作进行了简单说明，其次分析了在就业服务视角下，公共就业和人才服务中心档案管理信息化信息化的意义以及建设的难点所在，最后从领导重视、人员选聘培养、制度完善、安全防护四点来分析了推动档案管理信息化建设的策略，希望上文分析能有帮助。

参考文献

[1]刘仁江.基于信息化条件下的档案管理与服务创新研究[J].自然科学：全文版，2016（7）：00214-00215.

[2]孙净.信息化时代下档案管理的创新与发展探究[J].新丝路：上旬，2019，000（007）：P.1-1.

[3]张忠良.信息化时代创新档案管理服务模式探究[J].档案管理，2019，237（02）：96-97.

[4]白幸.信息化视角下的档案管理探究[J].卷宗，2017，000（010）：80-80.

作者简介：

包文虎， 1976.12，男，汉族，安徽池州人，学历：本科，研究方向：公共就业人力资源信息管理。