浅谈档案信息化建设的意义

许欣

摘要：积极开展档案信息化建设，能够及时加强档案信息资源的归档整理，便于进行分类查找，从而更好地加以利用。加强新形势下档案信息化建设和档案管理思考研究，对不断提升档案管理质量和档案资源最大化利用水平具有重要的推动意义。

关键词：档案 信息化 创新性

档案的资政、存史、育人功能，为我们了解过去、把握现在和启新时代档案工作呈现出許多新特征。档案信息化建设是现代化档案管理工作的重要内容和形式，也是顺应时代发展的一种现代化管理方式。传统的档案管理工作由于文本资料整理复杂，受到年限、环境等影响，容易造成丢失，严重影响档案资源的有效利用。

一、传统档案管理存在的问题

（一）档案管理制度和流程不够完善。各类制度形式化非常严重，无法结合实际情况，档案管理工作中忽视重点内容。针对档案管理流程层面，在档案收集整理、归档等环节不够清晰，各个环节的工作存在滞后性，应归档的档案没有及时的归档，导致档案管理工作非常混乱，在档案查找时存在档案的遗漏，无法全面地反映人力资源的工作情况。

（二）档案管理手段落后。传统人事档案管理手段存在滞后性。大材料一般采用纸质材料，导致各类档案出现破损与卷脚。在档案管理环节中效率低下，经常出现重复的人力劳动，档案的美观度不高。档案管理人员采用订书机等进行档案的汇总，既损坏了档案的原貌，也对档案材料的内容产生一定的影响。在设备的配置上，无法本着因地制宜的原则，档案仓库内部环境不佳，无法采用防火、防潮等手段，管理方式非常落后。档案管理人员编制不足，很多档案管理人员没有经过专业的培训，忽视了档案管理的意义，在档案收集整理和归档工作中不够规范，导致档案存在遗漏和疏忽。

二、档案信息化建设的主要特点

（一）档案信息化建设的革新性。信息化的档案管理模式可以改变以往的传统模式，大大简化档案管理流程，提高管理档案管理过程的信息收集的效率，以信息化的方式去减少档案管理过程当中的错误和不必要的麻烦。构建起信息化档案管理模式的主要目的主要是建设其档案管理和建设的信息自动化处理，能够自行的对档案信息中的资料的真假进行自动的分辨，然后能够对根据资料的类型和收集方式进行自动的分类，来尽可能的提高信息内容的可靠性。

（二）档案信息化建设的时效性。就档案管理工作而言，其本身就是一个十分复杂和综合的管理工作。虽然其管理的信息内容十分的繁杂，但是档案管理工作本身却对档案的信息的时效性具有较高的要求。由于档案内容会随着时间的推移发生时刻的变化，这就需要档案管理人员进行实时的改变。在以往的传统的管理工作当中，为了保持档案的时效性是较为困难的，同时也需要大量的工作人员和工作时间但效果却很低。在新的形势下信息化的档案管理模式就可以极大的改变这一现状，最大程度的提高档案管理的工作效率提高档案信息的时效性。只有构建起信息化的档案管理才能进一步的将档案的内容进行更加深入的細化、分化、消化。需要指出的是，我们所谓的档案信息化建设的时效性不仅仅是需要对档案信息的实时更新和收集，同时还需要对档案的时间观念进行有效掌控。

（三）档案信息化建设的创新性。档案馆库等基础设施建设薄弱，普遍存在面积严重不足、到期档案无法接收、设施设备老旧、档案安全难以保障等问题。要全面实现档案信息化建设功能目标，馆库建设就成为必须解决的首要问题，应体现文化性、多功能性、公共性、开放性、标志性、环保性等设计理念，发挥档案馆功能，提升公共服务能力，必须以存储种类结构合理、数量丰富的档案资源为前提。广泛开展收集工作，接收除传统载体之外不同门类、不同载体的档案，特别是电子档案，包括各种办公系统产生的各门类的电子文件、公务电子邮件、网页信息等。

（四）档案信息化建设的多元性。档案资源在来源上更加广泛、内容上更加丰富、载体形态上更加多样、数量上趋向海量，档案管理法治化进程加快，档案法律法规体系日益健全，数字档案馆建设引导传统档案馆未来走向，档案服务出现了多元化转变的趋势，社会公众对民生档案信息需求快速增长。因此，适应新特征、响应新时代需求，既是对档案工作的重托，也是急切需求。

三、档案信息化建设的意义

在档案管理工作过程中，档案利用服务一直都是十分重要的一项内容，也是实现档案信息价值的重要途径及措施，因而较好开展档案利用服务也就十分必要。在当前电子政务背景下，相关工作人员应当结合电子政务环境特点，选择并运用符合实际情况的档案利用服务模式，从而确保档案利用服务能够得以更好开展，使档案利用服务质量及水平能够得以有效提升，更好满足人们实际需求及要求。

新时代为档案事业提供了新的发展空间和大好机遇，同时也带来了挑战和阻力，如何充分利用机遇，突破挑战，力促档案事业高质量发展，是当前档案部门面对的一份答卷。档案管理部门应主动的变革档案管理的方案，从而实现现代化管理。结合人力资源管理的实际需求，改善自身的管理理念，在各类管理方案中选择最佳方案，在新的起点上推动高质量发展，在学习和借鉴的基础上，找到符合档案信息化建设的发展路子。