浅析基层机关单位档案管理现状与对策

苟晓

摘要：本文以《机关档案管理规定》最新要求为出发点，针对目前基层单位在制度建设、机构及人员设置、基础设施配备等方面存在的问题进行了深入的剖析，并结合基层单位档案管理的现状提出具体可行的改进措施和建议。

关键词：基层单位;档案管理;现状;对策

2019年1月1日国家档案局正式施行了第13号令即《机关档案管理规定》，规定从机构设置、人员配备、基础设施建设、档案形成与收集、档案整理与归档、档案保管与保护、档案统计与移交、档案利用与开发、档案信息化建设等方面提出了最新的要求。尽管该规定主要是针对各级党和国家机关、人民团体的档案工作，但是在其附则中也指出事业单位可参照执行，本文从《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）解读的角度来具体分析基层单位在档案管理过程中存在的问题，并提出粗浅的建议，对于基层单位档案管理来说具有一定的借鉴意义。

一、基层单位档案管理的现状

（一）机构和人员不健全

对于基层单位来说，档案工作人员主要分为两个部分，一部分为正式在编人员，一部分为聘用制人员。聘用制人员主要负责最基础的档案整理，在编人员负责对档案进行规范化整理。但是从从事档案工作的人员素养来看，正式在编人员素质相对较高，部分人员参加過相关档案培训，而聘用制人员档案素养较低，没有受过专门档案培训，档案人员素养参差不齐。同时，从事档案工作的在编正式人员，知识结构也局限在传统的纸质档案管理层面，信息化知识相对欠缺，已不能适应新时代档案工作的需要。

（二）档案工作机制不规范

从目前档案行政管理部门反馈来看，由于市县两级档案行政管理部门在业务指导和执法检查方面人员较少，在监督指导基层单位档案工作上存在一定的缺位现象，对基层单位档案工作的监督指导几乎空白，导致基层单位往往没有严格执行年度报告制度，部分单位的档案保存在本单位本部门，没有及时向档案馆进行移交，档案工作机制不规范。

（三）档案功能用房基础设施不完善

通过对基层单位档案管理的调查来看，由于主客观原因的限制，市县两级单位一般有专门的房间作为档案库房，档案阅览用房与档案办公用房局限在一个房间内，展览、数字化等技术用房几乎没有设置。同时，档案库房内部各种类型档案混合存放在一起，没有根据载体类型做到分区设置，涉密档案和非涉密档案没有满足分区阅览的需要，档案管理比较混乱。

（四）档案安全存在隐患

基层单位的档案库房多设置在顶层或地下，地面没有经过特殊处理，防潮和承重大多不符合相关要求，部分档案库房内部明线裸露在外，堆放有与档案保护无关的杂物，在“八防”上仅配备有简单的灭火器、防虫药等，没有配备防盗、监控、空调、遮光等设施设备，“八防”要求不达标，档案安全难以保障。

（五）档案管理不规范

由于基层单位的档案散存在各业务科室，且没有指定专门的人员负责整理档案，很多档案还存放在传统的牛皮纸袋里保存，并且聘用制人员档案素养较差，档案案卷质量不符合相关要求，档案整理不规范。根据基层单位档案管理的现状，结合地方行政管理部门在行政执法检查过程中反馈的情况，由于档案工作人员多为聘用人员，流动性较大，稳定性差，且素质档案工作台账不完善，底数不清的状况在基层单位尤为突出。

（六）信息化建设滞后

随着信息技术的发展，对档案工作提出了新的要求，存量数字化、增量电子化已逐步提上日程。在基层单位的档案管理还停留在传统的档案管理模式上，有的单位的档案管理室环境差，设备不全，硬件和软件设施都更新不及时不到位，缺乏现代电子设备，一些光盘档案或者电子档案得不到有效处理，致使档案管理工作的效率不高。

二、改进的措施

（一）建立健全档案管理机制

档案管理的根本目的是为了档案的有效利用，必须要健全档案管理机制，首先要清晰、准确和完整的采集信息，进行科学化和标准化的归类。制定标准管理体系，保证每一个环节的规范，推动档案的科学化、信息化、规范化管理。制约基层单位档案工作发展滞后的根本原因就是体制机制不健全，为了更好地促进基层单位档案工作的健康发展，首先就是要建立完善的档案管理体制。要形成档案工作领导小组、档案负责部门、档案工作人员的档案管理网络，由分管领导任档案工作领导小组组长具体领导档案工作并负责协调档案工作的重大事项，办公室室（或档案综合管理部门）具体负责档案工作的日常管理和档案工作人员的监督指导，专门人员具体负责档案的日常收集、积累和归档。将档案工作纳入到各科室的年度目标责任考核，促使各科室真正重视档案工作，规范档案管理。

（二）档案目录集中统一管理

按照《规定》要求，机关的全部档案应当集中、统一管理。基于基层单位档案数量大、种类多、档案库区面积相对不足的管理的现状，对档案实体进行集中统一管理难度较大，短期内难以实现。可以按照实体分散，信息集中;责任分立，归口统一的原则，制定一套科学的档案管理制度，每个业务科室指定专人负责本部门档案的收集、整理和保管，并定期将目录移交给机关档案管理部门，做到底数清晰。机关档案综合管理部门定期对各部门档案管理的实时性进行检查和检查，确保目录与单位兼容，实现档案管理相对集中统一。

（三）强化档案人员素质提升

制约档案工作发展除了制度层面的原因，另一个重要因素就是人员素质较差。基层单位可以与地方档案行政管理部门联系，以联合举办培训班的形式，有计划、有步骤、有重点地制定培训计划，针对档案工作人员多为聘用制人员，档案整理不规范、案卷质量不达标的现状，分层次、专业化、重实效地开展培训，打造一支能够适应新时代档案发展需求的档案人员队伍。

档案管理过程信息化需要积极宣传档案法律和其他法律行为，提高依法档案管理的广度、深度和力度，以自觉、有效行动、落实到位。要在全体档案工作者中树立牢固的法制观念，增强档案法意识，提高档案法质量，形成自觉学法、学法、执法的氛围。各种形式的档案法律法规的研究，使档案法制的概念深入人心。

（四）加强档案信息化管理

伴随着信息化技术性的飞速发展，要把信息化技术性融进到档案工作中管理方法中，以合理提升管理方法品质和管理方法的工作效能。企业要提升信息机器设备资金投入，购置必不可少的硬件配置与软件，运用互联网与电子计算机进行档案管理方法，利用电子计算机与扫描机做好文本与图片档案信息归档工作中，保证信息的精确传送和有效运用。与此同时，要利用信息化提升对档案的开发设计利用，给予一个随时随地读取查阅档案信息資源的服务平台，合理提高档案管理方面的服务质量。信息化时期提升档案信息化基本建设是档案管理方面顺利进行的基本，要在提高工作员的档案观念、塑造技术专业的档案管理者团队的基本上，提升档案信息化基础设施建设基本建设，对档案管理方法开展转型，以方便快捷、高效率、高品质为标准，提升档案的归类分类管理，简单化复杂的档案管理流程，达到档案信息的搜集、归类、储存、查阅等作用，提升档案資源的利用实际效果。

（五）完善档案基础设施建设

针对基层单位用房緊张的现状，在保证档案库房单独设置的前提下，库房以外其他档案用房时，可以按照办公、整理、阅览等基本功能分区设置。加强档案管理的信息化建设，要应用性能优良和先进的配套设备和硬件设备，引进信息管理软件，将办公自动化系统和档案信息化建设有机融合，多层次、多角度、全方位地对档案信息进行搜集，丰富档案储藏，增加信息的储存量，实行一体化管理。同时，要严格按照“八防”的要求，配齐库房设施设备，确保档案处于一个安全保管的状态。另外，要严格按照规定定期向当地档案馆移交档案，确保档案不散存、不积压。

三、结语

目前，基层单位档案管理工作存在着体制不畅、经费不足、人员较少、制度不全、整理不规范、信息化建设滞后等方方面面的问题，本文从《机关档案管理规定》严格要求的角度对这些问题进行了对比分析，并结合基层单位的现状，提出了建立健全领导机制、规范档案严格管理、提升档案人员素质和完善电子档案管理等方面的对策和建议，以此促进基层单位档案工作的健康发展。

参考文献

[1]王英玮.对《机关档案管理规定》的意义和主要内容的思考（上）[J].北京档案，2018，（011）：16-22.

[2]佚名.机关档案管理规定[J].中华人民共和国国务院公报，2019.

[3]丁德胜.机关档案工作基础设施——《机关档案管理规定》解读之五[J].中国档案，2019，（04）：31-32.

[4]李英武，浅谈档案管理中现代信息技术的应用[J]，办公室业务，2018（02）.

[5]闫俊.高校教学档案管理中现代信息技术的应用浅析[J].知识经济，2018（06）：113-114.