事业单位档案管理工作中知识管理与实践探思

邹巧莲

摘要：基于现阶段事业单位档案管理工作新需求，本文档案管理和知识管理之间的关系进行简要分析，以此为基础尝试针对事业单位档案管理工作中知识管理的应用思路展开分析，旨在构建现代化档案管理工作模式。

关键词：知识管理;事业单位;档案管理

引言：

档案是企事业单位重要的知识资源，是各项业务、管理工作实施的证明文件，同时也是知识共享不可或缺的重要组成部分。开发档案中的知识，不仅能够发现企事业单位生产经营中存在的问题，还能够总结、挖掘、积累单位业务开展、经营经验，实现知识共享目标。作为事业单位档案管理工作人员，我们需要客观认识目前的档案管理工作新形势，把档案管理和知识管理有机结合起来，不断提升档案资料的应用价值。

1.知识管理与档案管理

1.1知识管理

知识管理分为两代，第一代主要是挖掘与传统意义上的显性知识相对的隐性知识;第二代是从用户角度出发，挖掘用户信息。知识管理克服了信息管理的缺陷，屬于一种重视与人打交道的信息管理活动，将结构化与非结构化信息相链

接的一种管理模式。对于知识管理来说，其重视的是学习、知识资产创造、竞争优势和创新能力的挖掘，具有一定的灵活性和独创性。

1.2知识管理与档案管理的关系

机关、组织和个人在社会活动中直接产生的保存查备的文字、图标、声像及以其他方式为载体的历史记录，都可以统称为档案。而档案管理就是以档案为中心所进行的管理活动。档案属于重要的信息资源，同时也是贮存信息的形式之一。档案管理与知识管理，既有区别又有相同之处。相同之处在于两者的目的相同，都是为了更好地为社会各方面提供便捷。同时，两者的管理对象有重叠部分。再者，两者的管理技术和管理流程相近，均需要借助集中化的方式处理信息，并都能用到搜索引擎、元数据、信息推送和信息安全技术等。

2.基于知识管理的事业单位档案管理工作策略

在新形势下，事业单位推行档案管理改革，知识管理运用可谓势在必行。在档案管理改革中，知识管理改革为重中之重。为了应用好知识管理，需要从以下几方面入手：

2.1提高档案管理人员素质

档案管理人员的工作能力、职业素养与其档案管理能力是直接相关的，新时期，面对知识管理融入事业单位档案管理工作的新需求，提高档案管理人员的素质能力是关键。事业单位档案管理人员应该具备充足的专业知识储备和先进的档案管理技能，面临新的工作环境，要具备自我提升和专业成长的意识，同时强化岗位责任意识，为档案管理工作提供人力资源保障。事业单位要给老员工提供充足的培训学习机会，同时做好新入职员工的岗前培训和考核工作，此外，培训内容应该更具针对性，针对档案分类管理以及新载体档案的具体管理办法进行培训指导，并强化档案管理工作人员的法律意识。

2.2知识管理组织架构

事业单位档案管理工作中涉及的知识内容复杂，专业性特点突出，相当一部分档案资料的回档形式为部门资料报送，在知识挖掘方面存在一定难度和局限性。面对上述问题，事业单位要思考知识管理组织架构问题，档案管理部门主导，构建以专项项目为核心的三维矩阵式知识管理中心，为项目决策管理提供支持。例如，在日常管理中，各部门、档案管理部门保持原职能、组织结构运作，但是针对特殊业务领域，可以成立独立的项目组，专职专岗承担项目运行相关的数据、信息的分类报送、归档、移交等工作，将项目中相关知识以电子文档、视频、图片、纸质文档等形式报送信息管理和档案管理部门，实现各类信息的收集和分类存储，减少档案资料报送层级，提高信息传递速度，降低档案管理部门工作量，提高档案管理人员知识挖掘的效率[1]。

2.3档案知识共享与应用

通过收集、整理、总结单位显性、隐性知识，研究在建项目与已完成项目之间的联系，并整理形成图表、文本，基于单位信息化平台（如 OA 平台、知识管理系统等），建立健全单位档案知识库，并结合各类知识关键要点提炼知识描述，单位各部门可通过检索知识类别、知识描述等方式，了解关键技术应用情况、财务风险超预算原因分析及控制要点等内容[2]。在各业务管理活动中，档案管理部门应积极参与到单位重点工作中，根据各类工程项目管理情况，结合已完成项目实施经验，分别从进度、质量、成本控制和安全管理等方面形成分析报告，并通过与项目组、管理人员、技术人员沟通，了解项目管理偏差原因，为项目管理工作和决策提供直观化、可量化的参考依据。

此外，除挖掘隐性知识外，结合单位特点，档案管理部门还应当积极梳理各类技术、管理标准等应用情况，形成单位施工技术体系，阐明各类技术适用条件、应用优势、不足和控制要点，可用于项目技术管理和员工培训，实现知识共享目标。

2.4以项目为核心的知识管理评价

档案管理工作中知识挖掘是一项系统性工程，是各部门协作的结果，涉及信息技术、施工技术、财务管理、项目管理等专业知识[3]。为保障单位知识管理工作有序开展，强化档案管理部门开展知识管理的积极性，督促各部门密切配合协调档案管理部门知识挖掘工作，应以项目管理成效为导向，通过项目组管理者评价、效果评估等方式，建立可量化的知识管理评价指标，对档案知识管理情况进行测度，推动档案管理工作专业化、体系化发展[4]。

结束语：

事业单位档案管理部门服务于其它组织部门，知识管理导向下的事业单位档案管理工作需要深入单位行政管理、业务活动、项目管理等各项工作实践活动中去，提炼、挖掘档案资料中的显性、隐性知识，形成知识管理成果后，为单位的行政管理、教育培训、决策工作提供参考。在知识管理背景下，事业单位档案管理工作面临新环境，树立全新的档案管理思路、开阔档案管理工作视野，要转变思想认识，提高档案管理的重视度，加大档案管理的投入，这是我们创新档案管理模式的有效路径。

参考文献：

[1]马云霞.浅析知识管理对事业单位档案管理的启示[J].才智，2018，（07）：214-216.

[2]门胜伟.知识管理在事业单位档案管理中的应用[J].人才资源开发，2017，（06）：77-78.

[3]崔家山.事业单位档案管理要点及知识管理的植入分析[J].才智，2018，（16）：205.

[4]张丽.知识管理对事业单位档案管理的启示[J].农家参谋，2017（24）：243.