谈档案工作中电子文件的归档管理和技术保护

郭昂

摘 要：本文就档案工作中电子文件的归档管理和技术保护展开讨论，阐述电子文件归档和管理的相关概念。分析电子文件对归档管理的影响，研究如何通过合理有效的方式，对档案工作中电子文件技术保护策略展开全面落实。

关键词：档案工作;电子文件;归档管理;技术保护

电子文件是一种以代码形式记录的文件，其以磁盘、光盘、磁带等为载体。在计算机使用时，计算机可以读取，并通在网络上进行传输，生成相关文件。在电子文件的工作领域，根据工作模式可以对电子文件所工作的内容进行区分。其一，电子文件可以在处理事务或工作问题中，其根据工作需求产生的电子文件。此类电子文件以图像、文本、影像储存;其二，可以记录我国居民生产或科研活动的电子文件。此类电子文件具有明显的技术性，电子文件作为一种有效且新型的技术载体，对我国居民的生活工作带来了较大的帮助。转变了我国居民以往的办公模式，电子文件可以实现“无纸化办公”，与我国绿色发展的目标高度吻合。

一、电子文件的归档和管理的相关概述

电子文件是一种文件类型，电子文件既可以代替传统文件，并继承传统文件的相关属性。同时，基于其自身特有的电子模式，对文件具有特殊的用途以及相关效果，相较于传统文件而言，电子文件主要包含了以下特征。

其一，电子文件具有纸质文件无法比拟的使用便捷性、快捷性、优越性以及可塑性。电子文件在使用生产中，可以直接由计算机网络进行传递，并借助计算机内部处理系统完成有效处理。通过计算机，对电子文件进行多角度的整理，无需对纸质文件进行复杂且烦琐的分类工作。

其二，电子文件对设备具有明显的应用性。电子文件的修改、定稿、收发，均可以在计算机、iPad等终端上完成。部分电子文件经过改良后，甚至可以直接在智能手机中完成。在制作、处理以及归档中，借助计算机系统，可以与我国居民的日常生活起到有效的绑定效果，改善了文件管理工作对人工以及纸质的依赖性。

其三，电子文件可以改变文件处理以及运转方式，具有明显的共享性。电子文件中的信息处于动态，相较于纸质文件的静态模式，电子文件可以随时进行更改、储存或删除工作。电子文件的内容可以从某种体裁体的传达过程中，其电子文件不受常规的限制。例如，可以摆脱空间限制，同时实现不同用户的实验性，建立相关的信息工作机制。文件的应用提供有效服务，在网络中生成独特的数据查询模式，并提供远程服务，以保障电子文件使用效率最大化。

其四，电子文件具有易更改性。电子文件在使用过程中，其通常通过相关的平台进行转移。例如，可以通过网络信息，借助云操作系统完成操作、编辑。在后续修改中，提供了便捷的使用条件。在完成工作效率增强的同时，电子文件自身也具有明显的安全隐患。例如，在使用中，无法对电子文件的原始性、真实性进行有效保障。这种安全隐患主要目前体现在两大层次：即其，电子文件较容易遭到人为修改;其二，电子文件很容易遭受电脑病毒威胁，存在网络安全隐患。

因此，对于档案管理工作中电子文件而言，借助计算机技术可以实现其全面的归档管理以及技术加强，对后续工作奠定坚实的基础。

二、电子文件对于归档管理的影响分析

1.有利于档案的分类

在电子文件处理中，由于电子文件的信息以及载体具有明显的分离性质，档案实体分类工作可以有效进行全面升级。在实体分类结果中，受纸质文件的固定影响，电子文件在应用中可以完成属性链接。对电子文件的运行模式进行分析，电子文件通常可以展现出属性链接，属于单线排列形式。由工作人员手工操作，对于电子文件的后续应用将产生明显制约。在电子文件现有的工作环境中，文件整体的形式特征与电子文件自身的运行方式产生了相关链接。电子文件可以通过计算机内部控制系统完成多角度整理，对电子文件进行纸质分类，用户可以根据自身的实际需求，对电子文件完成有效组合。随着我国科学技术的不断发展，目前电子文件在归档过程中，已经实现了自动归档。可以按照时间线、文件名以及文件流程等方式，进行自动化办公。可有效节约冗余工作时间，提升工作人员的工作效率。

2.完善立卷归档程序

在电子文件归档管理中，建立档案可以对文件的归档、立卷完成数据以及资料的整理。文件经过收集后，可以交由档案部门完成统一监管。在归档期限中，纸质管理档案将完成一年归档一次，而电子文件相较于普通工作文件，电子档案的归档工作可以根据需求随时产生。在工作人员对电子文件操作中，电子文件整体可以储存至光盘，完成实际归档、运行。归档范围包含了文件的读取，甚至操作系统。因此，具备明显的积极效果。

3.提升档案价值鉴定

在提升档案价值中，电子档案可以增强对电子价值鉴定的分析。在传统档案价值鉴定中，其文件可以根据相关的凭证确定整体的保管期限。而电子文件在价值鉴定中，由于其整体制作方便，且依托于电子的特性，可以产生较多的文件。因此，可按照客户需求对数据进行整体修改补充。电子文件很难划分其固定的保管期限，电子文件的相关管理以及后续储存等模式，可以取决于其自身的价值性以及可读性。在电子文件的内容标准等方面，可以随着相关载体发生变化，需要同时分析电子文件的數据读取，以及运行电子文件电脑的操作系统，对电子文件的范围进行拓展。

三、档案工作中电子文件技术保护策略

1.加强电子文件的保管工作

在电子文件保管工作中，借助计算机网络信息，可以对电子文件建立归档专递网线。例如，在各单位实际运行中，对计算机内部信息完成设定，以保障相关信息的有效发展。在电子文件管理中，借助内部信息管理系统，在内部管理机制以及档案部门之间开展文件传输。以电子信息系统为基础，对文件传输的形式以及存放等完成编制。定期对整体进行项目整理，在档案部门需求时可以传递给网络部门。使用网络部门对于归档的电子文件提出格式要求，格式不应为固定性质。应符合我国电子文件管理中的需求，电子文件储存形式可以完成多样性的发展。目前，在储存格式中，其格式与以往单一性格式相比，出现了DBF、DOC、TXT、EXE等模式。在归档电子文件技术的处理中，可以实现电子文件管理策略，电子文件的保管以及归档，在我国发展中已经实现了有效落实。就现行的电子文件管理工作流程设定模式分析。在工作中，可以产生大量的电子数据，这些数据经过整理后，便可以成为电子文件。可以完成接收、储存、处理等工作模式，在电子文件信息中，可以了解文件的相关信息，并实现组合。通过技术处理，对电子文件进行属性更改。例如，对于已经归档的电子文件，将其整体属性更改为只可读取性质，保障电子文件的完整性，避免其出现后续修改。完成电子文件的保管工作，对于识别以及保护电子文件原始结构，可以提供真实性、可靠性以及安全性的特征。