结合干部人事档案审核完善人事档案应有效用

吴晓励

摘 要：干部人事档案专项审核工作，是落实从严治党、从严治吏要求的迫切需要。本文针对干部人事档案专项审核的重点、提升服务能力、促进电子档案应用等方面进行了阐述，探究工作中的薄弱环节和问题，致力于为促进人事档案整体管理水平的提高提供参考。

关键词：干部人事档案;专项审核;电子档案应用

人事档案，为个人身份、学历、资历等方面的认证提供依据，是全面系统记载人生轨迹的真实记录。对于相关组织了解、考察、使用、提拔干部，实施晋级、评职、增资等，具有重要意义和价值。做好干部人事档案专项审核工作，确保干部人事档案真实、准确、完整、规范，维护干部人事档案工作的严肃性和公信力，是落实从严治党、从严治吏要求的迫切需要。通过专项审核对干部人事档案进行一次全面“体检”，并以此为契机，发现和解决工作中的薄弱环节和问题，极有必要。

1 干部人事档案专项审核的重点

干部人事档案专项审核的重点是“三龄二历”的认定。“三龄”主要指的是年龄、工龄以及党龄，“二历”主要包括干部的学历和工作经历。

中组部、人事部、公安部《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》（组通字[2006]41号）是目前认定出生日期的执行文件，其依据的基本原则是：公平公正、最先最早、严格组织认定程序。“公平公正”即“不能重复得利、防止继续得利”。比如因上学、入团、入党等不够年龄，人为有意将人事档案早期材料记载的年龄虚报，尽管事后提供出事实清晰的实际年龄人事档案材料，仍然将当初虚报的年龄作为日后工资、晋升、退休等的法定依据。“最先最早”即“没有涂改、不考虑多少、可按逻辑顺序推定、月日可参考其他记录”。“没有涂改”即字迹清楚、一气呵成;“不考虑多少”即第一记录的内容不要求在其他材料中多次体现;“可按逻辑顺序推定”，如人事档案早期材料无填表时间，但通过内容可推定出是第一记录即可。“严格组织认定程序”，对于最早材料出生日期记载有涂改的、经公安物证鉴定或司法鉴定没有结果的，一定要严格组织认定程序。目前事业单位多以《入团志愿书》中记录的出生日期作为法定退休年龄认定依据，主要是由于个人档案在历史记录过程中，《入团志愿书》是最早记录的个人档案。但需关注姓名是否前后一致，特别是要与人社部门审批的工资审核表进行对照，如不符要么重新认定，要么按最先最早原则以其它档案记载作为依据。同时还需要关注公章是否齐全，个别团表有本人签字但无团组织公章，无法自证真实有效，冒然使用也就失去了其自有的法律效力。

工龄在档案中记录的可依据文件较多，如毕业生就业通知书、毕业生报到证、固定工调配证、入伍登记表、转正定级工资审批表等。对党龄的认定，需要注意的是如何计算党龄，必须是在转正之后开始计算，重点审查提前转正的情况，不能因个人情况提前申请转正。

“二历”中学历认定主要包括两方面，一方面是全日制学历，包括九年义务教育、高中教育、大学以及研究生等;另一方面是在职教育，包括自考、成考、函授等。在干部学历认定过程中，必须保证认定材料的齐全，包括入学、在校期间相关学籍材料以及毕业证书等相关材料，并且保证在学信网上能够查询各种学历材料，如毕业时间较早无法查询相应电子学历信息，则需相关部门出具权威认证材料。干部工作经历主要体现在个人履历表、事业单位人员年度考核登记表中。事业单位年度考核是多年来的常态，按照管理岗位、专业技术岗位、工勤岗位的不同特点以及各等级岗位的不同要求，全面考核工作人员的德、能、勤、绩、廉。考核结果以岗位工作职责和年度目标任务完成情况为基本依据。通过年度考核，遵章守纪情况、工作业绩、工作履历、思想状态就基本呈现出来，同时主管领导评语及单位综合意见也对事业单位人员进行了客观公正的评价。个人履历表年代感浓厚，能够反映出人员不同时间段的综合性基本信息，阶段性地填报个人履历表等同于如实记录人生轨迹。个人履历表不同于年度考核，阶段性是其显著的特点。时间久了，成为被遗忘的工作也极有可能。因此退休前填报履历表，也算是亡羊补牢的一种方式。而且对于退休人员，履历表的基本信息，特别是家庭成员的详细信息，未来将会特别需要。履历表信息不完善、年代断档，很可能会给退休职工带来很多麻烦。

2 结合档案审核提升档案服务能力

在日常档案管理中，不能仅仅停留在录入干部人事档案的信息，将干部人事档案进行分类，制定档案的借阅、复印、查看、转递等制度，等等。还要将档案运转起来，将固定、静止的资源，通过细致的工作，利用人事档案专项审核的契机，更好地为群众服务。比如人社审批退休业务中，其中一项为有毒有害工作岗位提前退休。对于此项业务，人社审批办有明确的界定及审核标准。最基本的要求即是在人事档案中，要反映出符合有毒有害工作岗位提前退休条件的记载及工作岗位连续工作年限。而且在提前退休审核中，查阅档案记载也基本集中在年度考核表。如在连续多年的年度考核表中查询不到符合提前退休的条件信息，原则上不能按提前退休办理，只能等到法定退休年龄再办理。有毒有害工作岗位提前退休，是对符合条件的事业单位工作人员人性化的福利政策。在人事档案专项审核中，特别在“三龄二历”的审核中，审核工作经历是主旨，但结合人事工作实际，特别是结合薄弱环节及出现问题，从对个人利益负责的角度，从专业的角度完善个人工作经历，也应成为专项审核的应有之义。对于符合提前退休条件，但工作经历缺失的专业技术人员，要给予提醒并记录，年度考核时要给予关注，重点审核是否达到人社审核的具体要求。人事档案记录是时间的积累，具有着鲜明的时代印记，不会速成。因此，专业的人士从专业的角度，就要为群众考虑得长远、考虑得细致与全面。再如职称评审，以往申报中如果“所学专业”与“现从事专业”不符，可通过“破格”申报来参加评审，由评委会来最终评判是否通过专业技术资格评审。但从2019年度职称评审开始，“申报类别”中取消“破格”选项，如果“所学专业”与“现从事专业”經确认不符，线上的电子材料审核即被申报打回，失去申报资格。职称评审关系着专业技术人员的资格认定，与个人利益密切相关，因此在专项审核中对于专业技术人员的学历认定，要给予高度重视。如发现“所学专业”与“现从事专业”不符的问题，需给予及时的提醒，督促其尽快开展“第二学历”的学习，以免延误正常职称评审的时限。

3 结合干部人事档案专项审核，促进电子档案的应用

电子档案是档案建设现代化、信息化和科学化的需要，是提高档案管理层次水平和最佳效益的正确途径。比如，有十多项工作会涉及在职人员转为退休人员当时的审批信息。如事业单位人员的追加经费，财政供养的合理计算，按规实施年度调整基本养老金，以及年度预算的统筹计划，年度医保缴费基数的申报，等等。诸如此类，如果在退休人员审批流程中将相关要件资料数据存储于电子档案并形成相关系列，就能化繁为简，变无序为有序，丢弃单摆浮搁、临机操作的老习惯、老程序、老办法，拓展出整体观照、系统构建、常规管理的新习惯、新程序、新办法，工作起来就显得瓜熟蒂落、水到渠成。因此，应以干部人事档案专项审核为契机，针对个人重要关键节点信息进行电子档案采集，有序存储、科学利用。人事档案工作实践证明，虽然人事工作繁杂，但也有许多工作在时间安排上相对固定，比如薪级晋升、医保社保基数申报基本都在年初，如预算部门执行中申请追加经费每年均在4月末或9月末申报，年度预算与年度调整养老金基本都在8、9月份。所以如能未雨绸缪，到什么山上唱什么歌，利用先期采集存储的电子档案信息，多半能起到事半功倍的效果。在大数据时代，电子档案作为快捷记录与科学依据的支撑，纸制档案基本可以逐步退出档案管理工作。

干部人事档案专项审核，是一次自查、自究的过程，也是查缺补漏的机遇。干部人事档案真实准确、全面规范，既是对每个人的人生轨迹负责，又是为未来的服务做基石，沉下心、踏实干，也是人事工作者应有的担当。

参考文献：

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（作者单位：吉林省轻工业设计研究院）