新时代医院档案规范化管理面临的挑战与对策

郭智贤

摘 要：新时代，对医院档案规范化管理提出了更高要求。但随着经济社会和科技的发展，部分医院档案规范化管理面临一些新挑战，需要采取有效对策，及时加以解决。

关键词：档案管理;医院;规范化;挑战;对策

医院档案种类较多，既有患者的诊疗档案、行政管理的文书档案，也有干部人事档案、财务档案、基建档案等，工作内容复杂，任务繁重。随着经济社会和科技的发展，部分医院档案规范化管理面临一些新的挑战，需要采取有效对策，及时加以解决。因此，我们有必要对医院档案规范化管理面临的挑战进行分析，在此基础上提出具体可行的医院档案规范化管理的办法和相应的保障措施[1 ]。

1 新时代医院档案规范化管理面临的新挑战

进入新时代，医院档案规范化管理虽然有了长足的发展，但因受一些因素的影响，面临新的挑战。

1.1 档案管理制度机制尚未完善

随着经济社会的发展，医院的医疗护理工作有了很大的发展，形成的档案资料也越来越多元化。这些档案资料不仅能为医院发展决策提供依据，也是进行医疗护理工作的重要依据和参考。要发挥好这种作用，推进档案管理规范化，是重要途径。但从实际情况看，部分医院对档案工作重视不足，相应的档案管理制度不够规范。有的依然沿用传统的工作方式，在管理方法和工作模式上缺少创新，并没有对档案管理制度进行有效落实，导致医院档案管理范围界定不清，在档案管理过程中很多档案并没有进行分类，在后续查询和利用过程中需要花费大量的时间和人力、物力，无法实现档案资源的有效利用。

1.2 档案信息化管理发展缓慢

随着网络信息技术的不断发展，对医院档案管理也产生了深刻影响，档案管理信息化已经成为医院档案管理的发展趋势。但从当前医院档案管理规范化的角度看，很多医院并没有看到网络信息技术对医院档案规范化管理的重要性，没有给予医院档案管理信息化足够的政策支持和软硬件设备支持，很多档案管理系统设备已经老化，难以提升档案信息资源的处理速度，一旦出现问题很多设备极难维护，容易造成档案信息资源的丢失，无法为医院各项工作开展提供有效的档案数据支撑。

1.3 档案管理人员素质偏低

医院档案规范化管理既需要优秀人才的带领，也需要普通档案管理人员的主动投入和专业能力的支撑。但当前部分医院对档案工作及人才队伍建设重视不足，很多档案管理人员不熟悉档案管理业务，一些人员在其他科室难以胜任工作，被调配到档案室工作。很多档案管理人员都没有接受过系统的专业档案业务培训，有的人员素质偏低，不仅对医院档案管理规范化认识不足，而且自身对网络信息技术了解不多，对医院档案管理的相关软件设施难以进行有效操作，也在一定程度上影响了医院档案规范化管理的有序推进[2 ]。

2 新时代医院档案规范化管理的主要内容及方法

医院档案规范化管理需要具体的方式方法作为支撑，一方面，应实现医院档案资料收集、存储、开发、利用的规范化。另一方面，应重视电子档案的安全管理，巩固纸质档案资源的规范化管理，进一步提升医院档案规范化管理水平。

2.1 提高医院档案资料存储、开发、利用的规范化水平

医院档案规范化管理是一项系统工程。要想提升医院档案规范化管理水平，就应从源头抓起，做好医院档案资料采集存储开发利用的规范化。

2.1.1 做好医院档案收集的规范化。当前医院档案收集工作涉及到医院多个部门，这就需要院领导重视档案收集工作，明确要求相关部门配合档案室做好档案收集，同时对医院档案收集的范围、形成标准、收集流程等相关制度予以明晰，明确各个科室的档案收集负责人，确保医院档案收集规范有序、认真落实。

2.1.2 做好医院档案资料的存储规范化。随着网络信息技术的不断发展，医院档案收集除了传统的纸质以外，大量的数字化档案也需要收集和存储。在收集存储电子档案过程中一定要建立相应的规范标准，对于收集上来的档案要对照相应的规范标准进行核对，对于不符合相关标准的档案，应由档案生成部门重新按照标准加以规范，再由医院档案管理部门对其进行收集存储。

2.1.3 做好医院档案的开发利用规范化。在对医院档案开发利用过程中，可以选取某一领域进行专题档案信息资源开发，也可以结合医生、患者或其他用户的具体需求，进行医院档案信息资源的开发。在开发过程中既要遵循相应的制度要求，也要按照相应的程序，确保医院档案信息资源开发规范有序。

2.2 提高医院电子档案的安全管理水平

当前医院各个科室生成了大量的电子档案，这些电子档案不仅是医院档案收集的主要对象，同时这些电子档案安全风险系数也较高。与传统的纸质档案不同，电子档案需要存储在网络信息系统，面临着黑客、病毒等多重安全风险，存储使用过程中也容易造成数据丢失和损毁，受到外部的侵入而造成遗失或泄密。因此，医院在档案规范化管理过程中一定要注重电子档案的安全管理，进一步提升电子档案的安全管理水平，确保医院电子档案能够得到妥善保管保存，为后续开发利用奠定坚实基础。应制定更为严格的医院电子档案安全管理制度，特別是加强系统权限管理，明确电子档案管理阅读权限，做到医院电子档案使用留痕，一旦某一环节出现问题可以追根溯源，及时查找风险点。

2.3 加强纸质档案资料的规范化管理

当前医院各个科室仍然会生成大量的纸质档案，特别是在对患者诊断过程中会形成大量的纸质病历。这些档案资源具有非常强的治疗和科研参考价值。作为第一手的原始资料，其唯一性和不可取代性是其他电子材料所无法替代的。从这一角度看，医院在推进档案信息化建设过程中，还应将加强纸质档案的规范化管理作为常规工作加以落实和巩固。一方面，应明确纸质档案资料规范化管理是医院档案管理的重要工作，不能因为推进档案信息化而忽略了纸质档案的规范化管理。另一方面，应做好纸质档案资料的安全防护。很多纸质档案资料在保存过程中容易受到外部环境的影响，潮湿环境或存在火灾风险对于这些纸质档案都是致命的，因此必须安排专人完善相应的物理环境，确保纸质档案安全，确保纸质档案资料规范化管理[3 ]。