即开即用巧用在线服务提高Excel操作效率

俞木发

使用在线工具提取数字

对于数据中混杂了文字和数字的情况（图1），如果需要将其中的数字提取出來，在Excel中需要借助复杂的组合函数。而现在通过“http：//www.excelfb.com”提供的在线工具，只要上传文档，即可快速完成数字的提取。

将需要处理的文档保存在桌面上备用。打开上述的网站，在工具列表中找到“单元格拆分工具”，点击中部窗格中的“（按正则式）拆分一列（单元格）为多列（提取单元格数字等）”链接（图2）。

在打开的窗口中点击“浏览”，上传需要处理的文档（xls或xlsx格式）。接着按照实际需要设置分列参数，比如本例是从第2行开始，把A列的内容按“[0-9.]+”正则式拆分为多列（图3）。

点击“拆分→生成新文件”按钮，这样网站会自动调用内置的工具完成数据的分列。完成后按提示在Excel中打开下载的文档，可以看到原来的数据按照文字和数字自动完成了分列，不过数字是使用文本格式。这时可以定位到B10单元格并输入公式“=VALUE（C2）”（C10为“=VALUE（E2）”，以此类推），下拉后即可转换为数字形式（图4）。

此外，网站还提供了很多实用工具，如多行列转换、批量合并、转换等，我们只要先选择工具，然后上传需要处理的文档，再根据自己的需要简单地设置参数，即可在线完成操作。

使用腾讯文档制作登记文档

在防疫的特殊时期，公司同事和来访客户经常需要进行信息登记。虽然借助Excel文档的分享功能，分享给同事们填写可以完成，但共享的文档只能在线打开，而且文档并不方便分享给来访客户。对于类似需要协作填写的文档，可以借助腾讯文档来制作和收集数据。

文档建立者先打开浏览器登录“ht t p s： //d o c s .qq.com/”，然后使用自己的QQ或者微信账号登录。成功登录后依次点击“新建→在线收集→收集→防疫登记”，然后选择一个适合的模板，打开模板后点击“立即使用”开始设计问卷，最后点击“发布”（图5）。

在打开的页面中，可以将文档的链接发给需要填写信息的同事。对于来访者，则可以点击“生成二维码”填写，然后将其打印并粘贴在前台，这样每个来访者只要扫码后就可以进行在线信息登记了（图6）。

对于每个人登记的信息，管理者可以随时登录自己的腾讯文档，打开上述建立的文档在线查看。如果需要导出到本地管理，只需依次点击“菜单→导出为→本地Excel表格（.xlsx）”即可（图7）。

使用金山文档快速录入条形码数据

在Excel中整理一些商品的数据时，许多时候还需要录入商品的条形码编号，手工录入不仅费时费力还容易出错。金山文档的微信扫码功能则可以方便我们使用手机快速录入条形码数据。

打开“https：//www.kdocs.cn/”，使用微信扫码可以直接登录使用。然后在微信中找到“金山文档”小程序，打开后新建表格文档，接着定位到需要输入数据的单元格。点击下方的“+”，在弹出的菜单中选择“扫码录入”，这样就可以打开手机摄像头扫码完成数据录入（图8）。

完成数据的录入后，依次点击右上角的“菜单→下载”，下载xls文档，最后再使用Excel打开并完成其他数据的录入即可。

当然，金山文档还有历史版本回滚（可以方便回退到修改前的历史版本）、表格转表单（依次选择“数据选项卡→根据表格生成收集表”，可以快速生成字段，方便表单填写）、多表快速合并（上传多个表格文件进行合并）等功能，大家可以自行试用。