大数据时代档案信息化建设的挑战与探索

姚振武

摘要：近年来随着大数据技术的产生，档案管理面临着更大的机遇，应当积极对大数据技术进行运用，更好地对档案信息进行搜集，提升档案管理的有效性。文章分析了大数据时代下档案信息化建设的必要性，总结现有情况下档案信息化建设过程中面临的问题，并提出一系列完善措施。

关键词：大数据时代;档案;信息化建设

在大数据环境下，我国档案管理工作发生了一定变化，其中包括理论和体制变化，一些新的管理理念逐步产生，档案信息的安全性和服务性有了进一步发展。此外，档案管理最重要的方面是数据量大，覆盖面广。

一、档案信息化建设的目的

大数据时代的到来使得计算机等电子设备逐渐深入到单位运行的各个部分中。众所周知，计算机作为存储用具，拥有相当庞大的存储量，对于事业单位来说，单位的生产资料，物资流动，资金管理等信息，都可以存在计算机中，同时可以在计算机上对各种信息进行分类汇总，便于以后管理人员查找和获取相关信息，这不仅提高了信息的利用率，对于管理人员来说，各种信息能条理分明，一目了然，也方便了高层领导能全面了解各部门的工作，管理人员对单位了解得越多，就越有利于做出对事业单位发展有积极作用的决策。

二、档案信息化建设过程中存在的问题

2.1档案管理观念方法较为落后

纵观档案管理工作，是非常依赖纸质档案管理的，档案管理人员没有从思想意识上认识到数字化档案数据库的重要性和必要性，无法看到档案信息化建设带来的好处，部分管理者片面认为在大数据时代档案信息化建设面临的不再是信息的匮乏，而是如何在海量的档案信息中，深度挖掘有用的数据信息。

2.2忽视档案信息化建设基础业务

在当前的档案信息化建设中，办公信息化设备、信息化硬件、软件是必不可少的，在档案信息化管理中需要运用扫描技术、计算机技术、缩微技术、互联网技术等。众所周知，档案管理部门通常被称之为“清水衙门”，常常因为硬件、软件缺乏或是资金不足等因素的限制，造成无法进行全面收集档案、维护、编制、应用信息化等基础性业务，严重制约了现代档案管理信息化的发展。

2.3档案信息安全性比较低

在大数据时代，档案信息包含了各种重要信息、机密信息。对于事业单位而言，一旦这类信息泄露出去，必定会带来不可预估的财产损失和安全隐患。立足于当前绝大多数档案管理者而言，普遍缺乏安全观念，无法真正落实档案信息安全防护工作，因此，档案管理系统非常容易受到黑客或是一些不法分子的篡改，恶意窃取，最终导致机密信息的泄露，严重影响了事业单位的稳健长远发展。

三、大数据时代档案信息化建设的途径

3.1转变传统档案管理观念

纵观当前档案管理工作，档案管理人员将工作重点放在档案信息数据的存储或是收集方面，在很大程度上忽视了档案信息处理。当前我们正处在大数据时代，档案管理者和领导者要坚持与时俱进，转变管理观念和方法，不断加强学习，学习其他档案信息化建设的优点，同时还定期加强对档案管理人员的培训力度，通过培训促使他们认识到档案信息化建设的重要性，充分利用档案信息，以便更好地为事业单位的经营和决策服务，促使经济效益提升。

3.2加强档案信息化基础业务建设

在大数据时代，要需重视档案基础业务，通过各种途径提升档案信息化建设的广度和深度，进一步加强档案管理的质量和数量，通过这些途径，提升数据资源库搭建质量和收集数量，真正意义上构建一个丰富的档案信息资源库。对此，需做好以下几点：一是重点加强档案资源的收集整理，在档案信息建设中，档案数量会直接制约或影响档案信息化建设的成效。故而，要不断加强档案收集工作，为更好实现档案信息化建设打下良好的物质基础。二是规范统一档案数据库。对此，要基于规范化、统一化数据格式上，构建一个有效且丰富的档案信息共享资源。另外，还需做好文字档案电子化存档汇总，切实有效地保护好历史资料，同时档案管理人员还可以充分利用各种先进技术，将文字资料扫描成电子档案，以便在构建一个档案资料数据库，最大限度保障档案资源的可靠性和全面性，便于档案管理人员查阅，从整体上促使档案管理使用效率的提升。三是要提供软硬件支持，档案管理部门，要得到领导者的认可，进而获取充足资金，最大限度地满足档案信息化建设的硬件需求。另外，还要投入大量的人力物力，构建一个档案与OA系统紧密结合的系统体系，严格遵守行业标准和法律法规，全方位收集、整合管理档案，更好地实现档案信息化管理。

3.3完善档案信息化的规范标准

第一，构建统一的电子文件储存平台、传输途径以及格式等，如果各个部门将电子文件发送到档案管理部门，倘若文件存在传输途径或是存储格式不统一等问题，则会严重影响档案接收人員所收文件格式、重收或是漏收文件等问题。第二，构建统一的电子文件编号制度，同时还要根据实际情况，制定文件资料收发记录表，做好各个部门之间来往电子文件的登记，便于档案管理人员在使用和查找相关文件时，可以及时准确地进行定位，找到档案资料。

3.4构建档案大数据安全防护体系

第一，在大数据时代，要想确保档案信息数据的安全，需根据当前档案管理实际情况，构建信息安全防护体系，这过程中包含了算法加密技术，这种技术能有效保护档案信息数据。第二，重点加强档案信息数据的使用权限，充分利用或是设置大数据自身的安全线技术，进而更好地查阅或是利用档案信息。第三，还需充分利用大数据技术，保障信息数据传输或是共享的安全性，同时还要分级管理档案信息数据，确保档案信息数据的精准性。第四，要确保档案数据在安全的范围内传播，除此之外，还要保障档案使用人员在查阅或是利用信息的安全性，规避重要档案信息的泄露。

四、结束语

大数据时代，相关管理者应该转变观念提升档案的管理意识，吸引更多的专业人才加入到档案管理的工作中来，不断完善档案管理的相关制度，将档案信息管理工作提升到一个新的高度。

参考文献

[1]庞娟.大数据时代档案信息化建设路径分析[J].黑龙江档案，2020（02）：41.

[2]刘新颖.大数据时代企业信息化建设与企业管理创新[J].中国新通信，2020，22（04）：141.