基于大数据视角下的事业单位档案信息化建设研究

康志峰

摘要：随着信息技术和物联网的的广泛应用，各种海量的信息衍生出巨大的数据，颠覆了“云”理念，自此我们步入了数据时代，在大数据时代各种信息数据呈爆炸式增长，传统档案管理模式已经无法满足时代发展需求，因此事业单位要抓住大数据时代所带来的机遇，收集、存储、挖掘信息、有序推进档案信息化建设，保障事业单位档案管理的规范性、完整性、满足事业单位档案管理的需求，为事业单位领导者的科学决策提供强有力的参考。

关键词：大数据时代;档案;信息化建设

随着科学技术的日新月异发展，互联网应用技术和信息化日益更迭，大数据时代运应而生，极大地改变着社会大众的思维模式和生活方法。事业单位作为公益性组织，在大数据时代的冲击下事业单位档案管理模式，因此，事业单位要瞄准自身发展战略目标，依托信息化的“东风”全面谋划、整体设计，通过多措并举，有序推进档案信息化建设进程，发挥档案管理的价值，助力事业单位的行稳致远发展。

一、事业单位档案信息建设的重要性

（一）有助于提升档案存放空间利用率

在当前事业单位纸质档案依旧是主要档案类型，由于纸质档案的特殊性，对环境工作要求极高，一旦保存不当就会出现档案损坏或是丢失的情况，推进档案信息化建设，能以数字湖、信息化的模式，存储档案资源和数据，保障档案存放质量，同时还能节约纸张、增大了档案存放空间的利用率[1]。

（二）有助于降低信息检索难度

在大数据时代如何快速甄別选取有价值意义信息是至关重要的，信息检索率和使用率直接着影响着整个事业单位档案管理的质量。在大数据时代下若还是依托传统档案管理模式，在繁杂，冗余的信息中提取有价值的信息，不仅效率低，还会出现较高的出错率。推进档案信息建设，档案管理人员只需在信息技术的支撑下，通过查询就能高效、及时的检索出所需信息，信息精准无误，显著提升事业单位工作质。

（三）有助于增强公众参与度

公益属性是事业单位的显著特征，该特征决定了事业单位有部分档案信息需对外公布[2]。在大数据时代下事业单位加强档案信息化建设，能依托信息技术，构建档案管理平台，公众可充分利用信息平台查询信息，了解公众对事业单位的了解，提升其认同感，另推进档案信息化建设，还有助于事业单位充分利用各种电子信息资源，构建完善全面的档案信息化制度体系，为自身的转型升级发展提供全新的动力。

二、大数据视角下的事业单位档案信息化建设

（一）加强大数据思维宣传教育

基于大数据时代背景下，事业单位档案管理呈现出显著的信息化特征，依托全新的信息化技术应用，将有助于档案管理思维的转变，提升档案管理的整体质量及效率。因此，事业单位应当注重大数据优势挖掘，逐步树立档案管理信息化意识，强化现代化管理理念宣传，自上而下地实施优势宣传教育，切实认识到信息化建设对档案管理的重要性。具体而言，事业单位在档案管理中，应当加强人员的专业化培训，学习档案信息化管理系统概念、特征、优势及相关操作，如邀请专家及技术人员开展讲座、培训等活动，提升档案管理人员信息化素养。同时，要依据大数据时代的快速变化，持续做好信息化建设宣传工作，灌输大数据应用思维，逐步渗透至各个管理层面，逐步实现由传统管理向信息化管理的转化。

（二）完善档案大数据管理平台

大数据管理的核心在于数据标准及数据开放，事业单位档案管理具有点多面广特点，要实现档案质量及信息化应用的升级，势必需要实现各信息资源平台的融合，建立统一、标准、规范的管理平台和渠道，使相关部门的档案信息能够实现高效收、整理和归档。因此，一方面需要逐步加大信息化管理平台的研究投入，持续做好硬件、软件设施设备的完善，充分融合大数据技术优势功能，提升档案管理的信息化技术保障能力。另一方面，需要加强档案管理数据的规范，即利用大数据管理平台的功能，加大档案信息的共建共享发展力度，以便捷、快速、高效管理为原则，持续落实档案数据信息的有效管理。如在事业单位人事档案类管理中，能够借助系统实现各职称占比展示，即由系统自动生成数据图表，更加直观地帮助管理者实时、直观地掌握相关信息。

（三）加强档案资料挖掘开发工作

在传统的档案管理中，档案的收集、整理与归档属于繁杂的过程，受档案管理力量及效率的局限，使诸多档案信息难以有效收集。而在大数据时代背景下，加之事业单位档案管理需求的增加，则完全可以利用档案信息化优势，实现档案信息资料的应收尽收，推动各类档案信息的有效整合，为事业单位的发展提供充足的依据。事实上，事业档案信息化建设属于漫长且不断演变的过程，要想最大限度挖掘档案资料，既需要保障档案管理信息化的先进性，更要结合各管理层面的档案管理需求，持续加强档案资料管理的统一性、协调性和持续性，能够及时对所产生的档案信息加以收集，并归入对应的档案系统之中。在管理决策中，也应注重档案收集流程的规范，对档案收集管理的范围实施界定，避免传统档案管理中的随意性问题，保障档案资源信息的深入挖掘。

（四）提升网络安全屏障的建设

事业单位档案信息化建设过程中，不止于关注档案信息化建设的内容，更应了解现阶段档案信息管理的安全，这是大数据时代难以回避的话题。网络安全问题无疑是档案管理信息化的重中之重，事关事业单位重要档案资源的安全，因此必须在信息化建设转化过程中，设置网络安全屏障，确保事业单位档案信息安全。首先，应注重系统安全漏洞的防范，及时对查杀软件进行更新，防范木马病毒、蠕虫病毒等入侵。其次，要加强防火墙、信息加密、安全预警等设置，防止黑客实施的恶意攻击行为，避免不必要的损失。最后，档案管理人员应提升专业技术能力，及时发现档案管理的薄弱环节，做好档案管理操作的规范，避免由内部导致的信息安全问题，降低档案信息受到损害的风险。另外，针对大数据信息的持续革新，还应当注重新技术的开发应用，包括数字证书、加密技术、区块链等，进一步提升档案信息的安全性。

结语：

总而言之，伴随大数据时代的到来，事业单位档案管理应当注重转变思维、转变角色、转变方法，推动档案管理信息化建设，以适应未来档案信息管理需求。因此，事业单位必须要形成系统化的推进方案，从人员思维、技术应用、资源挖掘及安全防范等方面着手，持续构建适应事业单位发展的档案管理体系，尤其是加大信息化领域投入，为档案管理提供更大的便利与发展空间，推动事业单位档案管理质量跃升。

参考文献

[1]关绍鹏. 大数据时代事业单位档案信息化建设的现状与发展途径探讨[J]. 赤子：上中旬， 2016（23）：104-105.

[2]何良翠. 新时期事业单位档案信息化建设研究[J]. 办公室业务， 2017， 09：56+58.