档案信息管理系统与OA系统的合成研究

杨俊萍

摘要：如今，我国已经进入了网络信息时代，计算机技术的不断成熟，带动了多种产业的发展，对我国多个领域产生了重大的影响。其中，在各大企业的信息化管理中，档案信息管理系统、OA系统均已经陆续得到使用，并且在数据处理方面展现出了较大的应用优势。不过，唯一不足之处在于目前许多企业中的两大系统无法结合，导致各系统中的数据信息无法分享，这对于企业信息化的建设而言是急需突破的难点。我们需根据两大系统合成的需求，制订科学、合理的设计方案，确保其具有较高的使用价值。

关键词：档案;信息管理;OA系统

一、企业档案信息管理系统与OA系统合成的需求分析

1.数据转换与存储需求

企业档案信息管理系统与OA系统中存在大量的数据信息，若采取一定的方式，将两种系统进行合成处理，那么意味着这些数据可以在任何某一个系统中搜索出现，对于数据使用者来说，这种举措无疑更为便利快捷。在具体的数据转换与存储过程中，可以将公文的详细信息在企业档案信息管理系统数据库中录入，所涵盖的内容有编号、公文的标题、发表时间、单位等信息，在这些信息录入后，对字段、电子公文的格式进行设置，后将文字内容、图像信息等进行存储，将其放在特定的文件夹中，以便后期快速寻找与使用。针对公文数据、电子数据的归档方式，可采用实时归档的方式，也可以定时归档。其中，在定时归档前需要将归档的具体时间进行设置，以便系统自动完成归档。

2.系统的稳定运行、数据存储和传输安全

在系统数据使用过程中，必须加强数据的保护。需要注意的是，数据的保护不仅涉及在原有数据的保护方面，对于数据的传输、使用、储存过程中，也需要进行保护，确保数据内容的完整性和真实性，从而提高数据的使用效率，发挥其真正的应用价值。另外，企业档案信息管理系统与OA系统运行稳定性状态的维持，也是数据保护的一种体现。我们这个是国企单位里的档案系统，不涉及学校，改为“如果把企业比作学校，那么信息系统中的数据就是学校以及学生的各种信息。学校理所当然要保护好学生的各种信息。同理，必须做好系统的保护，避免数据遗漏或者遭受损坏，从而影响到数据的正常使用，给企业带来不必要的麻烦与损失。”

二、企业档案信息管理系统与OA系统的合成方案设计

1.联机传输文档的归档数据库传输方式

在企业档案信息管理系统与OA系统合成方案设计过程中，想要实现两者无缝连接，在联机传输文档归档方式的应用中，需要借助一定的技术手段来实现。在网络传输技术的支持下，设置数据接口程序，将电子公文数据向企业档案信息管理系统中进行传输并完成数据的整理。具体操作方法为：将接口程序在OA系统中进行设置，后在用户页面中显示“归档”，在点击按钮后，进入到了档案信息管理系统的数据库中。随后，相关技术人员可以通过操作，將电子公文中的数据信息存储在数据库当中。在数据归档后，便会显示“文件处理已结束”这一页面，后再次出现“归档”按钮。需要注意的是，两次归档按钮只能是具有导出数据权限的人才能看到并点击。等到全部操作结束后，便完成了OA系统中数据的归档处理，很好地实现了两大系统中数据的融合。从具体的操作流程上来看，操作方法比较简单，且容易操作。

2.数据库传输归档方式

企业的信息化建设应做到与时俱进，正视自身存在的问题，并寻求相应的解决措施。另外，使用现代化信息技术手段，建设数字化企业，对企业档案信息系统进行不断完善，提高整个系统的技术含量与应用价值，使其更好地服务于企业档案管理。另外，针对企业不同的管理部门，包括人事管理、教务管理、办公自动化管理等，将其设置为系统的功能模块，并对各模块数据库中数据资源的共享范围进行设定。为确保各个部门所使用的资源都能够互相交换、共同分享，可将其划分为系统中的子系统，不论是数据的集成还是补充，均能够很好地展现。

三、企业档案信息管理系统与OA系统合成的实现

1.保证企业信息管理系统与OA系统的协调统一

要想真正确保电子文档实现传输的时效性和安全性，那么第一步就应该动态、全方位管理电子文档的形成过程。为此，我们可以根据中国现代档案学者研究出的“四分法”将电子文档的形成过程分成以下三个步骤。一是文件的形成，二是文件被真实的使用和暂时保存，三是文件的长期保存。首先，为了保证四分法的安全完成，需要企业制定严格的制度以及进行保密处理的技术支持，然后根据制度和技术来进行全方位的监控管理;其次，在电子文档形成之前做好前端控制，然后在将其运用到企业信息管理系统与OA系统中去;最后，在运用一定的原理将文档进行分类编码处理。不是说四个步骤，第四个哪去了，而且标题说的是保证企业信息管理系统于oa系统的协调统一，你这写的是保证电子文档传输的时效性和安全性

2.制定个性化的保管方式

由于电子文档具有安全稳定性不足、对技术问题太过依赖、容易被他人修改和容易受系统的限制等特征，所以进行安全性管理时需要针对性地进行个性化的保管。为了能够制订个性化的保管方式，企业可以将电子文档进行多层次的双套保管方案，让其不仅可以以电子版的方式存在也可以以纸质的方式存在，而这种保存方式确保了资料的安全性。在进行多层次的双套保管中可以选择进行电子双套保管，一份电子版文件进行秘密保存处理，一份平时使用。当然，也可以选择进行异地储存管理，因为这种管理方法能够有效解决在不可抗力条件下形成的电子文件丢失。另外，企业也可以采用实时云备份和数据转移的方法，这两种方法都可以有效避免人为因素导致的电子文档的丢失和更改，能够在很大程度上增强电子文档的可靠性。

结语

当今时代发展中，信息化技术的应用仍在许多领域中占据主导地位，在数据信息的整合、处理、分享等过程中，为用户提供了多种信息资源的获取路径，同时也方便了用户对数据的使用。针对企业的建设，信息化技术仍发挥着重要作用。基于企业档案信息管理系统与OA系统所具备的应用优势，实现两者的结合，是企业信息系统建设力度增强的表现，也是一项利于企业发展的重要举措。因此，企业应结合自身的实际发展情况，采取恰当的方式，对信息化系统的合成方案进行规划，并将其投入使用当中，充分展现其真正的应用价值。

参考文献

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[3]张桂霞.基于J2EE的企业档案管理系统的研究与实现[D].齐鲁工业大学，2017