新时期加快企业档案信息化建设的措施

李慧

摘要：在企业内部的档案管理环节中，信息化建设是当前企业的关键工作，依托现有的网络技术和通信技术，可以建立一套系统且完备的档案管理体系，从而为企业更好地开展档案工作服务，提升档案的保密性和安全性，降低工作人员的工作压力，实现更加高效的管理。从某种程度上来说，档案信息化建设可以为企业核心竞争力的提升提供源源不断的信息支持。

关键词：企业档案;信息化建设;措施

1信息化对企业档案管理的影响

在较长时间内，企业档案管理都在运用过时的管理方法，此种模式在管理的各个环节中都存在弊端。传统的档案管理方法多是纸质保存，其管理方法落后，核心工作在于采集、存储等基础业务环节，注重档案资料的安全性却忽视了开发使用工作的开展。大部分企业档案的使用者并非档案管理人员，对企业档案的具体情况缺乏很好的了解，再加上检索工具比较落后，查阅工作经常无从着手，导致工作效率大大降低。传统档案的管理方式效率低、用時长，严重限制了企业档案管理工作的正常进行。

信息化是目前各个领域的发展趋势，已经渗透到人们生活的各个方面，信息技术无处不在，具有强大的影响力，档案管理工作也不例外。电子档案逐渐取代了纸质档案，具有更加明显的优势，使档案的查询与调取更为便利，存储起来可以节省大量空间，但需要通过对应的软硬件才可实行有效管理。档案管理人员还可以进行加工开发，让使用者借助计算机网络随时随地获取档案资料，极大提升了档案的利用率。在档案保密方面，要借助安全保密防护措施确保电子档案资料不被篡改、破坏，同时也要落实好“九防”工作，全方位保证档案资料的安全。

2加快企业档案信息化建设的有效措施

2.1加强基础设施建设，确保信息安全

基础设施主要包括档案信息网络系统以及档案数字化设备，系统与设备的建设与完善能够实现信息传输、共享的目的，只有在信息网络足够先进与完善的情况下，才能使档案信息发挥出其所具备的基本价值，促使效益进一步提升。建设基础设施时，需科学应用数字化的档案信息，以达到档案的安全管理，在选择基础设施时，尽可能采购国有品牌，便于后期维护，同时还需确保设备具有自主的知识产权。档案部门需基于网络建设，对服务对象与范围进行归类，并使用物理隔离方法，为档案信息化构建出外网与内网系统，保证二者能够独立运行且不受影响，以此提高档案信息系统的安全性。此外，加强对扫描仪、打印机等设备的监管，避免数据被盗取。需为档案信息系统配置与之相配套的杀毒软件，并制定相关的管理制度，要求系统运行与管理人员明确岗位职责，在保证信息安全的情况下，推进档案信息化建设工作进程。

2.2重视人才队伍建设，提高工作效率

企业需明确档案部门应行使的职责与权力，同时掌握在档案信息系统中，所存有的档案信息数量，以及现阶段企业档案开发、利用、建设的现状，为档案信息建设配置相应数量的档案人员。并要求档案人员具备专业技能以及道德素养，对于档案信息中的内容做到不泄密、不外传。同时，还需具有极高文化素养，对于档案基础理论知识、文史知识以及网络知识等也需达到熟练掌握，以此保证档案人员能够将档案相关的政策法规以及所掌握的知识科学的应用到实际工作中，促使档案工作效率得以提升。

通过宣传或培训档案政策法规的方法，进一步强化档案人员的管理意识，使其能够认识到该项工作对于企业发展与管理中的重要性，并建立完善档管领导体系，该体系的设立可以监督、检查并考核企业领导对于档管信息化建设工作的态度以及重视程度，实现档管工作管理水平的提高。此外，还需强化档案人员的服务意识，定期组织有关于职业道德的教育培训，对服务方法不断优化与完善，促使服务质量得以提升，并在服务过程中，深入了解用户需求，提高服务效率的同时加快企业档案信息化建设进程。

2.3抓好信息建设安全，防范安全风险

首先，从管理角度出发防范安全风险。落实档案安全保障、以企业员工为主体的建设原则，强化企业档案管理人员的防范意识，确保档案信息安全的同时提高档案信息化建设效率。开展建设工作时，需重视工作人员专业技能以及安全教育的培训，并要求其形成风险防范的工作思想，通过向其灌输档案安全思想，告知档案安全的重要性，促使其更为主动的对各类风险进行分析与预判。同时，建立针对各项工作的制度，以保证工作过程更具规范性、高效性，实现工作各环节的优化。

其次，以设备角度出发防范安全风险。安全是档案信息化建设的关键内容，而设备的应用与支持，是保证档案安全的重要前提。对此，技术人员需打造出更为安全的设备，为档案信息系统设立防火墙、入侵检测等，针对一些需采购的设备应加大投资力度。此外，还需确保设备运作安全，实时监管服务器、网络设备等，针对存在运行障碍或潜在风险，需及时进行处理。最后，从技术层面出发防范安全风险。借助物联网技术，实时监测档案的动态，保证档案安全。同时，加大对信息安全技术的应用力度，促使档案安全得以保障。并分析安全域，在对其进行划分后，实行分模块管控，在此过程中，合理应用互联网、局域网，以达到由信息技术带来的档案安全保障。

所以，企业管理部门需要加大力度开展信息收集工作，并多渠道地进行充分且有效率的信息收集，同时做好归类整理和再挖掘，筛除无效零散的档案信息，确保遴选出的档案信息具有有效性和规律性。相关的档案管理部门要通过科学有效的方法，对信息进行多方面的整合、挖掘、再排列，以保持各类信息的有效性和有序性。同时，企业档案管理工作者也需要确保信息的安全性与完整性，以免造成档案的流失或泄露。

结束语：

综上所述，企业档案能够对企业的管理决策、资金周转、技术改进、人员管理等工作进行真实且全面的记录，这对于企业来说是非常关键的。档案管理信息化建设能够使档案管理工作的模式、流程得到较大程度的优化。现阶段，随着信息技术和互联网技术的不断发展，企业档案管理信息化建设的水平对企业的发展具有重大的影响，档案管理信息化工作已经成为未来企业档案管理的主要发展方向。

参考文献

[1]刘娟，万诺诺.新时期企业档案信息化建设思考[J].办公室业务，2019（24）：109.