医院档案管理的现状及档案信息自动化管理方法

摘要：医院随着自身发展以及接诊病患的不断增多，其要管理的档案资料也越来越多。医院档案资料可包含科研、护理、管理、医疗等多个部门或科室的档案，具体的分为病例档案、人事档案、基建档案、科研档案、文秘档案、器械档案等多个类型，它们成为医院进行医学研究的基础依托，也是其进行教育宣传的关键材料。因此，医院的档案管理尤其要保证有效性。文章结合当前医院档案管理现状，探讨了于其档案管理中加入自动化管理的方法。

关键词：医院;信息技术;自动化;档案

医院档案管理直接关系到其日常业务的开展以及常态化的管理，是促进其有序运行的关键管理环节。但就目前的医院档案管理而言，其工作中存在人员素质、认识水平、管理制度、管理方法上的诸多不足。文章立足于档案信息自动化管理方法，展开了对实现医院档案信息自动化管理的相关准备工作探讨，希望能对相关档案管理实践有借鉴意义。

一、医院档案管理现状分析

（一）人员素质不适应现代医院档案管理需要

很多医院档案管理人员在专业水平上存在不足，又鲜少获得好的进修成长机会，所以缺少对现代档案管理工作的知识储备，创新能力缺乏，不能适应现代医院档案管理需要。

（二）人员缺乏对档案管理的准确认识且不够重视

医院整体的工作氛围中，重临床而轻环节管理，对档案管理工作重視有限。于是，长此以往，档案管理人员就会缺乏对档案管理的准确认识且不够重视，而临床等其他医护工作者也没有在实践中很好地配合档案人员形成准确、全面的档案记录，使档案归档工作质量不高。

（三）医院档案管理制度上有欠缺

我国当前还没有较为完善的医院档案管理标准、评审制度标准。各医院都是结合自身实际来摸索、建立相关管理制度。这导致医疗体系中，档案管理制度建设水平参差不齐，有的甚至非常传统落后。

（四）医院档案管理信息化程度不高

目前仍有很多医院的档案管理部门未能及时引进档案信息管理系统。其纸化办公方法效率低下，出错率高，易导致资料损毁、丢失问题，影响了医院对档案资源的利用。

二、医院档案信息自动化管理方法

医院档案管理活动进行互联网思维的转变，将能对医院档案管理的方式进行完全颠覆，并大大提高档案管理的效率和成效[1]。医院需要引进自动化的档案管理办公手段，在办公自动化形成后，让各业务岗位都能顺利形成相应的电子档案文件，并督促所有医护人员学习一定的文书处理、归档程序技能，让他们明确电子文档与纸化文档的关系，并赋予他们相应的新的材料形成、积累、归档的职责，以集体配合档案自动化管理工作。医院档案部门则充当了一个档案的信息中心，负责对信息的整合、存储、调取以及保密等工作，其具体的自动化管理方法为：

1.将档案管理有关系统有机嵌入到医院信息化管理系统中，形成信息交互上的无障碍衔接，实现信息管理一体化。医院信息化系统中的每个单元相互具有耦合性和独立性，同时又存在着数据的共享与交互[2]。

2.以《医药卫生档案管理办法》、《档案法》为基础依托，整合医院整体的制度内容，进行科学的档案自动化管理相关制度的制定，包含对档案部门以外的其他科室的档案资料形成与管理的考核制度制定。

3.结合档案自动化管理需求，进行本医院软硬件设备的有针对性完善，以促进相关管理的规范化、标准化。

4.对新引进的自动化档案管理系统进行数据库建设，建成以各科室为基准的分化数据库，以及以档案部门为中心的综合数据库，从而对档案信息进行分步式、开放式管理。

三、实现医院档案信息自动化管理应做的准备

（一）认识提升，理念创新

1.基于对档案的熟悉提高认识。医院要督促所有人员熟悉档案知识，尤其是档案人员，让他们及时适应自动化管理需要。例如，医院要让医护人员在主要工作职责落实的间隙，主动上手操作自动化档案管理系统，鼓励他们互相请教、传播档案记录、归档经验，从而切实地熟悉档案自动化管理流程，提高认识。

2.树立以档案为无形资产理念。医院所有的档案资料都是全体医护人员的劳动、智慧结晶，能帮助医院获得对现实管理的真切认知，并指导其未来发展。医院要让所有人员认识到，档案资料乃是医院的无形资产，它是以文字、图纸、数据等形式记录下的医护人员的工作成果，是无法用经济手段衡量的。让所有人员树立档案是资产的理念，有助于让他们要看到档案能带来的无形的效益，从而尽全力配合或完成档案自动化管理工作，并有保护档案的意识，确保其完整、不遗失。

（二）适应需求，制度创新

1.制定精简的制度。在进行档案的自动化管理后，医院档案管理部门可形成一个集档案、资料、统计、信息等为一体的“医院档案信息控制中心”。然后，医院可结合这个中心的建立来进行精简化的制度制定，主要是建立好信息中心和上级管理部门的权责关系、信息中心和各科室部门间的权责关系，并配套监督制度。精简化的制度应遵循高效、灵活的管理原则。

2.规范考核，细分职责。医院可结合档案管理的相关标准、需求来进行各类人员责任的细分，从而规范考核指标，提高档案自动化管理的执行力度。相关考核可按照档案管理实际，以月份或季度为单位周期，对比年度管理目标来综合评比，其间做到职责明确，赏罚有度。

（三）能力培养，培训升级

医院要强化对档案管理人员以及其他医护工作人员的自动化管理知识技能培训，为他们开辟更多的进修学习机会，使他们的知识结构常换常新，不断成长进步。医院可定期特邀专业的档案管理方面人才来为所有医护人员，尤其是档案管理人员上课，以升级化的培训内容来提高人员的能力。具体的，相关培训应有理论，有实操，并注重实践指导中对档案自动化管理知识的深化挖掘。通过对人员的手把手、面对面指导，医院人员能够逐步掌握怎样进行档案材料装订、分类、排列等人工操作，并能够自如地进行信息化系统操作。

四、结语

综上所述，医院的档案管理应该追赶上自动化管理趋势，并通过人员思想上、管理制度上，以及培训管理上的创新举措落实，来促进其档案管理水平的升级。

参考文献

[1] 刘银茂. "互联网+"背景下医院档案管理的方法创新[J]. 卷宗， 2020， 010（03）：126.

[2] 宋伟、刘景娜、刘佳. 医院职工档案管理系统设计与实现[J]. 微型电脑应用， 2020， 331（11）：106-109.

作者简介：张子谅，男，汉族，江苏省泰州市，泰州市第二人民医院院办，本科，助理馆员，研究方向是卫计行业档案分类和管理.