高职院校档案社会化服务浅析

高玉昱

档案社会化服务基于公共档案资源，指明了档案服务的重要方向，揭示了档案服务功能的显著特征。档案服务社会化，是指档案部门在提供服务上，以社会公众需求为导向，以公共利益的最大化为目标，以提高档案服务质量和效率、降低服务成本、最大限度地满足社会公众的需求，实现社会效益和经济效益的最佳双赢为目的，立足档案工作，运用社会和市场的力量，开展在社会领域的多方位合作，适当引入第三方力量，形成以档案部门为主导、多种形式参与的档案服务提供机制。档案服务社会化是历史发展的客观要求和必然趋势，但是，档案服务社会化的发展道路不会一帆风顺。当前，档案服务社会化面临着不可回避的现实困境：档案界的社会意识与社会的档案意识存在反差与不足;档案开放与保密难以权衡利弊;档案“服务政府”与“服务公众”目标存在一定的冲突;档案行政管理部门存在“全能型”与“有限型”的矛盾等。

一、高职院校档案社会化开发与利用的趋势当前，高职院校档案开发与利用，作为高职院校业务的拓展，已经逐渐成为一种趋势。其主要表现在：一是高职院校档案工作稳步推进，社会化服务功能不断拓展。高职院校本身具备一定的社会公共服务属性，高职院校档案社会化服务也有一定的要求。当今在信息技术手段的助推下，高职院校档案信息化建设稳步向前，开始将档案利用与社会需求相结合，档案编目、著录等二次、三次加工工作愈加成熟。二是社会公众档案需求增多，高职院校档案服务范围与对象扩大。随着社会公众档案意识的不断提高，社会对高职院校档案利用的需求也与日俱增，主要包括两方面：一是校内师生去向的复杂化。随着建校时间增长，学校规模扩大，毕业生不断增多和就业环境的变化，用人单位对学生学籍证明材料、学生档案的要求也是动态变化的，毕业生离校后的考研、出国、考公都涉及到很多证明材料的出具，如离校但未就业学生在公务员政审时就要学院或学校的参与。教师的离职、背调等也需要高职院校档案部门的全程参与;二是社会档案需求的增多。当前，国家要求和鼓励学校履行更多社会责任，高职院校科技成果转化、教师校外挂职、校企合作培养人才等等都涉及大量档案资料的查阅和利用。对于个人层面来说，图书档案的利用、校史档案查阅、档案馆参观需求也在逐渐增多。凡此种种，都在说明当前高职院校和社会各个领域利用高职院校档案的迫切需求趋势大增。三是档案服务内容日益丰富，服务渠道不断拓展。档案社会化开发与利用是以丰富的馆藏资源为基础的，相对于机关事业单位，高职院校档案管理工作起步较晚，但长期以来也形成了完善的档案管理制度、丰富的管理经验和海量的档案资源。回顾以往，高职院校档案内容的收集、管理与服务大致经历三个阶段：一是以文书档案管理为主的档案室阶段;二是以综合管理文书档案和科技档案管理为主的综合档案馆阶段;三是以所有有价值信息资源都作为档案进行管理和利用的“大档案”理念阶段。在大数据信息化时代，信息资源的价值和作用更加突出，大数据、云计算等信息化技术的兴起也让人们重新审视了信息的价值，原本不被重视的行为数据、过程数据也紛纷被作为档案记录下来。完全可以预见，随着档案信息化技术的不断推进，高职院校面向社会的档案服务内容也会在热烈需求的推动下不断丰富。另一方面，在信息技术的推动下，高职院校档案服务社会渠道也在不断拓展，从过去的馆藏中心模式逐渐发展为线上与线下、人工与自动的融合服务模式，社会用户能够通过官方网站、微信公众号、自主传播平台或是高职院校自建的信息门户发起档案利用需求。高职院校档案社会化开发与利用已经成为一大趋势，整体势头良好。

二、社会用户需求挖掘不足。丰富的档案信息资源是高职院校档案社会化开发与利用的基础，而社会用户需求则把握着社会化开发与利用的方向。从上文的分析中可以看出，高职院校档案社会化开发与利用呈现出服务范围与对象不断扩大的趋势，面向社会的服务对象包括已毕业的学生、校外企事业单位和政府机关以及个人用户。可以看出，档案服务社会的利用主体年龄跨度、知识层面和从事行业跨度都有较大变化，其档案利用的需求也是各不相同，这就要求高职院校档案部门应在服务开发与利用前开展深入的社会调研。当前，高职院校对校内师生的档案利用需求的调研已十分成熟，但如何运用信息技术手段开展广泛的社会调研与数据分析就涉及到更多专业知识，如用户画像素描、用户体验、UI设计等等，这些都给档案部门提出了新的更高要求。

三、完善高职院校高职院校档案社会化开发与利用的对策建议如何针对存在的问题，切实搞好高职院校档案社会化开发与利用，更好地适应与满足社会的热切需求，笔者提出了以下对策建议：对策建议一，转变思想观念，发挥多元价值。高职院校档案部门应转变长期以来存在的“重保管轻利用”的思想观念，突破原有封闭的档案服务与利用环境，主动探索档案社会化开发与利用的新路径。在保证服务本校管理、教学、科研工作的基础上，更为深入地挖掘信息时代档案资源的多元价值，强化自身社会责任感，树立社会服务意识，在本校档案工作和社会公众需求中寻找合适的切入点，不断彰显高职院校档案的多元化开发与利用价值。首先，在档案收集阶段就应考虑其社会化开发与利用，可面向校内师生和社会公众广泛征集档案资料以丰富馆藏资源，对于由于历史等原因出现档案缺失或档案空白的，可以通过各种渠道并制定相应的激励措施鼓励校友和社会大众主动提供相关线索予以补救。在种类上应不局限于科研、教学档案，加大对校企合作、社会重大事件等社会活动中产生档案的收集力度，让高职院校档案社会化开发与利用领域与空间更加拓展。其次，还应加强档案编研以发挥档案的多元价值。档案编研是对档案内容的深度加工和开发，能为各种决策提供广泛的档案信息。

最后，在内、外生条件的支持下，在推动高职院校档案服务社会化的发展过程中，需要遵循五项基本原则，即全民服务原则、最大化开放原则、竞争与合作原则、效益原则和渐进性原则，并应该在此基础上，分别通过转变档案行政管理机构职能、拓展档案馆面向社会的档案服务、实现档案室对社会的有限开放、培育档案中介机构（企业和非营利档案组织）参与档案服务四项举措，逐步实现传统档案部门的业务外包、探索建立档案服务的有偿机制以及加强档案服务的监管机制建设。

该论文用于天津市高等职业技术教育研究会课题：高职院校档案管理创新与社会服务能力提升研究（编号：2020—2—3076）