基于大数据时代的档案管理信息化建设分析

刘筱瞳　乔鸣喆

关键词：大数据时代;档案管理;信息化建设

档案管理工作传统的管理模式和方法之下，管理的效率和查找档案和档案利用的速度都比较慢，在满足实际的工作需求方面存在一定的困难。基于大数据时代带来的深刻变化，各种信息、数据和资料等内容的作用变得越来越大，这为其信息化建设指引了发展的道路。在档案管理的发展过程中，出现的问题也层出不穷，如管理的安全性问题、管理的体系和制度不够健全的问题以及管理人员的能力和实际的工作需求不相匹配等。为了有效的处理相关问题，最大限度地降低或者消除这些问题带来的不良影響，巧妙地运用大数据是其中的可行策略之一。紧跟现代化社会发展的步伐，促进档案管理工作走向信息化建设的发展道路。

一、健全档案管理信息化建设的各种机制和体系。档案管理本身就具有比较强的专业性、保密性和系统性，因此这项工作对档案管理的机制必须具备完整性和系统性的特点。档案管理的内部体系完整性包括的内容很多，如档案管理的责任机制、对档案管理工作人员的激励机制和绩效考核机制以及对档案管理信息化建设的监督机制等。从健全档案管理责任机制的角度来说，档案管理工作需要责任机制作为保证，对档案管理人员的责任、义务以及相应的权利进行明确的划分和落实，保障档案管理部门的相关领导和基层工作人员的责任意识都能够得到提升。这样一来，档案管理部门和相关的工作人员能够在明确自身权利和责任的基础上，做好自身的工作，全面提升档案管理相关人员的责任感和使命感;从健全档案管理工作人员的激励和绩效考核机制角度来说，要想保证档案管理工作人员的工作积极性，需要档案管理机制发挥作用。对档案管理的相关人员进行绩效考核，将档案管理工作的质量纳入到绩效考核的指标体系当中。综合考虑档案管理工作人员的指标状况和档案管理工作人员的绩效状况，将两者结合起来进行档案管理人员的总体评估。对于在档案管理的绩效考核评价指标体系中，完成了相关的指标和要求的工作人员，相关部门要对其进行奖励。对于考核结果低于考核的标准和要求的工作人员，给予一定的薪酬惩罚。在这两个机制的共同作用下，能够确保信息化建设的有效性;监督机制作用的发挥主要依靠有效的监督方式和手段。实施分层监督的方式和层层管理的手段，积极引导和鼓励档案管理的相关人员进行相互之间的监督，有助于预防和组织档案管理工作人员的不良工作行为，保证档案管理部门的发展。

二、加大对档案管理信息化建设的重视性和重视力度。档案管理信息化建设重视程度的提升，需要档案管理的相关工作人员树立科学的档案管理信息化理念。当档案管理部门的领导意识到档案管理信息化建设带来的有利作用之后，掌握大数据技术档案管理工作的内涵，最大限度的提升自身和相关工作人员的档案管理信息技术应用能力。保证档案管理有一个良好的环境，为档案管理部门装配专业且完善的档案管理信息处理设备，确保为档案管理的信息化建设奠定发展的基础。档案管理的信息化建设得到重视，就会获得相应的建设资金投入，这样一来就能够建立档案管理信息化的服务平台和数据库。信息服务平台能够帮助工作人员更快的进行档案的整理、归纳和保存，有助于档案管理工作更好的开展。数据库的建立有助于提升对档案资源的利用率，保证档案资源能够发挥出最大的价值。

三、制定科学完善的档案管理安全防护制度。档案管理的信息化建设中安全性问题已经严重威胁了档案管理工作生存和发展的重要因素之一，因此必须要采取相应的措施去解决。制定科学完善的档案管理安全防护制度就是一个很好的解决方法，将系统安全保障加入到具体的信息化建设之中。不断地对档案管理安全防护制度进行完善和优化调整，将相应的技术、资金和具体的管理等内容明确下来。档案管理信息化建设涉及到很多比较机密性的档案资料和信息，需要加大档案管理安全风险的管理和控制，增强档案管理工作的保密性，尽可能的减少或者消除安全隐患带来的影响。档案管理的工作人员在进行档案相关的业务操作的时候，尽可能使用局域网，这样能够最大限度内提升档案信息的安全。适当的监督也是相当必要的，明确档案管理工作的具体责任人。同时，在大数据的时代背景下，随着档案管理信息系统的不断发展和完善，信息系统的使用能够在很大程度上解决网络的安全性问题。档案的及时备份和加密以及防火墙等等的建立等，都是为了应对黑客的恶意攻击所采取有效的防护措施，提升档案管理的安全性。打造档案管理的信息数据库也是保证档案管理安全性的有效方式之一，能够使档案管理工作更加具有科学性和规范性。

总而言之，大数据时代背景下，档案管理工作必须要向信息化建设的方向发展，健全档案管理信息化建设的各种机制和体系，加大对档案管理信息化建设的重视性和重视力度，制定科学完善的档案管理安全防护制度，强化档案管理的人才队伍建设，充分将档案管理的内在价值发挥出来，推动实现可持续发展。

参考文献：

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[2]庞娟.大数据时代档案信息化建设路径分析[J].黑龙江档案，2020（02）：41.

[3]田凌嫣.论大数据时代背景下加强档案管理信息化建设的策略[J].兰台内外，2020（02）：83-84.

（作者单位：山东省淄博市淄川区公共就业和人才服务中心）