三网年会项目干系人对项目进度影响的管理研究

曹琛

摘要：随着我国航空航天事业的蓬勃发展，相关领域的学术交流活动日益活跃。会议中项目干系人对项目进度影响较大，如何在保证项目按照进度计划完成的前提下，满足各个干系人需求是学术会议成败的标志。本文结合案例中国航天第三专业信息网技术交流会的特点，将项目时间管理和干系人管理理论应用于类似的大型学术会议中。通过分析问题，论证对其进行项目时间管理和干系人管理的必要性。通过干系人对项目进度影响的分析，提出了建设三网年会干系人管理体系的具体方案。

关键词：国际学术会议;项目;时间管理;干系人管理;三网年会

中国航天第三专业信息网年会暨空天动力推进技術交流会（以下简称“三网年会”）是某动力所科研人员参加的重要学术研讨会议。该会议的交流内容主要为航天推进技术情报报告，每年举办一次，动力所作为航天动力技术信息网的网长单位，与6家副网长单位轮流承办三网年会。由于缺乏发展规划和组织牵引，导致该会议的学术交流效果越来越弱，与推动航空航天推进技术创新发展这一宗旨渐行渐远。

自2012年起，三网逐步改革为空天推进技术交流平台，从会议规模、参会人员构成和交流效果等方面，三网年会发生了巨大的变化。三网年会在会议规模上的大幅度扩大，在增强三网在行业内影响的同时，吸引了更多的重要领导、两院院士等重要干系人的关注，参会人员构成和会议交流效果方面的变化也提高了对项目管理人员在进度管理方面的要求。

一、问题分析

三网组织的快速发展以及年会规模的激增，导致项目组成员在缺乏项目干系人管理相关背景知识和现实分析的情况下，无法按照进度计划完成三网年会项目，削减了三网年会在空天推进技术领域的平台作用，更无法通过年会实现其促进技术创新、与当地企业互通合作的桥梁作用，在重要项目干系人管理中出现严重问题，还会导致动力所在三网组织机构中的主导地位被动摇，动力所对外形象受到严重影响。

三网年会筹备期间的主要活动包括会议策划、组织征文、统计参会信息、制作会议文件确定、准备会议物料、会议宣传等内容。三网年会的项目进度与干系人管理相互作用，对三网年会的质量和交流效果产生巨大的影响，只要加强进度和干系人的计划和控制，就可以提高三网年会质量，顺利完成三网年会的筹备工作。

二、方案设计

规划三网年会项目干系人管理，是基于对各项目干系人需求、利益关系以及对年会项目的直接或潜在影响分析，制定合理的干系人管理计划，从而调动干系人支持三网年会项目，并利用他们的资源优势、权力优势和影响力推动三网年会项目发展。三网年会干系人具体管理规划内容包括：沟通内容;沟通渠道：电子邮件、电话或者面对面交流;信息公开：信息分享的日期、内容、详实程度、格式、形式;④干系人关注的热点问题;⑤干系人内部关系;⑥关键干系人在不同工作中需要参与的程度等。

为了便于在项目过程中随时检查项目进度、及时调整进度计划，2020年三网年会项目干系人规划工作输出文本为《2020年三网年会干系人沟通需求表》，如表2.1所示。

三、管理和控制

三网年会的项目干系人管理无时无刻不体现在沟通中，当实践检验理想状态和计划时，项目组需要不断围绕项目干系人需求做适当的调整，引导中立态度的项目干系人参与并支持项目，提升高管干系人对项目经理的支持，减少干系人对项目的消极作用。

1.加强对会议公司利益的权衡和管理

在设计与制作会议手册期间，项目经理根据之前的经验，多次与会议公司确定印刷的最晚节点，以便推算会议手册文字内容校对和设计定版的最终节点，这项内容的进度执行情况对会议成本产生重大影响。如果在印刷节点前定版，每本会议手册成本不到30元，如果超过此节点，快印每本会议手册成本近70元，为了保证会议手册的制作工作按照进度计划顺利完成，项目经理在部署更多人员参与会议手册内容校对的同时，应调研会议地点当地的合作印刷厂，以备不时之需。

2.加强对承办单位建议的协调

5月底，在第一轮征文结束后，承办单位领导提出：因原定是五星级酒店，不符合单位差旅报销标准，因此建议变更会场地点。经项目组确认，五星级酒店不符合现大多数航空航天领域下属研究所报销标准，因此决定变更会场地点。

经过提前调研、现场踩点，最终确定洛阳友谊宾馆为会议和住宿地点。项目经理第一时间安排相关人员在各大平台发布会议地点变更通知，同时通知所有项目干系人地点变更结果，以保证最大范围的通知到每一个项目干系人。会议地点的临时变更导致组稿、审稿等工作的顺延，延长了信息统计工作的工期。但是由于及时调整和有效的沟通，项目筹备进度没有受到其他影响。

3.控制重要干系人抵制态度对会议的影响

8月是每年航空航天类学术交流活动最集中的时间，项目经理考虑到这将主要影响会议规模和承办单位的支持力度，为了把负面影响降到最低，采用两种沟通途径：通过上级领导与主承办单位领导沟通，强调三网年会的优势和三网组织章程的约束性;与会议公司沟通，及时调整会议预算、用房数量和会场安排等事宜。同时，预估最坏的情况，做好会议应急预案。

四、总结

总而言之，不论是遇到重要项目干系人态度变更，还是项目进度计划临时调整，项目组通过及时沟通、上级领导协调、调整相关计划等，以化解项目危机，保证三网年会项目按照进度计划顺利运行。