酒店采购的管理与研究

摘要：本文根据酒店的采购管理要求，对采购计划、采购实施、货物验收、质量把控等方面，进行了全方位的论述。

关键词：酒店;采购;验收

在这个出行极为便捷、旅游业极大发展的年代，为人们提供餐饮、住宿、会议的酒店在大街上随处可见，不管是高档的、中档的、还是低档的，都有自己的一套管理模式，无论哪种管理模式，酒店的采购工作都是控制酒店的采购成本，是保证酒店正常运行的基础，本文就从酒店的采购管理出发，对酒店的全过程采购管理进行论述。

一、采购计划管理

采购计划管理是把好采购入口的第一关，是把控采购成本至关重要的环节。酒店的餐厅、客房、接待等部门，每天、每周、每月都要列采购计划，并制定严禁的采购审批流程，领班、经理、总经理层层审批后，才能购买。本文举例如下：

1.食材采购计划

食材包括果蔬、冷鲜肉、冻货、水产品、禽类、其他（半成品）等。审批流程为餐厅提出采购计划、厨师长一级审批、餐厅经理二级审批、总经理三级审批。

2.库房采购计划

库房库存物品主要包括调料、米面油、易耗品等。审批流程为库管员根据库存量和日常需求提出采购计划、库房主管一级审批、分管经理二级审批、总经理三级审批。

3.其它物品采购计划

其它物品包括客房用品、餐厅用品、接待用品、培训用品、安保用品、工程维修用品等。审批流程为各需求部门采购计划、各部门经理一级审批、采购经理二级审批、酒店经理三级审批。

4.临时采购计划

各部门接到临时采购任务，根据任务提出临时采购计划，各部门经理一级审批、采购经理二级审批、总经理审批。

二、采购实施

1.组织报价

酒店每天的采购量大，尤其是食材每天的需求量都非常大，所有通过提前报价可以有效控制成本。采购人员要根据使用部门提交的采购计划，组织供应商报价。一般实行每类商品2-3家报价，可采用单独或者打包报价。

果蔬类价格变动比较频繁，可以采用周报价的形式，由需求部门提前预估一周的食材种类及用量，汇总交给采购人员，采购人员组织供应商进行报价。

粮油、冻货、易耗品等价格变动不太频繁，可以采用月报价的形式，由需求部门提前预估一个月的用量，汇总交给采购人员，采购人员组织供应商进行报价。

2.根据报价进行比价

由采购人员或者财审人员针对2家以上的报价，进行比价。如果是打包报价，则总价低者供货，如果是单一种类报价，则对单一品种分别比价报价，每种商品选择报价低的供应商送货。如果有条件的单位，可以开发一个成本管控系统，在系统内录入每个报价周期各个供应商的报价，系统自动比价、选择供应商，能够有效降低工作量、提高工作效率。

如有临时采购或者应急采购，将需要采购的物品列入报价清单，由采购人员当天向两个以上的供应商进行询价，为了提高工作效率，可以电话询价。

3.验货与质量把控

验货是把控质量的必要手段，制定验货流程，认真、仔细验货，保证货品分量足、质量好，为酒店优质服务提供物质保障。

成立验货小组。可以组织使用部门、采购人员、库管员等，组成验货小组，每天安排固定的时间、人员共同验货。验货要有验货记录单，要形成现场验货资料，验货人员签字，以便于查阅。

制定验货标准。果蔬、冷冻、粮油、调料、易耗品等各种商品的验货标准千差万别，需要针对不同的商品，制定不同的验货标准，让验货“有法可依”，才能更好的把控货物质量。

验货过程中，不仅要依据验货标准进行驗收，果蔬类的要现场称重、成品要检查生产日期、各类商标是否齐全等。对质量、数量等不符合要求的，要与供应商沟通，及时退换，并将相关问题记录在册。

三、供应商评价

1.制定供应商评价办法

制定并发布供应商评价管理相关制度，明确参与评价的人员，例如采购人员、使用部门、验货人员等;确定评价周期，例如开展月度、季度、年度供应商评价;指定评价内容，例如供货质量、供货及时性、报价执行情况、缺货是否提前沟通等;确定评价排序方法，规定对评分比较低的供应商，要采取的处理方法，例如约谈、罚金等，为供应商评价提供制度保障。

2.定期开展评价

严格按照上述供应商评价办法，开展供应商评价，并严格执行评价结果，及时向供应商反馈，起到激励、警示的作用，保证酒店采购工作的正常运行。

作者简介：李志琴（1982年2月出生），女，汉族，河北省保定市人，本科学历，助理政工师，研究方向为酒店资产、采购、运行管理。