酒店采购的管理与研究

2021-10-25 08:44李志琴
科技信息·学术版 2021年18期
关键词:验收采购酒店

摘要:本文根据酒店的采购管理要求,对采购计划、采购实施、货物验收、质量把控等方面,进行了全方位的论述。

关键词:酒店;采购;验收

在这个出行极为便捷、旅游业极大发展的年代,为人们提供餐饮、住宿、会议的酒店在大街上随处可见,不管是高档的、中档的、还是低档的,都有自己的一套管理模式,无论哪种管理模式,酒店的采购工作都是控制酒店的采购成本,是保证酒店正常运行的基础,本文就从酒店的采购管理出发,对酒店的全过程采购管理进行论述。

一、采购计划管理

采购计划管理是把好采购入口的第一关,是把控采购成本至关重要的环节。酒店的餐厅、客房、接待等部门,每天、每周、每月都要列采购计划,并制定严禁的采购审批流程,领班、经理、总经理层层审批后,才能购买。本文举例如下:

1.食材采购计划

食材包括果蔬、冷鲜肉、冻货、水产品、禽类、其他(半成品)等。审批流程为餐厅提出采购计划、厨师长一级审批、餐厅经理二级审批、总经理三级审批。

2.库房采购计划

库房库存物品主要包括调料、米面油、易耗品等。审批流程为库管员根据库存量和日常需求提出采购计划、库房主管一级审批、分管经理二级审批、总经理三级审批。

3.其它物品采购计划

其它物品包括客房用品、餐厅用品、接待用品、培训用品、安保用品、工程维修用品等。审批流程为各需求部门采购计划、各部门经理一级审批、采购经理二级审批、酒店经理三级审批。

4.临时采购计划

各部门接到临时采购任务,根据任务提出临时采购计划,各部门经理一级审批、采购经理二级审批、总经理审批。

二、采购实施

1.组织报价

酒店每天的采购量大,尤其是食材每天的需求量都非常大,所有通过提前报价可以有效控制成本。采购人员要根据使用部门提交的采购计划,组织供应商报价。一般实行每类商品2-3家报价,可采用单独或者打包报价。

果蔬类价格变动比较频繁,可以采用周报价的形式,由需求部门提前预估一周的食材种类及用量,汇总交给采购人员,采购人员组织供应商进行报价。

粮油、冻货、易耗品等价格变动不太频繁,可以采用月报价的形式,由需求部门提前预估一个月的用量,汇总交给采购人员,采购人员组织供应商进行报价。

2.根据报价进行比价

由采购人员或者财审人员针对2家以上的报价,进行比价。如果是打包报价,则总价低者供货,如果是单一种类报价,则对单一品种分别比价报价,每种商品选择报价低的供应商送货。如果有条件的单位,可以开发一个成本管控系统,在系统内录入每个报价周期各个供应商的报价,系统自动比价、选择供应商,能够有效降低工作量、提高工作效率。

如有临时采购或者应急采购,将需要采购的物品列入报价清单,由采购人员当天向两个以上的供应商进行询价,为了提高工作效率,可以电话询价。

3.验货与质量把控

验货是把控质量的必要手段,制定验货流程,认真、仔细验货,保证货品分量足、质量好,为酒店优质服务提供物质保障。

成立验货小组。可以组织使用部门、采购人员、库管员等,组成验货小组,每天安排固定的时间、人员共同验货。验货要有验货记录单,要形成现场验货资料,验货人员签字,以便于查阅。

制定验货标准。果蔬、冷冻、粮油、调料、易耗品等各种商品的验货标准千差万别,需要针对不同的商品,制定不同的验货标准,让验货“有法可依”,才能更好的把控货物质量。

验货过程中,不仅要依据验货标准进行驗收,果蔬类的要现场称重、成品要检查生产日期、各类商标是否齐全等。对质量、数量等不符合要求的,要与供应商沟通,及时退换,并将相关问题记录在册。

三、供应商评价

1.制定供应商评价办法

制定并发布供应商评价管理相关制度,明确参与评价的人员,例如采购人员、使用部门、验货人员等;确定评价周期,例如开展月度、季度、年度供应商评价;指定评价内容,例如供货质量、供货及时性、报价执行情况、缺货是否提前沟通等;确定评价排序方法,规定对评分比较低的供应商,要采取的处理方法,例如约谈、罚金等,为供应商评价提供制度保障。

2.定期开展评价

严格按照上述供应商评价办法,开展供应商评价,并严格执行评价结果,及时向供应商反馈,起到激励、警示的作用,保证酒店采购工作的正常运行。

作者简介:李志琴(1982年2月出生),女,汉族,河北省保定市人,本科学历,助理政工师,研究方向为酒店资产、采购、运行管理。

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