基层档案信息化建设的思考

摘要：档案信息化建设是时代发展的需要，是基层档案管理改革的方向。为了贯彻执行“两个转变”、建立“两个体系”，实现基层档案更好地为人民群众和经济建设服务，满足社会各界对档案日益增长的需求，基层档案信息化建设工作迫在眉睫。

关键词：基层档案;档案建设;信息化

随着现代化建设步伐的加快，管理信息化是基层档案管理的必由之路，是信息时代基层档案事业发展的必然趋势。为适应信息时代档案事业的发展，必须加快基层档案信息化建设的步伐。面对新发展形式，对于基层档案管理信息化的建设，相关档案管理人员必须具有较强的专业性，在做好档案信息资源相应的收集与保管外，更要对用户的需求进行了解，扩大档案资源服务的内容。利用计算机网络技术使档案管理更具信息化的特征，从而为用户提供高效的工作服务，使基层档案管理信息化建设在日常的档案管理工作中真正体现其价值。

一、基层档案信息化建设的现实意义

（一）实现基层档案信息化管理，是适应信息社会要求的必然选择

信息化是当今世界经济和社会发展的必然趋势，网络的普及推动着社会各领域都在进行着一场轰轰烈烈的信息化革命，这场革命也必然影响到了基层档案信息化建设工作。基层档案管理要适应信息化社会的要求，尽快从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，强化基层档案管理的现代化意识，使基层档案工作由封闭型向开放型转变，才能更好地适应基层档案建设的需要。

（二）实现基层档案信息化管理，是拓展面向公共服务的档案管理职能的必然要求

随着民主政治的发展和信息技术的普及，面向社会提供档案信息服务是一种趋势。当前，社会对基层档案利用需求不断加大，同时也促进了对基层档案信息资源的社会化需求。基层档案管理部门，应拓展面向公共服务的档案管理职能，加强基层档案信息化管理，建设好基层档案信息库，是实现基层档案信息资源共享、满足社会对基层档案信息资源合理有效需求的必然要求。

（三）实现基层档案信息化管理，是破解基层档案管理工作难题的必要举措

现阶段基层档案的提供、利用还是以实体档案为主。实体档案虽然利用范围广、适应性强，具有原始凭证的作用。但基于实体档案的管理，需要管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，费时费力，效率低下。实行信息化管理，是对传统档案管理模式的变革，基层档案管理要更多地体现自动化、实时化和网络化，数据只需一次录入就能够多次反复利用，实现数据共享，从而使库房查找变为更为方便快捷的网络即时检索查询，不仅可以大大提高利用效率，还可以减少与原始材料的接触，有利于基层档案纸制载体的长期保存。加强信息化管理，已成为基层档案管理创新的必然选择。

二、基层档案信息化建设中存在的困难和问题

以湘潭县为例，据调查：近几年，湘潭县的档案信息化建设经历了从无到有、从少到多、由点及面的初始阶段，取得了一定的成效。但其发展还很不平衡，存在不少问题，主要有以下三个方面。

（一）档案信息化建设投入偏少

从总体上来看，湘潭县各单位对档案信息化建设工作还是给予了一定程度的支持，资金上也有所投入，但与其他项目相比，差距甚大。在配备专门用于档案工作的电脑和打印机方面，110多个县直单位中，只有30多个单位实现配备，仅占30%，21个乡镇中只有 4个乡镇实现配备，仅占20% ;只有10家单位配备了扫描仪、数码相机等相关数码设备，仅占7.7%;有32个县直单位应用了相对统一、符合规范的档案管理软件，仅占29%，21个乡镇全部没有应用。这样的现实状况难以适应新形势下档案信息化建设发展需要。

（二）基层档案信息化标准不全

近几年，国家、省、市档案行政部门针对档案信息化工作制定了一些规章和标准，但未能形成比较系统完整的法规、政策、业务规范。县档案局虽然就此也制定了一些規章制度，但缺乏具体的法规实施细则来约束各单位的档案信息化工作，从而严重地影响了信息化建设进程。

（三）基层档案信息化人才缺乏

据调查，在全县基层专兼职档案员中，档案管理相关专业毕业的人员仅占10%;计算机相关专业毕业的人员仅占30%;既懂档案管理又精通信息技术的复合型人才仅占5%，绝大多数单位的档案员只懂一些计算机操作方面的简单知识，使得信息化建设工作举步维艰。

三、关于基层档案信息化建设的思考和建议

档案资源信息化是一个逐步推进实施的过程，特别是对于基层来说，更是漫长而艰巨。因此我们必须持科学发展的态度，以实事求是、持之以恒的精神，有计划、有目的、有步骤地完成基层档案资源信息化。

（一）尽快建立档案检索数据库

这是目前大多数档案室都迫切需要完成的工作。馆藏量小的档案室完成这项工作相对容易些，馆藏量大的档案室则须有计划地实施：首先应对馆藏的所有档案完成案卷级条目检索数据库，这是一个快速见效的目标;然后在此基础上逐步完善文件级条目检索数据库。只有这样，才能建立一个全面、快速、高效、准确的档案检索数据库。

（二）逐步实现档案全文数字化

这是档案信息化的基础，也是档案信息化建设的核心。随着科学技术的发展，实现档案全文数字化的途径很多。对于通过办公自动化产生的文件，可通过网络直接接收;对于历史的资料，可通过手工输入、电子扫描、数码拍摄等手段获取档案原文信息资料。

（三）大力推进档案资源信息二次开发

根据档案信息开展多方面的专题研究和编辑，推进档案信息的二次开发。同时采用多形式发布档案信息的方式，建立档案网站，使更多的用户了解档案、利用档案，扩大档案的利用范围，不断增加档案的利用价值。

（四）切实加强档案电子数据安全管理

档案资源信息化后，主要是通过计算机网络技术实现数据信息的管理，因此数据的安全性是一个重要问题。必须设定安全的使用权限，以保证电子数据不被错误修改、删除;同时做好数据的备份工作，也可建立异地备份机制，如基层单位档案室的备份到县档案馆，县档案馆的备份到市级档案馆，以保证档案馆室提供给用户的数据具有安全性、准确性、可靠性。

参考文献：

[1]朱伟玲.人事档案的信息化建设探析[J].科技创新导报，2012（10）：201.

[2]刘茜.试论加强档案管理信息化建设[J].办公室业务，2017（03）：58.

作者简介：李逦，女，（1969.07-），湖南湘潭，高级政工师，研究方向：高校思想政治教育、档案管理。