财务共享模式下建筑业内控要点探究

常温健 李程

【摘要】当前市场竞争愈发激烈，互联网技术日新月异，传统的财务管理模式已难以满足大中型企業长久发展对成本控制、信息传递等方面的需求，越来越多的企业选择引进共享服务中心来提高自身的财务管理水平。随着财务共享中心的实际应用，财务管理也产生了新的内部控制风险。因此，文章通过对建筑业财务共享管理模式下企业内部控制现状进行研究，针对各项内控要点存在的问题提供相应的解决策略，为财务共享模式下建筑业构建完善的内部控制制度提供参考。

【关键词】财务共享模式；内部控制；风险防控

【中图分类号】F406.72

建筑施工行业有着施工项目地域分布广、施工工期长、集中管理难度大等特点。财务共享中心依托于成熟的互联网技术，以优化组织结构、规范审批流程、强调信息时效性、控制营运成本为目的，将各项信息资源予以共享。因此，企业集团构建财务共享中心极大地加强了集团对各级子分公司、各级项目财务管控能力，保证了财务数据的质量。

财务共享管理模式在信息技术支持下，有效地加强了企业内部风险控制和风险防范的能力，提高了企业的经营效率。但全新的财务管理模式必然会产生新的内部风险，因此研究财务共享模式下的内控风险要点，能够帮助企业可持续发展，实现企业价值的最大化。

一、财务共享模式下建筑业内控要点分析

（一）控制环境存在的风险

1.业务与财务工作相分离

财务共享模式以财务共享中心为主体，由集团公司组织调配具有一定专业能力的财务人员，对各层级业务部门的账务进行集中分配处理。在财务共享模式下，业务部门与财务部门的对接工作是产生内控风险的一大要点。一是基于财务共享软件系统的开发使用，所有账务处理均处于模块化、流程化、集中化，共享中心财务人员每日进行大量机械重复的工作，导致财务人员缺乏对特殊风险判断的敏感性。二是大部分共享中心财务人员缺少项目层财务工作经验，缺乏与各层级相关业务部门的有效沟通，导致某些账务风险无法被及时有效识别。三是各层级财务人员、管理人员疏于履行自身应尽的风险防范职责，过程审批更加形式化，导致各层级与共享中心之间风险管控的权责分配失衡。

2.人才持续流失

财务共享模式的出现势必会调整原有的财务组织架构。一方面，部分财务人员调转至财务共享中心专门负责账务处理，将项目层的财务人员从繁杂的账务工作中解放出来，逐步实现向管理型财务人员过渡。另一方面，共享中心财务人员每日面临大流量、单一性的工作，在一定程度上弱化了财务专业技能，不利于综合业务能力的提升，造成职务晋升通道受阻，致使部分财务人员选择离职。因此，财务共享中心实际上面临着人员流动的巨大压力，一定程度上影响着会计信息的准确性。

（二）防控机制存在的风险

财务共享模式实质上是对账务工作的“再处理”，通常由业务部门提交至各层级财务人员审核后，通过共享平台再传递至共享中心进行账务处理，是对账务再审核的工作，极大降低了项目层人员因疏忽而导致的财务风险。然而，各项业务是随机匹配至共享财务人员的，因此不同财务人员基于对项目层经济业务的了解程度不同，对同一项业务是否存在风险的判断也有所不同。另一方面，共享模式是基于共享平台进行业务原始凭据传递的，虽然依托于职责人员在各个责任部门设立风险防控点，但为了使流程更便捷几乎全部实现了系统线上审批，经办人只需要登录其他权责账号就可以完成越级审批，因此加大了内部控制审批权限的风险。

（三）控制活动存在的风险

财务共享模式在降低账务真实性风险的同时，一定程度上牺牲了付款审批效率。一项报销付款流程的审批，传统模式下仅需要经过项目财务人员及项目领导审批；共享模式下从流程发起到付款至少要经过业务部门负责人、财务初审、财务负责人、项目负责人、共享中心制证初审、制证复审、资金审核七项审批流程予以付款，审批节点的延迟会影响付款的时效性。对于供应商以及劳务商的付款，尤其是针对农民工的工资代付方面，付款不及时极易引发民工上访等对公司信誉产生不良影响的事件。另外，对于其他部门工作人员来说，各类报账系统操作熟练度以及必须通过内网登录也影响了报账效率。

（四）内部监督存在的风险

在财务共享模式下，项目财务人员的配置压缩，规模较小的项目仅保留了1～2名财务人员负责项目全部的财务工作，岗位职责划分不明确，极易违反不相容岗位制度。项目财务人员从繁琐的制证工作中解放出来后，因混淆岗位职责反而获得更大的财务权力，公司审计部门难以对公司下属所有项目开展及时、有效的审计工作，内部控制环节薄弱无法得到纠正。另外，共享中心仅保留记账审核功能，共享中心财务人员无法接触业务发起部门，仅通过影像信息有时难以判断原始凭证的真实性、合规性，无法形成有效的内部监督机制。

（五）共享平台存在的风险

财务共享中心是依托于“互联网+”技术，通过共享软件实现财务信息的集中化。以共享软件为主，与影像系统、报表系统、专项核算系统以及银企互联系统相互连接，构建全方位的财务生态系统。共享平台能否正常运行会影响项目会计核算工作，当系统某一环节出现问题时，将影响整个财务流程的运转。此外，财务共享服务器存储大量的项目数据，当服务器遭到攻击瘫痪时，可能会导致内部存储的信息泄露和丢失。因此，财务共享模式的实施进一步加大了内部控制对财务共享平台的依赖性，对共享平台控制的有效性决定了内部控制制度实施是否可靠。

二、财务共享模式下建筑业内控的优化措施

（一）优化内部控制环境

1.建立绩效考评机制

财务共享中心应建立起完善的绩效考评机制，通过绩效考评激发员工的责任意识，根据审批单据数量和质量给予相应的奖惩措施，提高员工的工作积极性。同时记录各层级财务初复审人员驳回次数，定期对其做出通报公示，并进行适当的处罚，以降低业务表单的错误率。

2.建立培训和双向调动机制

财务共享中心应定期举行全集团财务人员的培训活动，统一共享与项目财务人员对同一财务政策下账务处理的一致性，并鼓励共享财务人员的双向调动。一方面能够解决项目财务人员匮乏的现状，同时也能够培养出一批高素质项目财务人员，降低因担忧自身竞争力下降而导致的人才流失。另一方面，共享中心能够补充一批具有与业务部门对接经验的财务人员，促进业财融合。

（二）加大风险控制力度

基于建筑单位体量大、类型繁杂的特点，应对引入共享中心的企业进行全方位的梳理分析，着重关注各项业务流程、财务管理流程中存在的控制风险。通过健全企业架构，根据企业的实际需要划分成本费用、债权债务、税务业务以及资金结算等岗位，使财务人员各司其职。相同岗位财务人员应及时对特殊经济业务形成一致的账务处理意见，降低同一项经济业务因财务人员对风险敏感程度不同而做出不同判断所产生的控制风险。此外，为保证各个责任部门所设立风险防控点的有效性，可以将共享平台登录更改为短信验证码、面部识别等方式，杜绝跨级别审批权限的风险。运用更加科学的风险评估手段，对较为薄弱的环节做好提前防控，降低某一环节产生财务风险的可能性。

（三）优化业务审批流程

业务审批流程应以满足管理需要为出发点，依据层级审批、效益平衡的原则对业务流程做出相应的简化。在确定业务关键控制点后，将不必要的控制环节予以剔除，并完善控制环节薄弱的关键要点。通过共享平台筛选出驳回率较低、重要性较小的业务报销表单，取消部门负责人审核、项目书记审核、制证复核等审批环节，加快业务流程的审批速度。优化共享平台算法，对于涉及诉讼、民企拖欠、农民工工资、职工权益等相关的业务流程，可以加急分配至财务共享人员审核列表顶端，以保证付款业务能够尽快完成审批。此外，可以与共享技术开发部门沟通，通过移动VPN登录共享平台以保证审批的及时性。

（四）增强内部监督力度

为保障内部控制的有效性，审计部门应重新梳理共享财务模式下企业管理过程中面临的风险要点，并制定相应的内控制度，保证现有条件下内部监督、内部评价职能最大化。首先，要在成本管控与监督有效性中做出均衡选择，适当增加项目财务人员，保证各项财务制度的有效实施。其次，企业可以聘请外部审计专家组建内部控制督查小组，对内部控制实施过程中发现的问题和设计缺陷形成专项审计报告，第三方审计可以保证评价的独立性与客观性，依据其提出的整改意见改善经营管理过程中的薄弱环节，增强内部监督力度。最后，共享中心系统研发部门要加强软件对原始附件的识别能力，可以采用市场上成熟的OCR技术识别发票的真伪，在简化业务流程手续中形成有效的监督机制。

（五）构建完善的信息交互系统

共享中心应构筑多重保护机制，确保共享平台正常运行。由专门的网络信息技术人员定期进行检修维护，避免因共享平台故障对各单位的经济业务活动产生影响。同时，要建立网络防火墙与备用资料库，必要时可以加密存储数据，防范数据被窃取、篡改或删除。并且要进一步加强各平台的整合，将采购系统、成本核算系统等融合进来，更好地发挥共享平台风险控制与预警机制功能。

三、结语

许多跨地域的大中型企业为加强企业管控能力、降低营运成本而采用共享财务模式。共享财务模式的实施改变了企业原有的组织架构与财务制度，有效地节约了人力资源和营运成本，也对原有的内部控制体系产生了较大的冲击，内部控制要点设置以及控制措施也发生了巨大的变化。为保证内部控制的有效实施，企业必须針对财务共享模式的特点进行设计，完善原有的内部控制体系，才能实现财务共享中心的稳定运作，保证企业健康、有序地发展。

主要参考文献：

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