企业合同管理的细节探讨和分析

刘昊

摘要：本文首先分析了企业合同管理的内容，然后分析了企业合同管理中存在的问题，最后分析了企业合同管理中问题的处理对策。希望能够为相关人员提供有益的参考和借鉴。

关键词：企业;合同管理;存在的问题;处理对策

引言：

近年来随着市场经济日新月异的发展，合同管理的实际效益日趋显露，合同管理对企业的经营发展起到了至关重要的作用，越来越多的企业逐渐认知并开始重视，可见合同管理在日常经营管理中的地位变得尤为突出。因此，在实际工作中企业需要加强合同管理，及时识别合同管理中存在的问题，不断分析总结、制定对策，为企业合同管理提供经验和借鉴，提高企业合同管理水平，降低企业经营风险，使促进企业在市场竞争中立于不败之地。

1企业合同管理的主要内容

1.1合同签订管理

合同签订作为合同管理的起点，涉及的工作内容及业务领域较为复杂，包括签订合同前的前期调查，调研潜在供应商或竞争对手的经营信息，了解市场价格、供应链信息等;前期调查结束后，企业与合作意向单位进行谈判并商议修订合同的具体条款内容，最终双方法人或法人授权代表进行签署，确定合同生效。

1.2合同履行管理

合同生效后签约双方需按照合同的条约履行自己的义务，不能擅自变更或者解除合同，违反相关法律规定。合同履行管理的主要任务是保证合同顺利执行。合同履行管理中，需对合同的履行情况进行跟踪管理，并于重要节点进行检查与考核。一旦出现意外情况导致合同无法正常执行或产生合同纠纷，企业还需对纠纷产生的原因、现状、后果和影响进行评估，并采予相应的解决措施，如变更合同、签订补充协议及合同终止等。

1.3合同变更管理

在合同执行过程中，出现因不可抗力、市场价格调整、研制不确定因素、供应商变化等因素，导致合同无法正常执行的情况时，为了维护双方的权益，在双方共同协商的原则下，启动合同变更相关工作。合同变更主要指合同相关条款约定的修改，以合同主体内容为基础，调整补充约定内容，并视具体情况签订相关补充协议，变更前后的合同仍保持一定的同一性和连续性，原合同与补充协议的约定内容相结合，关联有效。

1.4合同档案管理

合同档案管理是整个合同管理的基础。合同管理人员需及时将合同进行归档保存，包括合同文本、有关附件、逐级审批文件、合同签订前的调研资料等相关档案，以便进行检索、查阅、分类等工作。合同档案管理过程中，往往由于合同数量大，类别多，而容易出现错漏、丢失、损坏等现象。因此，对合同档案管理人员的素质提出严格要求。

2企业合同管理中存在的问题

2.1建立健全合同管理制度

合同管理想要规范化、提高效率，前提和基础就是建立健全与企业管理相适应的合同管理制度，应包含合同办理人员资格审查、合同审核会签、合同履行过程监控、合同归档等一系列规章制度。通过建立健全合同管理制度做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同从谈判、签订、执行、变更到验收的全过程都处于监管之下。目前很多企业在合同管理制度上存在一些问题。例如，对合同管理缺乏系统性的体系建设;资信调查走过场、调查资料不准确、调查结论采取标准化语言，不能有针对性的反映出被调查单位的实际经营状况;对合同履行过程缺乏有效监督，针对合同本身的条款约定，缺乏以相关业务为支撑、贯穿合同全生命周期的履约计划管理;合同抓总管理部门不了解合同执行细节，无法将合同管理落到实处;合同文本模板多样化，在借鉴往期生效合同文本的基础上进行个性化修改;合同全生命周期从起草签订到验收请款的各环节上没有落实责任到人。

2.2忽视合同的法律审查

合同审查包括业务审查和法律审查，大部分企业专注于合同的业务审查，忽视了合同的法律审查。法律审查是合同管理的重要一环，直接影响合同能否顺利执行。法律审查主要审查三个方面：一是合法性审查，包括合同签订甲、乙双方是否取得相应的资质;合同条款是否存在违背法律规定的情况;合同签订人是否具有企业法人权限或法人授权委托;合同签订甲、乙双方是否具备合同履约执行能力;合同签订程序是否合法等;二是严密性审查，包括合同条款是否存在法律漏洞;业务条款是否存在漏项;文字表述是否会造成歧义等;三是可行性审查，包括合同条款要求相较客观事实是否准确一致，符合逻辑，具合理可行;合同执行过程中是否存在的潜在风险;合同条款是否已针对潜在风险的违约赔偿事宜进行相应明确等。目前很多企业在合同法律审查方面重视程度不足，即使做了法律审查，基本上仍旧按照行业惯例对法律部门出具的建议进行部分采纳，不利于合同风险防范。有的合同经办部门对法律事务的合规意识较为淡漠，缺少合规管理上的前置意识，不能有效评估预测风险的产生，当合同履行发生拖期、违约事件后，在处置纠纷过程中，依赖于法务部门进行善后。

2.3合同风险管理意识亟待加强

合同风险包括合同条款本身风险和履约风险，风险在合同管理的每一个阶段都有可能产生，合同条款本身风险主要包括合同价格、结算方式、合同工期、配套支付、补充协议、合同主体变更、其他费用等;合同履约风险主要包括质量、进度、经费、服务四个业务纬度的过程执行风险。然而很多企业对合同管理的认识不足，尤其是管理人员对合同条款缺少深入分析，对合同履行过程缺少有效的监控，导致管理上缺少识别履约风险的能力，对存在的问题不能及时制定措施进行纠偏，给企业带来巨大损失。

3企业合同管理中问题的处理对策

3.1建立健全合同管理体系

建立以合同履约过程监督管理为基础的专项业务部门，企业自上而下规划设计相应的管理制度及业务架构，将合同履约管理的工作流程嵌入至公司运营管理体系之中，使管理业务范围逐级延伸覆盖至企业的各项工作活动。通常来讲，在企业内部可以设置合同归口管理部门，配备相应的合同管理员，由具备相应资质的管理员审查合同，参与合同签订;同时在其他各职能部门、专业单位，设置兼职的合同管理员岗位;在企业内建立合同管理制度，搭建工作流程，使合同管理工作有章可循。结合国家2021年1月1日起开始实施的《中华人民共和国民法典》及不同时期的相关法规政策，建立健全企业合同管理办法，定期组织各部门对合同执行过程开展风险问题识别工作，及时制定改进措施并纳入专项监督考核;此外对合同管理制度执行情况加强监督检查，及时掌握管理方法中的不足之处，持续开展管理创新研究，形成良性激励机制;在合同的档案管理方面，要明确合同档案管理范围及相关管理职责，对合同相关的正本、附件以及复印资料做好保存，确保前期从合同准备、合同签订、合同执行、合同关闭全过程所产生的档案文本、相关履约证明材料（资信调查、选商定价、保密协议、交付清单、产品验收合格证明书等）、信函、电子邮件等形式的往来信息，进行成套性归档建账管理，妥善保存。

3.2加强合同管理人员培训

提高合同管理人员的专业能力和职业素养是保证合规管理的前提，在日常的培训中，提升对法规政策的清晰认知，向合同管理人员传授合同起草、签订阶段的工作经验，进一步提高合同文本制定的标准化及合规化，提高企业的合规管理水平。认真策划培训方案，通过宣传主题学习活动、聘请内外部专家授课等形式，向企业全员推广系统性的管理培训，让职工从思想上意识到合同管理对于公司运营管理所发挥的重要作用，将合同管理业务培训打造成企业的一项重点品牌文化项目，以此整体提升企业的综合合同管理水平。

3.3关注合同订立过程细节

持续加强合同条款编制的规范性，关注执行中的特定细节要求。在拟定合同文本时，尽可能不使用其他外来的合同文本，特别是格式文本及条款，提升合同条款的法律效益，防止掉入未能预见的法律陷阱，作茧自缚。结合签订双方往来业务的执行细节自拟文本，更加便于双方对合同条款的协商修订，例如某钢筋混凝土排污管制造商，在拟定合同条款时对产品质量技术标准和产品验收手段及其标准方面在合同中会作以要求。通常签署的合同中，简单泛指约定为国家标准;然而，如果存在特定产品（预制Ⅱ级或者Ⅲ级钢筋混凝土排污管）或者产品质量工藝技术有特殊要求的情况，则必须明确约定为何种执行标准及文件依据，否则将会对合同的执行带来极大风险，甚至造成企业的重大经济损失。

结束语：

为了促进企业的高质量发展，企业本身要提高合同管理工作的重视程度。在日常工作中采取细化的管理措施，建立起常态化管理运营机制，使合同从准备阶段到履行结束的全过程，相关部门全员各司其职，做好各环节的过程管控;在合同管理过程中，应以企业自身实际情况为出发点，及时掌握法律法规及相关政策，精准承接与分解管理要素，融入管理体系，确保合同管理更具针对性，促进合同管理实效性得到充分发挥。

参考文献：

[1]企业合同管理工作存在的风险研究[J].王禄.经济研究导刊.2018（32）

[2]企业做好合同管理工作的措施探讨[J].庞斌.现代经济信息.2019（09）

[3]合同管理工作存在的问题、影响及对策分析[J].张璇.企业改革与管理.2019（09）