加强房产登记档案信息服务能力建设的探索

张媛媛

【摘要】本文先介绍了房产登记档案的基本特征，主要包括真实性、动态性、专业性;又分析了房产登记档案信息服务过程中所存在的不足之处，包括房产档案信息管理工作的重视程度不高、工作人员专业能力及综合素养较低、对房产档案信息管理缺乏信息化手段等;最后通过加强服务意识、提高工作人员的专业技能和综合素质以及增强档案信息服务水平等方面论述了强化房产登记档案信息服务能力的重要举措。

【关键词】房产登记档案;信息服务能力;信息化建设;探索途径

【DOI】10.12334/j.issn.1002-8536.2021.30.

现阶段，随着人们生产生活水平的提升、城市化建设的逐步完善，使得房地产行业也得到了突飞猛进的发展。与此同时，由于房地产登记档案信息数据逐渐增多，相关工作人员在实际管理服务过程中也出现了诸多问题。基于此，本文结合房产登记档案信息的管理现状，给出了相应的解决办法，希望能够通过一系列创新型管理方式来提升对房产档案信息的管理成效，从而为广大人民群众提供更高水平、高质量的服务。

1、房产登记档案的基本特征

1.1真实性

工作人员在进行房产登记档案管理过程中，需要将工作期间的各项管理内容加以记录和总结，并且还应该严格按照实际状况开展相应的记录工作，以保证房产档案信息的准确性，主要包括房屋建筑实际面积、具体位置以及产权人等相关信息，这样一来，如果发生产权纠纷问题的话，可以为相关人员提供有效的凭证，由此可见，房产登记档案具备一定的真实效果[1]。

1.2动态性

动态性作为房产登记档案的基本特点之一，对档案的实际管理工作具有重要的影响作用。在现实管理过程中，房产档案在基本形成以后，其各项信息会随着实际状况发生相应的改变，如信息产权人发生变更、房屋受到损坏等，这些因素都是很容易发生变化的。由此可见，房产档案的相关信息也是在不断发生不同程度的改变，具有一定的动态性。需要注意的是，尽管房产档案信息存在变化现象，但是工作人员在进行变更与记录期间应务必确保信息的真实性和准确性，如此一来，才能够更好的发挥房地产档案的相关作用[2]。

1.3专业性

房产档案管理需要具备较强的专业性，其主要体现在以下两个方面：第一，房产登记档案作为专业化的房地产部门，是房地产权登记管理期间所形成的关键信息记录;房地产权属登记工作是依照法律条例开展的，具有一定的法律规范作用，在管理期间，由于房产档案数量较多、工作任务比较繁重、政策性相对较强，从而使得相关房产档案信息管理工作的专业性能较强。第二，与其他档案管理不同，房产登记档案管理在内容以及形式上具有特殊性。内容：主要记录的是相关房产具体位置、基本情况、实际面积等，大部分所运用的都是专业术语;形式：结构趋于规范化，以表格式、填写式为主，且专业性十足[3]。

2、房产登记档案信息服务过程中所存在的不足之处

2.1对房产档案信息管理工作的重视程度不高

在实际开展工作期间，由于领导以及管理人员对房产档案信息管理的认知程度不足、重视程度不够，导致相关房产档案管理工作发展与建设停滞不前。例如，一些从事房产档案管理的工作人员法律意识相对薄弱，在进行管理期間更加重视当前的经济效益，不能够使用发展的眼光看问题，忽视了进行房产档案管理的长远利益，导致房产档案管理的投入与使用资金不足、配套设施相对落后，进而降低了档案管理的工作成效，具有一定的安全隐患。档案管理者配备不合理，并没有按照相关规定比例要求标准配备管理人员;档案管理队伍的年龄结构存在老化问题，经常出现档案信息资料收集困难、归档不及时等问题，导致管档人员面临诸多历史遗留的档案管理问题[4]。

2.2工作人员专业能力及综合素养较低

目前，由于房地产档案数量呈现逐渐上升趋势，使得管理方式也逐渐趋于规范化，与此同时，传统形式的管理手段已经不符合当前房产档案管理的基本要求，专业性、规范化的档案管理模式已经属于当下房地产管理当中的一种常态，因此，则更应该加强对相关工作人员进行教育与培训，只有这样才能够提升档案管理的服务水平。然而，在实际工作期间，由于档案管理者的文化水平参差不齐，专业理论知识以及实践操作技能等方面均不足，不能满足现阶段开展房产档案管理工作的基本需求，导致实际工作效率有所下降。除此之外，由于没有对相关工作人员定期开展培训与教育，导致其管理意识和观念比较落后、缺乏综合性管理技巧，不能够借助相应的信息化技术来进行房产档案管理，致使相关管理工作具有较高程度的滞后性。

2.3对房产档案信息管理缺乏信息化手段

在传统模式的档案管理当中，受管理技术以及应用设备等条件影响，导致相关工作人员对信息采集要求标准相对低下、数据资料不够精准和完善、信息化建设能力不足。由于基础性工作不够规范化和标准化，对档案信息管理造成了不良影响，使得信息使用率有所降低，并且还存在较为严重的安全隐患问题。不仅如此，房地产档案管理的软件设施不够独立和健全，由于受其他信息系统影响，使得档案管理具有较高程度的实用性和开放性，致使档案管理工作发展受到一定的限制，信息化建设存在安全阻力。

3、强化房产登记档案信息服务能力建设的重要举措

3.1提升对房产档案管理工作的重视程度，加强服务意识

为了更加高效率的开展房产档案信息管理工作，要求相关单位以及工作人员应不断加强对外部环境的适应程度，并积极对自身功能做好相应的调整和完善，以此来更好适应社会发展建设趋势，科学、有序地组织房地产档案管理相关工作，对档案管理者的思想意识以及工作观念加以更新和优化，并在此基础上适当学习关于档案管理的法律法规、强化服务意识，进而增强对档案信息的服务管理能力。其中，具体加强服务意识和服务能力的内容主要有以下几个方面：第一，应率先调整服务方法，及时摒弃传统模式的服务意识，变“被动受理”为“积极主动”，需要充满热情的为广大人民群众进行服务，在特殊情况下，也可以适当提供相应的上门服务;在进行档案管理与服务期间应充分运用档案信息，以保证工作的合理性。第二，将现有的房产档案信息加以完善和优化，实行量化和细化管理方法来组织相应的档案信息管理工作，充分结合实际客观情况，促使相关档案的法律法规以及标准制度具备较强的科学性和可操作性，如此一来，才能够更好的解决档案管理工作中的各项问题，进而形成完整、系统的档案服务管理机制。第三，逐渐转变当前阶段的服务意识观念，培养超前服务理念;积极开展调研活动以及论证分析活动，全面了解关于档案管理的相关规律以及制度标准，充分发挥创新意识和实践精神，以保证档案管理工作拥有更高标准的服务能力。第四，为了增强档案管理工作人员的服务观念以及管理意识，相关单位可以组织一系列培训活动。例如，从思想意识层面着手，积极宣传房产档案管理的重要意义，让相关员工从根本上意识到档案管理的重要价值，以此来强化服务意识和服务理念;定期对档案管理人员的具体服务意识加以考核评定，根据实际考核结果给予相应的奖励与惩戒，针对服务意识优良、且具备较高水平管理理念的工作人员，应给予物质奖励以及精神奖励;针对服务意识较差、且管理观念尚且不足的工作人员应采取相应的惩罚措施，并加强对此类人群的教育与培训，以增强相关人员的综合服务水平。所以说，相关单位应时刻遵循“以人为本”的服务准则、坚持“用户至上”的服务理念，这样才能够切实提高档案管理的综合成效。

3.2开展教育与培训，提高工作人员的专业技能和综合素质

由于房地产档案管理与服务工作的综合性能较强、且信息化应用技术要求标准较高，所以应及时打造一支专业化的管理队伍，以提升档案管理的总体成效。其主要内容以及具体实施方式有如下几点：第一，在进行管理团队构建与组织期间，应综合考虑相关工作人员的专业知识能力、综合素养以及年龄结构等诸多方面，要求从事档案管理的工作者不仅需要掌握基本的档案管理业务知识和实践操作能力，还需要熟练应用计算机进行档案管理与服务，这样的话，则会在一定程度上提升整个房产档案管理队伍的实际水平，进而增强档案馆的综合服务能力。第二，应结合现阶段的实际发展状况，建设全面的人才选拔体系，引入更多的专业化人才。例如，在进行人才选拔期间，针对应聘人员需要对其专业知识以及技能加以考核评定，并在此基础上重点考察应聘者的责任心以及综合素养，择优选取相关人才，进而提升档案管理的综合水平。除此之外，还需要针对管理干部开展相应的培训工作，创建优质的业务交流与沟通环境;及时将档案干部培训与教育、沟通交流等事项纳入到相关选拔任用管理规划方案之中，以此来提升整个档案干部团队的综合素质，有利于提高房产档案信息管理与服务的实际工作效率以及工作质量。

3.3应用信息化建设方式，增强档案信息服务水平

为了适应当前阶段社会发展趋势，房产档案管理应积极强化信息化建设水平，转变传统模式的管理意识，实施创新型管理方法，以此来增强档案服务能力、完善档案管理水平。基于房产档案的信息化建设，应对其加以统一化管理，运用 “由散到整”的管理方式来完成统一化管理。当各项数据信息均已经采集完畢之后，要求相关工作人员应针对数据信息进行仔细分析和比对，并且在此基础上做好数据资源整合和统一，其主要包括以下内容：基本文件格式、基础技术要求标准以及相关工作规范等，在符合以上各项指标的基础上，将数据信息纳入系统中心加以统一管理。除此之外，还应该引进专业化的档案信息化建设人才。例如，针对档案信息化处理、档案软件开发建设等内容引入相关专业的技术人才，如此一来，则可以在熟练掌握并运用现代化先进技术的基础上，高效地管理房产档案业务，有利于进一步增强房产档案信息化的实际建设水平。与此同时，在进行房地产档案信息化建设过程中，还需要做好相应的安全管理工作，对房产档案基本信息进行加密，并且建立与之对应的档案数据信息备份以及信息异地备份等，以此来有效提升相关房产档案信息的安全效果。不仅如此，在一些需要面向社会的服务环节中，应合理把控开放权限以及开放程度，如开设档案信息的访问权限、浏览权限以及下载权限等;针对一些重要的档案信息，应做好相应的安全管理，利用信息化技术设置专业化的访问权限、建立完整的密钥认证管理机制，以进一步确保房产档案信息的安全程度以及稳定效果，更高标准的保证广大人民群众的房产档案信息资料具有安全性。

结论：

综上所述，在进行房产登记档案管理期间，相关单位应积极开展加强服务意识、提高工作人员的专业技能和综合素质以及增强档案信息服务水平等工作，以从根本上提升房产档案管理人员的综合服务水平。

参考文献：

[1]林燕杰.加强房产登记档案信息服务能力建设的探索[J].黑龙江档案，2020（06）：105.

[2]李瑞平.房产档案数字化管理出现的问题及对策[J].黑龙江科学，2020，11（21）：146-147.

[3]李宁.房产登记档案信息服务能力建设探究[J].科技创新导报，2019，16（03）：195+197.

[4]纪明鸿.从不动产统一登记到房产档案归属问题引发的思考——以太原市为例[J].现代物业（中旬刊），2018（12）：20-21.