信息化下的学校档案管理现状和对策

王海云

摘要：学校的档案管理工作直接关系到师生的切身利益，也在提升学校工作效率方面起到了基础的数据支撑作用。本文结合高校档案信息化建设的重要意义，深入分析了当前高学校档案信息化建设存在的影响因素，并对学校如何加强档案信息化建设提出了针对性的建议。  关键词：  信息化   学校档案管理  现状对策

一、信息化在学校档案管理中的影响因素

档案管理理念落后当前学校对于档案管理的重视程度不足，很多学校都没有将档案信息化建设列入到发展目标中，更多的是将资金投入到了专业课程建设与校园基础建设的过程中，而对于档案管理的现代化运营方式并不了解，从而导致了档案管理工作滞后[1]。高校的档案工作相对而言工作量比较大，处理过程繁琐，制约了档案工作的效率，也影响了其他部分对档案数据的调取与查阅，使其成为了现代化的办公的制约因素。

信息技术发展迅猛，生活的方方面面都与信息技术有着密不可分的联系，因此已经有越来越多的人意识到对于学校档案信息化资源建设的重要性，事实上档案工作的现代化革新是近些年来才提出的新需求，对于一直以来坚持传统档案管理的工作人员而言，信息技术水平较低，现代媒介素养的缺失已经成为工作的重要制约因素。大量的数据管理技术与现代计算机媒介的融合，给年龄偏大的工作人员正常的工作带来了挑战。为了减少这种时代发展背景下的技术不适应，高校在重视档案管理工作的同时应该积极开展相应的培训，提高工作人员的专业素养。

一直以来档案管理的投入都比较平稳。随着现代技术的不断发展，要推进档案管理改革就不得不进行大规模的设备购置，组织培训以及设备维护，软件购买升级等，这就极大增加了短期内的档案管理的支出[2]。在日常工作中通过不断地提高设备的利用率，才能降低档案工作对人力的依赖，但是当前高校档案管理的信息化意识依然不强，很多设备都没有在日常工作中发挥其应有的作用，使其成了办公室的闲置品，极大削弱了财政拨款的实效，不利于档案管理工作的开展。

由于学校在吸纳人才方面受到严格的数量的限制，因此对于档案管理工作人员的吸纳一直以来数量较少。学校并没有足够的自主权进行现代档案管理人才的全面更换[3]。从这一点看在人才队伍方面是有一定的制度的局限性的。同时新入职的具备现代管理理念的员工往往受到环境的影响，并没有自主性操作现代化的档案管理设备，反而要延续传统的档案管理理念与方式，没有起到注入新鲜血液和活力的作用。这是管理制度的缺失与限制导致的，也影响了现代档案管理的发展。

二、信息化在学校档案管理中的对策

提高学校档案管理人员的素质全方位的提升高校档案管理人员的素质，使其认识到当前社会对岗位提出的新要求，每个人都应该树立良好的档案管理意识，对自身的职业产生认同感，从时代发展与岗位需求的双重角度去理解现代档案管理的价值，从而激发员工学习新技术的热情与潜力，尽快在工作中推广管理技术。同时要发挥部门内部的先锋模范作用，营造浓厚的学习氛围，增强员工对新技术学习的紧迫感，提升全员的现代档案技术水平[4]。

提高学校领导对档案信息化建设的重视力度学校领导要充分拓展自己的视野，对新思想与新技术持有积极包容的心态，就如何创新化的开展高校内职能部门的工作进行深入的思考与学习，在充分了解了各部门的工作状态的前提下有针对性地进行创新发展。档案管理工作是学校师生数据产生的基础，也是日常工作中重要的数据提供部门，因此学校领导要充分认识到档案信息化建设的重要性，并且从多个角度分析和研究可以引进的技术与设备，从而增强信息化建设的可行性与实效性。在培训的过程中，学校领导要考虑到员工的实际情况，采取线上线下相结合的培训方式，为员工参与培训提供方便的同时，也更利于大数据的监测与管理，确保工作人员都能够有效提升自己的工作水平。

完善学校档案管理的相关法律法规充分完善档案管理的相关规定，保障档案管理工作能够有章可循，有规可依，从而确保了档案管理工作的科学性与有序性，防止造成遗漏，损坏，丢失等现象。信息化管理的前提是数据的输入与存储，有了大数据的支撑才能进行有效的信息化管理，而也正是因为有了新的数据呈现方式，档案管理工作更应该进行相关条款的更新与补充，从多个方面提高数据信息管理的权限与准入机制[5]。对于有资格进行档案相关数据信息调用的行政部门应该对其计算机IP地址进行设定与追踪，确保其在调阅的过程中全程可监控，确保数据调阅与查看合法合规，对于没有权限的IP地址要进行访问阻截，并进行访问地址记录，从而确保档案管理信息的规范性。

参考文献：

[1]韩知霖.基于大数据环境下高校档案信息化建设的问题及对应策略分析[J].计算机产品与流通，2020

[2]刘瑛.新形势下高校档案信息化建设中存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2019，

[3]謝晖.高校档案信息化建设存在的问题及对策思路[J].佳木斯职业学院学报，2020

[4]窦海燕.“互联网+”背景下高校档案信息化安全建设研究[J].中国管理信息化，2019

[5]潘秀明.高校档案信息化管理的趋势、困境与对策分析[J].中国管理信息化，2019