浅谈实训条件建设项目档案管理

沈劲桐

摘 要：实训条件建设项目档案管理对于学校实训条件建设项目工作的开展具有重要意义，实训条件建设项目档案管理工作对项目实施过程中的流程、规范、经验、知识与技术等进行记录，是重要的信息资源和组织过程资产，对学校发展与项目管理的进步有重要意义，实训条件建设项目档案管理不仅能有效记录和反映高校项目建设活动、管理活动的全过程和具体成果，也在一定程度上反映了学校的教育水平和办学实力。本文对学校实训条件建设项目档案管理工作进行了分析，针对现存问题提出了相应的对策，希望通过规范管理来提高项目档案管理的质量和效率，完善我校实训条件建设项目档案管理体系。

关键词：高校;实训条件建设;项目档案;管理;对策建议

实训条件建设项目档案是指项目从启动、计划、执行、监控、收尾、运行维护等全过程中产生的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式的文件材料[1]，它是项目管理工作的重要环节，真实客观地记录着项目生命周期的全过程，能为项目管理提供及时、准确、全面的信息。实训条件建设项目档案凝聚着负责人、管理人员、其他干系人在项目规划、实施、监控等过程中的智慧和成果，是组织过程资产储备的基本形式，是一种重要的信息资源，是学校的宝贵财富[2]，为项目建设奠定了基础，对今后实训条件建设项目工作的开展提供了积极的史鉴作用[3]。合理科学地管理项目档案对学校项目建设规范体系的建设、生态环境的净化、知识的传播、良性循环和进步有很好的促进作用。高校对自身开展的实训条件建设项目管理工作十分重视，对由其形成的档案资料通常配备有专门的档案室、档案柜，但在项目档案管理上大多还是停留在纸质档案的收集、整理和存储阶段，距国家档案管理要求还有相当的距离，还有许多需要改进、完善的内容。

一、实训条件建设项目档案管理面临的主要问题

（1）实训条件建设项目档案形成系统比例低[4]。通过对以往实训条件建设项目档案资料进行审计，发现部分项目档案材料存档不连续且保存不完整，原始绩效数据、技术性文件在项目验收阶段通常会有不同比例的缺失。实训条件建设项目建档不仅包括项目建议书、立项文件、需求书、招标文件、合同、验收报告等材料的收集和整理，也包括项目实施过程中的原始数据、绩效数据、绩效报告、隐蔽工程资料、变更文件等相关材料的收集和整理。在实际的项目管理过程中，项目参与人员通常只重视少数关键节点的文件和材料收集，如立项、招投标、合同、项目变更、验收或评审等。影响了项目文件收集、归档、整理的系统性，造成项目实施过程中形成的重要数据缺失，不能完全有效地反映整个实训条件建设项目实施全过程。

（2）参与主体多元化。参与主体多元化是实训条件建设项目的显著特点，通常情况下，项目由需求部门、归口管理部门和其他职能部门协同完成。项目论证、立项、招投标、签订合同、验收等过程中，在资料保存上强调不够，没有设定统一的规范，不同参与部门、参与人对项目档案的管理要求也不一样，只将论证、合同、验收等部分材料交给项目归口管理部门作为项目收尾材料整合在一起，当项目顺利通过评审、验收，这个临时性的项目组完成任务，项目组也就自动解散，不利于项目档案的完整收集和项目经验的总结。

（3）学校对项目档案管理不够重视。项目档案管理人员配备不足，没有设定专门的岗位、配置专门的人员，实训条件建设项目档案管理工作通常由相关管理部门工作人员兼职完成，这些人员往往没有足够的专业素质能力、专业知识、专业经验，多数情况下，档案管理人员也不是实际项目建设活动的参与者，对项目具体实施情况了解不够，对项目生命周期中产生的有价值的文档、数据、图片、视频等材料缺乏整体的把握。在项目档案管理方面，学校缺乏相应的绩效考核与激励机制，管理和参与人员积极性不高，项目管理人员、项目负责人和其他参与人员更多关注的是立项、经费来源、验收、资金支付等环节，对项目具体实施、隐蔽工程等中间过程不够重视。项目档案的归档应包括论证、立项、招标、合同、验收等各个环节，不应该存在断档、漏项、缺损等事项，项目实施过程中生成的工作绩效数据通常最能反映项目的真实情况，因此要加强这部分档案的收集、整理和归档工作。

（4）培训、宣传工作不到位[5]。通常，相关人员对项目档案的价值和作用认识不足，没有引起足够的重视，在项目实施过程中，更加注重关键节点的资料收集，对项目实施过程中产生的原始数据、中间数据没有及时采集保存，也有出于主观原因，觉得数据采集、整理、归档、保存比较烦琐，没有必要提交或者应付式提交，从而导致实训条件建设项目中的关键数据得不到收集和保存。有的项目负责人对管理人员的建议毫不理睬，多次催促容易发生不和睦，起争端。

（5）缺乏现代化信息管理技术和平台，部分学校没有搭建项目档案管理平台，项目档案管理透明度低，工作流程不规范，管理工作缺乏有效的監督，无法或难以实现项目管理过程中涉及的流程跟踪、留痕功能，项目档案信息检索、统计分析、数据备份和恢复等功能难以实现。现代化信息管理平台需要配置专门的技术型人才，目前，高校大部分项目档案收集工作还是靠人工操作完成，项目档案还停留在收集、归档、整理和存储纸质档案的阶段，收集到的档案通常尘封在档案室的文件柜中，查找、检索难度大，没有被开发、利用、推广、普及，更谈不上作为组织过程资产实现为学校后期实训条件建设项目服务的目的。

（6）管理制度不完善。实训条件建设项目数量、类型多，部分项目金额大，对于重大、多部门协作项目产生的数据和文档，需要有针对性的管理办法。项目实施过程中不同阶段的材料归档要求不明确，项目材料归档缺乏统一标准，从而导致资料归档不规范;文件格式不规范，落款、日期等数据填写不完整;原件丢失导致材料不符合真实性、准确性原则，归档文件不连贯、不完整，特别是数字档案，由人工手动完成整理、保存，档案材料成套性差。项目档案信息开发利用工作不完善，没有编制分类大纲和具体存放示意图，缺乏检索工具和档案目录。在项目档案材料借阅方面，往往缺乏相关的审批、登记和归还制度。没有考虑安全因素，不同安全级别的项目档案材料没有分类分级归档、保存。