论新形势下档案管理工作的规范化及电子化

臧林怡　张俊岭

摘要：为解决新形势下档案管理工作的规范化及电子化，本文对新形势下档案管理规范化及电子化应用的必要性和存在的问题进行分析研究，提出了做好档案的收集和整理、建立网络档案系统、建立档案制度，完善规范化建设、增强工作素养等优化策略，以期为相关人员提供参考。

关键词：新形势;档案管理;规范化;电子化

1.新形势下档案管理规范化及电子化应用的必要性

1.1优化档案管理工作的质量

任何工作过程都有特定的工作方法，这也离不开相关人员和部门的协调。电子信息档案管理平台的建设，为各部门之间的信息资源共享和交流提供了更加便捷的工作环境，缩短了工作时间，大大提高了工作效率。电子信息化档案管理平台建立完成之后，大大提高了企业对档案的利用率，节省了工作时间和工作成本。

1.2提高档案检索的效率

传统的档案管理工作依靠人工输入、收集、处理的方式进行，并且在实际的工作中面临着庞大的工作量，还需要工作人员进行分类、整理和收集工作，但是档案管理人员的数量和精力都是十分有限的，大量的档案得不到及时有效的处理，也就降低了档案管理工作的效率，在检索中出现了问题。档案管理的时间比较长，十分消耗工作人员的精力，而档案管理工作的规范化与信息化能够有效弥补传统档案管理的不足，从而减少管理工作人员的工作量，更容易查阅和分析后期的档案，降低档案管理工作出错的概率，档案管理工作的制度化和电子化为档案的管理带来了便利性。

1.3实现档案资源共享，充分满足现代信息需求

传统的档案管理工作面临着较大的工作量和较长的工作时间，而且工作的内容也十分繁琐，基本上以人工的工作方式为主。同时，在传统的工作模式中非常容易出现工作上的纰漏和问题，导致多年后信息无法查找的问题，档案管理工作的有效性大打折扣。而利用电子信息化管理模式，通过使用软件对于档案进行分类管理，保证了档案管理工作的时效性和准确性，在全面提升档案管理质量方面发挥了作用，可以第一时间将档案归纳到数据系统中，为查阅提供了更为便利的条件，避免滞后性问题的发生。

2.新形势下档案管理工作的规范化及电子化存在的问题

2.1缺乏相应的标准和规范

电子档案管理的规范和标准是实现档案信息化的重要保证，主要是在电子档案的定义、移交、处理、储存、安全保证、检索、利用等方面进行更为细致的工作的规定。在当前的电子信息化档案管理中，由于相应工作标准的缺乏，就使得在具体的工作中出现了工作业务流程不熟练、业务范围不清晰的问题，出现了各种违反规定的现象，不利于电子信息化档案管理工作的有效开展。

2.2档案管理工作的维护有待加强

档案管理的维护工作仍然需要加强，主要包括以下三个方面的问题：一是，档案管理系统的维护周期长，在实际的使用过程中容易导致档案管理系统的故障不断升级，不利于软硬件设备的更新换代工作;二是，档案管理系统的维护工作并不够深入和细致，尤其是在复杂化的工作背景之下，维护工作需要更加专业化、细致化、全面化，一旦发现工作方面的问题就需要及时处理，一些难以发现的问题如果常常被忽略也会产生一系列的问题，为后续工作留下隐患;三是，维护技术依然不够先进，尤其是档案管理的时间不长，并没有实现高度的自动化，费时费力，效果并不明显。

3.新形势下档案管理工作的规范化及电子化的优化策略

3.1做好档案的收集和整理

档案的收集与整理工作十分重要，传统的纸质档案管理工作在时间和空间方面要求比较高，限制也比较大，为了做好信息化档案管理工作，就需要在实际的工作中做好规范化的档案管理和收集工作，提升工作的逻辑性和系统性，方便档案查阅。档案往往有多个文件，而有些较旧的档案中缺乏一定的编号，在后期的部门变动和发展中，容易出现会出现混淆和混乱的情况，无法更好地进行档案的管理。为了档案管理工作的规范化与电子化，就需要建立档案分类管理的工作，科学地开展档案分类，增強档案管理工作的连续性。同时，需要建立其规范化的管理指标与制度，不断的优化和完善档案资料。

3.2加强硬件和软件建设，建立网络档案系统

当前，科学技术日新月异，网络化和信息化已经成为人们生活和工作中密不可分的一部分，档案以更新的载体形式出现，这也对档案的工作提出了更高的工作要求。但由于资金等方面的限制，档案部门无法更新设备，也也给现代化技术的使用带来了一定的困难。因此，需要目前的档案管理工作不断提升技术能力，构建更加信息化的服务模式，利用互联网和大数据进行档案的采集工作，也将原本的线下工作转移至线上进行，提供接受远程数字查询的服务工作，根据对自己下载的资料等进行分析，减少时间和精力的投入，保证档案的高效管理。档案管理工作的规范化及电子化需要建立在软件和硬件设施的基础上，还需要在实际的工作中满足各方面建设工作的需求，进行统一化的管理工作，促进网络平台的深入应用，建立起完善的共享信息系统，促进档案管理工作的规范化及电子化的发展。

3.3切实推进数字信息资源库建设

为了加强档案管理工作的规范化与电子化建设，需要在以下几个方面提升工作的能力，更好地实现档案管理工作的规范化及电子化。第一，需要在本单位的归档工作中，增大数字化的管理力度，做好数据库的分类工作;第二，对于没有及时归档的文件，需要集中做好统一化的管理工作，根据档案的类型进行扫描工作，根据相关的工作经验进行判别;第三，提升档案管理人员的工作能力，在不断发展的过程中，档案管理事业具有更高的工作要求和技术方面的挑战，这就需要档案管理工作者无论是科班出身还是半路出家，都需要提升个人的业务素质与能力，在原有知识的基础上不断提升自身的能力与素养，将现代化的档案管理相关知识落实到位，更好地服务于档案管理的相关工作。专业知识方面，需要工作人员在档案管理理论、档案编纂理论、档案保护技术等方面进行深入的学习，还需要在专业技能如计算机应用技术、缩微摄影技术、光盘技术、复印复制技术等方面不断操练，提升工作能力，从而使自身的素质能力和综合能力都得到提升。除了进行理论和技能的学习之外，档案管理工作人员之间也需要不断探讨，加强学习与交流，从而取长补短完成相关的工作，不断发现档案管理工作中出现的问题和不足，对档案管理工作进行优化与提升。

3.4建立档案制度，完善规范化建设

通过建立统一的客户档案管理机制，实行统一的工作标准，归档责任到人，明确各类业务数据归档的范围、标准和期限，建立审计机制，确保客户档案的完整性、准确性、系统性和标准性。建立档案管理信息系统，完善档案集中管理电子系统运行机制，实现档案电子化和标准化管理。同时可以减少纸质档案磨损甚至丢失的可能性，有效保护纸质档案的安全。

3.5提高专业性，增强工作素养

组建专业管理团队，整合档案管理力量，实现资源集中、优势互补，落实档案管理统一要求、标准和执行力度，提高客户档案集约化、规范化、规范化管理水平。统一档案管理标准，深入研究营销档案管理规定，制定符合相关规定、工作实际和工作需要的客户档案工作标准和岗位规范，有效提高客户档案管理规范水平。加大档案业务培训力度，定期开展档案管理人员培训，加强业务人员交流，实现优势互补。充分发挥团队优势，实现资源共享，提升业务能力和工作效率。加强档案保密管理，加强档案工作者保密教育，严格档案使用权限管理，杜绝秘密丢失、泄露事件。

4.结语

档案管理信息化已成为发展的必然趋势，这也是各行各业对档案管理工作的要求，只有在实际工作中提高電子信息档案管理的质量和水平，才能发挥档案的应用价值。档案管理的电子化和标准化是大势所趋，在信息化进程中占有重要地位。为切实做好档案管理工作，需要从实际信息化标准建设的角度出发，提升信息处理工作的效率，实现档案管理工作的规范化及电子化。

参考文献：

[1]李慧勋.新形势下档案管理工作的规范化研究[J].黑龙江科学，2019，10（03）：128-129.

[2]陈俊伟. 基于信息化的档案规范化管理研究[D].江西农业大学，2017.

[3]张丽娟.探究档案管理工作的规范化和标准化[J].世界最新医学信息文摘，2015，15（A5）：215-216.

[4]杨燕.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].中国高新技术企业，2015（05）：173-174.

[5]孙海梅.浅析档案工作规范化管理[J].科技与企业，2013（05）：76.

[6]周虹.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].科协论坛（下半月），2011（09）：141-142.

[7]张园园.试论档案管理工作的规范化和标准化[J].改革与开放，2009（07）：119.

作者简介：臧林怡（1991.10-），女，汉族，河南泌阳，中级电力工程师，研究生，国家电网，研究方向 ：电力营销服务。