科技档案管理的困境与纾解

◆摘  要：科技档案管理具有保存科研信息、指引促进社会经济发展和提高管理效率的功能。当前我国科技档案管理存在档案意识薄弱、档案观念落后，科技档案法规体系不完善、标准不健全以及科技档案管理工作不规范等问题，针对问题提出了纾解对策。

◆关键词：档案，科技档案，管理

科技档案是科技工作者在科研过程中形成的具有参考价值的文字记录、图像信息、声音信息、电子数据等。科技档案真实完整的记录了科研工作者的科研过程和科研结果，是科技信息的保存者和再现者。当前科技正处于高速发展和迅速迭代时期，科技日益向交叉领域、新兴领域融合。科技的快速发展必然产生大量的科技档案，当科技档案管理水平与科技发展速度不匹配时，容易造成科研信息缺失和资源浪费。因此加强科技档案管理对于推进科技发展具有重要作用。

一、科技档案管理的意义

1.保存科研信息、指引科研方向。科技档案对于科学研究理论构思、研究过程、研究成果和经验教训都有详细记载，为后续科学研究提供了大量可直接借鉴材料和广泛的事实数据，是开展科学研究的可靠性原始材料。

2.促进社会经济发展。科技档案在社会经济发展过程是技术与生产力各要素相结合的媒介，是科学技术的承载、是生产力的知识形态承载。科技档案将存储于档案中的知识形态生产力转换为物质形态生产力，促使生产技术落地与劳动者结合。

3.丰富存储内容，提高管理效率。随着互联网和电子存储技术的发展，电子化档案存储平台的建成极大扩容档案存储能力，使传统的纸质档案存储形式转变为视频、音频、图像、文字等多种存储形式，极大丰富了科技档案的存储内容。依托计算机、互联网技术，档案管理突破了时间空间限制，提高了管理的时效性，依托计算机程序的自动化工作，使大量的编码、收集等重复性工作被计算机取代，节约了管理人员成本。

二、科技档案管理的困境

1.档案意识薄弱、档案观念落后。科技档案作为重要的信息资源和知识资产理应受到重视，现实却由于科技档案宣传教育不到位、档案法规培训范围局限等原因，科研项目成员档案意识极其薄弱，这就导致档案观念陈旧，无法与时俱进。具体表现为，第一，只重视档案材料收集忽视档案内容开发。第二，档案保存形式刻板。第三，忽略过程档案收集与保存。

2.科技档案法规体系不完善、标准不健全。从监管体系来看，档案部门话语权式微，《科学技术档案工作条例》中的规定动作没有贯彻执行，制度落实情况缺乏监管。在对科研计划项目的阶段性评估汇总，缺少对项目档案的同步检查和监督制度，对项目的验收评估中，只注重科研成果和科研财务的审计，缺少对项目承担单位的档案监管与反馈。从档案管理标准体系来看，部门或行业间的沟通协调性不足而标准不一。

3.科技档案管理工作不规范。在资料收集方面，由于制度缺失、责任不清造成科技文件资料收集不齐全、项目材料不完整。在材料归档整理方面，由于科技项目多头管理导致材料散存于不同负责人手中，材料零碎，档案移不及时、归档不完整现象普遍存在。在档案使用方面，“科技工作者对科技档案利用的主管意识不强，很少到档案馆去查询、利用科技档案信息”，导致档案信息价值无法挖掘、科技信息资源无法共享。

三、提升科技档案管理水平策略

1.与时俱进，树立新的档案观。档案观是科技档案工作人员的行动指引和工作前提。首先树立档案的使用价值观，只有坚持用户导向、需求导向、利用导向，才能使档案与科研工作相结合，并充分发挥档案在科技研发、应用和推广中的作用;其次提高电子信息技术存储档案的可信度与合法性。电子档案弥补了纸质档案在存储容量、存储时间、存储格式、存储种类方面的局限，在科学、规范管理前提下，电子档案应该与纸质档案具有同等的可信度。最后要重视过程性档案，科技活动过程更能反映科研工作者的心路历程和研究过程，在某种程度上比最终成果更为重要，因此要将阶段性进展材料、研究过程中的实验数据、计算过程等都列为归档范围进行保存。

2.建立档案管理标准，完善档案管理法规。首先，科技档案作为科技管理的重要信息和参考依据，科技档案管理的法律法规建设应纳入整个科技管理的规章体系内，明确档案管理责任人、档案所有权、档案移交的内容、方式、限期等。其次建立“在国家档案局的统一掌管下，按专业实行统一管理，中央和地方各级专业主管机关对所属系统的科技档案工作实行领导和指导，国家各级档案行政管理部门实行监督、指导和检查的管理体制”。最后，在建立国家和行业标准的基础上积极采纳国际标准，推进我国科技档案管理的标准化进程。

3.规范档案管理，提高档案利用层次。首先要保证档案内容的完整性，科技档案管理人员根据国家相关规定，建立单位档案管理目录，使档案材料收集清晰、完整。其次做好档案规整。在整理档案时“将收集来的资料按照归档要求进行整理，不要破坏资料之间原来固有的联系，应根据专业合理划分，方便查阅者利用”。最后，要做好档案使用的准备工作，如建立档案查询检索目录方便查阅、编写各类档案资源汇编材料为决策提供参考、利用信息化管理平台提高档案信息共享水平。

参考文献

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作者简介

田野（1985-），男，湖北十堰人，本科，研究方向：档案管理与创新。