利用OA系统优化我院药品临时采购规范化管理

陈绍芳，洪惠琪，徐妙容，潘绮玲

（南方医科大学顺德医院，顺德第一人民医院，广东528300）

近年来，医院通过引进办公自动化（OA）系统，实现医院工作的全面信息化。OA系统是将计算机、通信等现代化技术运用到传统办公方式，进而形成的一种新型办公方式，该系统集沟通交流、协同工作、文档管理、通知公告、日程管理、行政管理等功能于一体，提高日常办公效率，降低办公成本，信息、数据共享，实现办公无纸化、网络化、信息电子化［1-5］。

药品临时采购，是临时采购医院现有药品目录中没有或同类品种无法替代的、在治疗中必须使用的药品。由于治疗指南的更新、新药的上市等种种不可控因素及医院药品目录品种限制等原因，医院药物目录不可能及时涵盖所有临床需要的药物［6］。为规范本院药品临时采购（以下简称“药品临购”）管理，提高本院药品临购申请、审批效率，保证临时采购药品的及时性和合理性，本院将药品临购工作流程纳入到OA办公系统中，从而实现无纸化办公。通过原来药品临购流程与利用OA系统实现药品临购申请、审批流程无纸化后进行对比，评价其应用效果及影响。

1 本院原药品临购审批模式分析

根据粤卫办（〔2012〕1号）《关于印发广东省医疗机构基本用药供应目录管理指南的通知》和南方医科大学顺德医院（以下简称本院）《医院药品临时采购管理规定》要求，临时采购的药品实行“专药专人专用”，每一次临时采购只能批准一位患者一个疗程的用药量，并且均要严格遵照目录外药品临时采购流程执行，见图1。

图1 本院原药品临购流程

本院原药品临购全流程多年来一直采用纸质申请、手工信息登记、批量审批、纸质原件存档的模式。该模式存在以下弊端：①临床沟通成本高。根据图1可以看出，药品临购涉及多个部门：临床科室、临床药学科、药库、药学部主任、分管院长、门诊药房和住院药房。药房、临床科室等临时需了解相关患者的药品临购、使用情况，追踪查询难度大。审批过程较烦琐，极大耗费临床医生时间，患者不能及时用上药，影响临床治疗工作。②信息登记工作复杂化。临床申请人需要登记内容较烦琐，包括采购科室、申请人、采购药品名称、规格、数量等，费时费力。申请单内容规范性难以实现，因字迹潦草难以辨认、登记信息错误、不完整，申请理由不充分等情况，需申请者多次修改，增加初步审核工作量与工作难度，同时增加临床医生对临购工作抵触情绪。③上层审批工作响应时间长。药学部主任、分管院长在办公时间、办公区域才能对纸质申购单进行审批。如果上层审批者外出、开会或出差等情况，申购单因不能及时审批导致采购延误，影响临床用药，或出现先口头同意再补签字这种不规范的情况。④事后追踪查询难。完成申请采购流程后，纸质版申请单交由药学部主任留档保存，药房、临床科室等临时需了解相关患者的药品临购、使用情况，增加事后追踪查询难度。⑤数据统计难以实现。按照医院监察科要求，近3年药品临时采购申请表均需要原件存档，以便接受飞行检查。每份申请表均含《药品临时采购申请表》、《临床科室申购立项廉洁承诺书》、《临购药品会议讨论记录表》合计3张表格，原始纸质申请表存档占用储存空间，信息溯源效率低，回顾性数据统计难以实现。

2015 年10 月我国建立了国家药品价格谈判部门，启动国家药品价格谈判机制，为广大患者带来临床价值高、创新且病人获益高的药品。靶向药大幅度降价对于减轻患者与医保负担效用巨大［7］，提高了民众的医改获得感。尤其2020年国家新增了97种国家谈判药品，人民群众用药可及性和可负担性明显提高［8］。但由于国家谈判药品政策实施时间与医院新药引进进度存在时间差，为满足患者用药需求，暂未进入本院药品目录的国家谈判药品可通过临购进入医院使用。因此药品临购数量迅速激增，原模式弊端逐渐突出，亟需改进药品临购申请审批流程，提高工作效率。

2 在OA系统中建立药品临购审批流程

2.1 药品临购审批流程 通过预先定制设计,设计出符合管理要求的工作流程。在OA系统中，预先设计好工作流程，相关人员按制定的步骤执行，所有步骤完成后流程结束并归档。具体流程如下：首先，由临床科室主管医生提交药品临购申请单保存并提交，下一步转临床科室管理小组成员添加意见，科室管理小组全部成员添加意见后自动转临床药学科干事接收，临床药学科干事审核申请单填写内容是否完整，申请理由是否充分，如审核不通过，则退回主管医生修改，审核通过，添加专业意见信息后转药学部主任审批，药学部主任审核通过后转医务科主任审批，同意后转分管院长审批，最后转采购员填写药品相关信息，如生产厂家、供货单位、供货价等内容，药学部主任确认同意后，由采购员下单采购，同时填写采购进度，供临床随时查询。采购完成后，结束流程并归档。OA系统中药品临购审批流程步骤，见表1。该审批流程经过信息科、药学部、审计监察科多次沟通，期间根据工作需要和强化监督，增加医务部门对临床用药必要性的审核，使流程更加规范严谨。

表1 OA系统中药品临购审批流程步骤

2.2 表格内容完善 药品临购的申请流程设置规范，表格设计合理，流程参与者可随时查询药品采购、出入库情况，实现药品临购的闭环管理。流程审批者主要审核申请单以下几方面内容：①药品信息，包括药品名称、规格、申购量等。②申购理由，包括医院现有药物对该疾病治疗效果的局限性；临购该药对治疗的价值等，审批者根据患者临床诊断，结合药品的适应症、有无超说明书用药及医院是否有替代药品等信息决定是否同意采购。③患者信息，药学部可根据临购申请单的患者信息进入门诊或住院医师工作站对药品采购后患者用药的合理性展开追踪审查，包括是否“专药专人专用”、患者具体用药情况，如用药时间、用法用量等，保证患者用药安全、合理、合规。④审批情况，已完成药品临购流程审批的参与者可清楚地查看和了解流程审批的相关人员的审批意见。OA系统临购药品申请界面具体情况见图2。

图2 OA办公系统药品临购申请界面

2.3 系统权限分配 全院职工都有自己的OA系统账号和密码，均可提交药品临购申请。临床科室申请人可以清楚查看自己的临购申请各个审核过程和审批结果，临床药学科干事、药学部主任、医务科主任、主管院长、采购员具有审批和查看已处理的申请单审批情况的权限。

3 采用OA系统药品临购申请、审批后的效果评价

3.1 可量化评价指标

3.1.1 医生满意度 对临购需求较多的相关临床科室进行不记名满意度调查，临床医生对利用OA系统进行药品临购申请、审批流程满意度普遍提高。医生对于采用OA系统进行药品临购申请、审批流程前后的满意情况具体见表2。

表2 采用OA系统药品临购申请、审批前后医师满意情况

3.1.2 临床药学干事投入时间 使用OA系统进行药品临购申请、审批流程后，临床药学干事的工作效率明显提高。原来药学干事每月收到临床药品临购申请约38例，2020年国家新增了97种国家谈判药品，药品临购数量激增，每月收到临购申请增加至75.6例，临购数量较前增加近一倍，但是由于采用OA系统进行临购申请、审批，药学干事的工作效率提升了370%。具体情况详见表3。

表3 采用OA系统药品临购申请、审批前后药学干事工作效率情况

3.1.3 药学监控功能 本院原药品临购审批模式采用纸质申请，申请单超过一半出现内容填写不规范、修改等情况，使用OA系统进行药品临购申请、审批后，未再出现内容填写不规范情况。同时，不符合制度药品临购申请（药品每年临购超5次、本院药品目录有同类药品）能够有效拦截。另外，为患者临购靶向药须提供患者靶点检查结果相关文件、抗菌药物临购须抗感染临床药师评估添加意见后才能通过。具体情况见表4。

表4 药品临时采购监控情况

3.1.4 统计分析 信息科可随时调取所有药品临购的相关信息，如申请科室、申请人、药品名称、数量等信息进行汇总统计；也可根据需要调取某一段时间内某个药品的临购信息，对临购总量、科室、申请人、供货单位等进行统计分析，从而为本院药事管理与药物治疗学委员会调整医院药品结构提供参考和依据。把药品临购审批、流程添加到OA系统后，所有文件都可及时存储，医院可定期对药品临购信息和临床用药信息进行收集、分析，根据信息分析结果为相关问题的解决提供建议。使用OA系统递交药品临购申请、审批流程前后相关指标对比见表5。

表5 药品临购审批流程引入OA系统前后相关指标比较

3.2 非量化指标

3.2.1 审批方式方便快捷 首先，因为使用医院内部网络，上一流程审批者审核完成后，会立即有信息和手机短信通知下一流程审批者有待处理的流程，提醒审批者及时处理，极大地加强了员工之间的及时联系及有效沟通，缩短审批流转时间，提高办公效率［9］。在审批过程发现的不合理之处，也可以第一时间联系申请人进行修改，审批信息中会带有相关文件或批示意见，实现药品临购的高效流转。通过电子化的手段控制整个申请流程，只有上一步完成以后，才能继续开展下一步的流转，从而可以有效的避免采购不及时或先口头同意再补签字等类似不规范的情况的出现，保证临购的规范化［6］。同时随时可以查看审批中所附带的文件、附件、审批意见等资料，确保流程审批中所有相关信息的完整流转。另外，通过电子化流程，药品临购审批工作实现无纸化办公模式，打破时间和空间的办公限制，登陆手机iOffice APP即可随时随地进行各流程审批工作，实现高效、快捷办公［10］，极大地缩短了药品临购申请的审批周期，实现药品临购的快速流转。再次，通过电子化审批流程，药品管理部门与临床科室间的沟通和协作更通畅，审批流程更高效，保证患者能及时用上药，同时便于药学部的药品管理和事后专项点评，促进了患者用药安全、有效、合理，提高了患者满意度。

3.2.2 审批流程更规范 第一，电子化的药品临购申请流程清晰明了，所有信息资料填写规范，同时可进行查证管理：所有流程参与者都清楚明了每一步流程的流程指向，并随时都能查看；而且申请者的申请操作发起后，所有流程参与者都可及时收到相应的短信通知，随时随地都可以及时对相关流程审批。第二，在该系统中，各个流程运行阶段都有审批处理的时间记录，提醒流程参与者及时完成流程操作。第三，使用OA系统，杜绝了相关人员随意涂改、漏填等信息填写不规范的工作习惯，规范医院员工工作模式和科室管理，促进了医院药品临购规范化管理。

3.2.3 节约资源 利用OA系统，实现药品临购申请、审批流程无纸化，减少纸张浪费，同时减少了印刷、笔墨、订书钉等其他办公用品消耗，减少科室成本支出，倡导绿色办公。临购全流程科学化、规范化和信息化，提高信息传送效率，增强内部信息安全［11］。还避免主管医生因递交临购申请单来回等电梯，节省了医生时间，提高了工作效率。

4 讨论

医院OA系统的应用，规范和完善医院管理部门的业务流程和管理模式，使需要多部门、多级别协同办理的业务得到明显优化，减少出现“找人办、等人办”的现象。药品临购审批流程合理应用OA系统，实现了工作流、信息流和资源流的联合管理，使申请、审批、修改、使用等多项工作更加灵活，提高了医院整体的工作效率和执行力，符合三级甲等医院的管理要求［12-13］。

OA系统还可提供药品临购信息的统计分析功能，即根据需要对某一时间段内药品临购的申请科室、临购数量、金额和次数等数据进行排名与分析，反馈本院基本药物供应目录的先进性与完善性，为下一步药事管理与药物治疗委员会的新药引进工作提供数据支持。

综上所述，将药品临购审批工作流程纳入OA办公系统中，简化药品临购申请审批流程，缩短流程流转时间，提高工作效率，同时药学部与临床科室、行政部门间的协同工作更流畅，更好地服务于临床，促进本院药事管理工作的高效发展。