基层档案管理信息化建设解析

车福林

摘要：档案是基层管理的重要依据，需要做好档案建设工作，提高对档案的处理效率。基于此，本文将从管理意识、基础设施、管理条例、安全管理、交接管理、监督检测、管理方案、人才培养八个方面对基层档案管理信息化建设进行解析，使档案管理策略更加的有效，进而保障档案信息化管理水平。

关键词：基层;档案管理;信息化

引言：

信息化是档案管理的主要趋势，有助于档案管理效率的提升，使管理方案更加地有效。在档案管理过程中，需要做好信息化建设工作，使基层工作能够顺利地开展，使档案能够为基层管理提供依据。因此，需要加强档案信息化管理工作，提高管理策略的针对性，使档案管理措施更加的全面。

一、基层档案管理信息化建设的重要性

基层档案管理建设是保证档案管理的基础，同时也是换届档案收集管理的关键，需要做好档案管理信息化建设工作，提高档案管理的效率。当农村社区进行换届选举时，需要对选举档案进行收集，保障选举工作能够有序开展。基层档案管理的重要性主要体现如下：第一，提高档案收集、整理效率，能够真实地对选举过程进行记录，保障档案选举工作能够顺利地完成。第二，有助于归档、移交工作的进行，使档案得到有效的保管，保障后续工作能够有效进行。第三，有利于验收工作的进行，使档案管理工作能够落实到实处，提高基层档案管理的完善性。由此可见，做好档案管理信息化建设非常重要，需要保障档案管理工作有人抓、有人管，使其能够得到有效地落实，使管理者能够更好地为群众服务，从而保障换届选举工作能够顺利完成。

二、基层档案管理信息化建设的有效策略

（一）树立档案管理意识

基层单位需要提高对档案管理的重视，树立档案管理意识，同时注重信息化技术的应用，提高档案管理工作的完成质量。在档案管理过程中，意识水平将决定着管理的成效，而且档案管理工作任务量较大，没有足够的管理意识很难全面地管理，因而需要提高管理者档案管理意识，使管理工作能够顺利地完成。档案管理需要符合实际，保障管理内容能够符合相关需求，这样可以提高档案管理的效率，使档案管理能够提前完成。档案管理任务量较大，通常采用信息化管理方式，有助于管理效率的提升。而且，通过良好的管理意识，可以使档案管理过程更加地井井有条，避免档案出现紊乱的现象，使档案能够快速地进行录入和查找，使档案信息能够得到有效地处理。因此，管理者需要具备档案管理意识，提高档案管理的质量[1]。

（二）完善基础设施管理

基础设施是档案管理的重要条件，是保障档案管理工作完成的关键，需要做好基础设施的建设工作。技术设施管理主要包含以下内容：首先，需要加强硬件设施的管理，如打印机、电脑等，保障硬件设施种类齐全、数量足够，营造良好的档案信息化管理基础，使档案管理条件更加的优越。其次，需要具有稳定的网络条件，保障档案信息能够准备地传递，避免档案管理过程中发生数据丢失，影响档案信息化管理工作的进行。最后，需要正确地对基础设施进行应用，使档案管理效率能够迅速提升。同时，需要做好档案的备份工作，这样能够避免档案发生丢失，使档案管理保管工作更加的完善。基础设施是实现档案信息化管理的环境基础，需要做好相关设施准备工作，保障档案管理过程能够顺利实施。

（三）构建档案管理条例

管理条例是档案管理的依据，需要完善管理条例的制定，提高档案管理的合理性。档案管理条例需要包含以下内容：首先，需要做好档案整理工作，采用信息化方式对档案进行分类，提高对档案的管理水平，使档案信息更加的方便管理。通过分类管理方式，有利于档案录入、调用工作的进行，提高档案管理信息化水平。其次，需要做好档案查阅管理工作，非相关人员禁止对档案进行查阅，防止档案信息出现泄漏，使档案管理更加的规范化。最后，需要提高档案管理的专业水平，做好信息技术的运用工作，保证数据库构建的有效性，提高档案数据的存储效率。通过档案管理条例，可以为档案管理工作提供指导，使档案管理具有完善化的水平，避免出现不规范的管理行为，进而保障信息管理方式得到合理运用。

（四）强化安全管理措施

档案管理过程中需要注重信息的安全性，避免出现安全问题，使档案信息得到有效保存。安全管理主要内容如下：首先，需要提高管理者的安全意识，能够采用安全化的管理方式，既要保证档案信息的准确性，又要降低安全管理的难度，进而保障档案信息的安全性。其次，需要做好档案管理保密工作，管理者需要签订保密协议，严谨向非相关人员透漏档案信息，进而杜绝信息泄漏现象发生，使档案信息能够得到有效管理。最后，需要采用安全防护技术，在计算机中安装安全防护软件，防止网络系统受到非法入侵，造成档案信息发生损坏或泄漏，不利于档案信息的管理。因此，做好安全管理工作尤为重要，需要定期对计算机进行杀毒，防止木马病毒的入侵，为计算机提供安全的运行环境[2]。

（五）做好档案交接管理

当发生换届选举工作时，需要做好档案的交接工作，使档案信息能够完整地进行归档。档案交接管理主要内容如下：首先，需要将档案进行分类造册，对档案目录进行移交，使移交材料能够得到确定，保障档案移交的全面性，提高档案移交管理的效率。其次，需要做好移交归档工作，管理者需要在移交清單上签字，对档案移交的负责人进行确定，保障档案处理的可靠性，使换届选举工作更加的完善。最后，需要加强基层档案的监督和指导，使档案信息化管理水平更加的规范化。需要注意的是，档案交接需要注重信息的完整性，对多种形式的档案信息进行存储，如文字、图片、音像等，使档案信息具有良好的完整性，同时设置归档范围和保管日期，保障档案交接管理工作能够顺利地完成。

（六）强化档案监督检测

档案管理过程中，需要做好档案监督检测工作，使档案内容具有全面性，保障档案具有参考价值。基层档案管理内容较多，如土地、财产等，涉及到较多的材料，需要做好档案资料的保管工作，任何单位或个人不得对档案进行留存，保障档案顺利完成移交。以社区换届为例，档案部门需要做好换届管理工作，对档案管理实施过程进行指导，并且加强监督检查工作的进行，使换届档案得到有效保管。档案监督检测需要注重落实，保证档案执法的力度，构建良好的档案信息化管理环境，使管理过程更加的严格。通过档案监督检测，可以有效地防止档案信息出现泄漏，为了提高信息化水平，档案采用电子档案移交形式，可以通过信息技术对档案信息完整性进行检测，保障档案监督检测的效率。

（七）引入档案管理方案

为了保障档案信息化管理水平，需要对档案管理方案进行引入，使管理策略更加的合理。档案管理方案引入工作如下：首先，需要做好档案信息化管理宣传工作，使管理者能够意识到信息化管理的重要性，使管理方案能够顺利地应用，保障管理方式的有效性。宣传的重点在于档案信息化管理的优势，将信息技术与当前管理方式相结合，使档案管理效率得以提升。其次，需要做好档案信息化技术更新工作，为档案管理提供足够的技术支持，保障档案管理方式的先进性。最后，需要保障档案资料的齐全，制定详尽的档案管理计划，定期对档案进行整理与维护，使档案能够得到有效地管理，进而保障档案信息具有稳定的管理状态[3]。

（八）培养档案管理人才

档案信息化管理需要大量的人才，以此来满足档案管理的用人需求，充分发挥档案管理信息化作用。档案管理人才培养措施如下：首先，需要注重人员的招聘工作，使管理者具有信息化管理水平，能够快速适应基层档案管理环境，提高档案信息化管理效率。其次，需要对档案管理人才进行培养，使信息化技术能够得到有效运用，使管理者信息处理水平得到提升，保障档案管理方案的有效性。然后，需要注重管理者职业素养的培养，使其能够准确地对档案进行管理，对档案管理行为进行控制，避免发生档案信息泄露的现象，保障档案信息的安全性。最后，需要制定档案管理考核制度，使管理者能够得到有效监督，使其具有良好的档案管理能力，提高档案管理的效率，保障基层档案管理的发展。

三、结论

综上所述，信息化是提高档案管理效率的关键，需要将信息技术融入到档案管理中，对档案管理方式进行完善。档案管理需要基础设施进行维持，构建信息化管理条件，使档案信息化管理方式具有可实施性。同时，需要注重管理方法的有效性和人才的培养，营造良好的信息化管理基础。

参考文献

[1]袁燕.基层事业单位档案管理信息化建设路径[J].文化产业，2021（18）：78-79.

[2]白云丽.基层档案管理信息化管理途径分析[J].科技风，2020（16）：248-249.

[3]刘亚莲.基层档案管理信息化建设途径和策略分析[J].农家参谋，2019（12）：292.