协同办公，让Excel来帮忙

在前面的文章中介绍了Word和腾讯文档的办公协同操作，其实Excel作为大家常用的办公软件，在日常工作中也可用来进行协同办公。

共享文件夹的协作

如果同事之间都在一个局域网中，最简单的方法是使用共享文件夹来进行协作。比如现在需要协作的文档保存在服务器上的“D：＼协作文档”下，在资源管理器中右擊该目录选择“属性→共享”，然后设置可以共享的账户即可（图1）。为了方便对共享文件进行权限设置，可以预先在服务器上设置多个账户如A、B、C，这样在共享设置窗口就可以选择不同账户的读写权限，比如可以设置用户C只有读取权限，这样用户C就只能浏览协作文件的内容而没有编辑权限。

这样将允许访问共享的账户、密码发送给指定同事，同事们只要在他们的电脑上打开资源管理器器，在地址栏输入上述显示的共享地址如＼＼Desktop-d8qacik＼协作文档，输入访问的账户和密码，打开共享目录后就可以进行协作编辑了（图2）。

如果都是在电脑上进行文件的协作，用户还可以利用Excel的权限保护功能对协作文档进行更多的设置。比如某文档需要同事A、同事B分别填入内容。现在需要设置同事B只有对B列内容的修改权限，那么可以在Excel窗口中点击“审阅→允许编辑的区域”，在打开的窗口中选中需要保护的区域，并且设置需要保护的密码，这样可以有效防止越权的修改（图3）。

小提示：文档设置保护密码后会带来记忆的负担，此时还可以点击上方图片上的“权限”，在打开的窗口中将本机管理员账户设置为不要密码访问，这样如果在本机打开就不需要输入密码即可进行编辑了。

返回Excel主界面，点击“保护工作簿”并设置保护的密码。这样用户在共享文档后将B列可以编辑的密码告诉同事B，当同事B打开协作文档后，除了B列之外，他都没有编辑的权限。同事B需要在B列输入文档时，Excel会先弹出输入密码的提示，只有输入正确的密码才可以进行编辑修改（图4）。

不过这里需要注意的是，如果协作的文档需要在手机端、在线端进行访问和编辑，那么就不要进行上述的权限设置，因为在这些终端上并不支持这些访问功能，权限保护的设置方法只适合在本地电脑上进行文档的协作。

基于OneDrive的协作

上述方法虽然简单，但是需要同事的电脑都处于同一局域网且无法多人同时进行编辑。如果要进行更灵活的协作，可以使用Excel自带的协作功能。

在Excel中打开需要协作的文档，先按提示将文档保存在OneDrive网盘中，接着点击Excel窗口右上角的“共享”。在右侧打开的窗格中输入需要协作同事的微软账号，可以在下方设置编辑或只读权限，最后点击“共享”，将文件共享给同事（图5）。

为了方便协作同事访问共享文档，也可以在图5中点击“获取共享链接→创建编辑链接”。这样同事只要打开分享的链接就可以进行协作文档的编辑了。

移动端协作

随着5G和智能手机的普及，越来越多的朋友有着移动办公协作需求。Excel移动端也可以很方便地在手机上完成共享和协作。先在手机上安装移动版的Office Excel，在手机上启动APP后打开需要协作的文档，点击上方的“分享”按钮，接着在下方的菜单中输入共享用户的微软账号，最后点击“共享”即可，也可以点击“以链接的形式共享”，获取文件的共享链接发给同事（图6）。

这样同事在其手机上启动Excel后，使用自己的OneDrive账号登录，成功登录后切换到“与我共享”，在其中就可以看到协作的文档，按提示打开后双击其中需要编辑的单元格，在弹出的菜单中点击“编辑”，这样在手机上即可进行协作操作了（图7）。

如果手机上没有安装移动端Excel，那么可以借助“微软Office文档”公众号来分享和查看协作文档。启动微信后，搜索并关注上述公众号，进入公众号点击“我的文档”，启动小程序后在“我的云盘”列表中就可以看到文档了（在小程序中只能查看和分享文档，无法在线编辑），可以在此将需要协作的文档发送给同事，并设置允许下载。

这样同事收到分享链接后，在微信中打开也可以查看，并且还可以下载到本地使用其他编辑软件如WPS等进行编辑。如果觉得在手机上查看文档不方便，还可以在电脑浏览器上访问https：//app.officeplus.cn/，打开后使用自己的微信扫码登录，这样在电脑浏览器上就可以查看到公众号上分享的文档了。

在线协作

Excel同样支持在Office 365中进行共享的设置和编辑，对于已经保存在OneDrive网盘中的文档，在任意联网的电脑上打开https：//www.office.com/，然后使用自己的微软账户登录。成功登录后在“最近”下方列表中可以看到所有文档，选中需要共享的文档，然后在打开的页面中设置需要协作的账号即可。如果是同事已经共享给自己的文档，则可以切换到“与我共享的内容”，在此可以看到需要协作的文档，打开后进行在线编辑即可。

在线Office 365的功能和使用与本地Office大体类似，任何参与协作的用户都可以通过这个在线服务参与协作。当然对于手机用户也可以直接在浏览器中访问上述网址，打开后的具体使用和电脑版类似。不过要注意的是，由于微软服务器的原因，很多时候无法在浏览器中打开需要协作的文档，大家可以使用代理或者VPN进行在线访问。

小结

按需选择协作方案

上面介绍了多种Excel文档协作的方法，大家在使用中可以根据实际的工作需要、应用场景灵活地进行选择。比如只是需要在公司内网协作一个文档，那么利用共享文件夹的方法是最简单的。如果需要协作的文档需要多人共同编辑，那么可以使用电脑版Excel进行共享，这样不仅可以方便在线访问，而且可以对文档进行灵活的权限设置。对于需要在不同地方（如多个分公司）、多个设备（如手机、平板）上协作的文档，则建议使用手机版Excel进行协作。