社会保险业务电子档案管理应用研究

鲁冰

摘要：社会保险档案承担着为参保人“记录一生、保障一生、服务一生”的重要职能，是维护参保企业和参保人合法权益的重要保证，是关乎民生、保障民生、改善民生的重要内容。随着“互联网+”技术的普遍应用，传统的社会保险纸质档案受地域、纸质媒介的限制，很难满足不同地区、不同群体多样化的需求，电子档案具有纸质档案无法比拟的超时空、易保存、易调取、易查阅等特性，正取代纸质档案成为社会保险档案的主要构成。社保业务电子档案的管理应用成为新时期社保档案管理的新课题。

关键词：纸质档案;电子档案;电子档案管理应用

中图分类号：TP311     文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2021）21-0168-02

开放科学（资源服务）标识码（OSID）：

“社会保险档案记录了参保单位和参保个人申报、登记、续保补缴、稽核、等级核定、保费的收缴 和拨付情况、社会保险关系的注销、转移等工作的过程，这 些文件材料既是社会保险事业发展的历史记录，又是社会 保险工作的主要依据，也是社会保险工作重要的基础工作，是确定参保人员具有享受社会保险待遇资格的重要依据。”[1]随着社会保险事业的发展和完善，社会保险覆盖群体日益扩大，社会保险业务档案数量呈井喷式增长，档案管理难度加大。同时伴随着城市化进程的加快，社会保险异地转移越来越频繁，也给档案的异地调取、随时查阅带来不便。加快和推进社会保险纸质档案向电子档案转化，完善社会保险电子档案的管理应用，将极大推动社会保险事业健康有序发展，促进社会保险经办管理规范化、标准化、高效化，充分发挥档案在完善国家治理体系、服务社会民生中的基础保障作用。

1 传统社会保险纸质档案管理的弊端

1）档案数量庞大、多头管理，规范不统一。社会保险涵盖了养老保险、医疗保险、工伤保险、生育保险和失业保险五大险种，每一类险种又有不同的参保群体，社会保险档案不仅要为每类险种设置不同的档案种类，又要针对不同参保群体建立单独的档案类别。社会保险档案按照所属经办机构不同，秉承“谁经办、谁管理”的原则，一般独立分布在多个经办机构不同的物理档案室中管理。由于缺少专门的社会保险档案行政法规和部门规章的指导，这就导致了各省、市及各個部门机构的档案形成标准不统一、归档范围不一致、管理方法不统一的档案管理现状。[2]

2）档案管理简单粗放，安全性差。社会保险档案以纸质档案为主，由于各社保经办机构对档案管理的重视程度不够、缺乏必要的软硬件投入，再加上档案管理人员素质较低、业务能力较差，面对数量巨大、种类繁杂的档案资料，疲于应付，缺乏一套完整统一的档案管理流程和标准，该入档的不入档、该保存的不保存，导致档案的有序性和完整性无法保障。同时随着档案保存年限和使用频率的增加，社会保险经办机人力、物力、财力有限，监管力度难以达到其所需要的程度，参保单位和个人查阅使用的过程中很容易造成纸质档案的破损、隐匿、丢失，这将会给档案信息完整有效安全造成极大地挑战，也给社会保险事业带来巨大风险。

3）档案分散保存，调阅查询难。由于社会保险档案归口不一、多头管理，同一地区的不同险种的参保档案分散于不同的档案室分散保管、手工整理，且档案室相对独立，纸质档案无法实现数据联通、信息共享，参保群众查询档案时往往需要前往隶属不同部门的多个档案室，通过人工检索、人工查找、人工复印的方式，费时费力，造成群众多跑腿，满意度降低。由于人员流动性增强，根据业务需要，不同地区产生的社会保险业务档案也分散保存在不同地区甚至不同省份。当一个参保群众在不同地区、不同省份均有参保历史时，查询社保档案可能就要辗转多地区多部门才能调取到个人完整的、全面的社保档案。传统的社保纸质档案无法满足异地调取、一次办好的需要，给群众造成极大的不便。

2 社会保险电子档案的特点和优势

社会保险电子档案是将业务经办过程中产生的具有保存价值的电子数据信息，或是将原有的纸质档案进行扫描或拍照，将相应的电子数据信息和文件影像导入计算机，并依托专业的档案管理信息系统进行自动归档、立卷分类和数据处理。与传统的纸质档案相比，社保电子档案具有如下特点和优势：

1）社保电子档案管理效率高。电子档案依托信息化设备，能够在业务办结后随时归档，或者通过网络在完成记录的同时进行自动传递和归档，“这样一来，不仅归档速度大大提高，立卷准确性也能有所保障，不再需要用人工方式进行烦琐费力的归档编排”[3]，可以避免文件因长时间不归档导致的漏归、错归，保证了归档完整率。同时因为不需要人工方式进行烦琐费力地归档编排，快速便捷，确保了归档正确率，为后期查找利用提供便利。

2）社保电子档案存储量大。社保档案信息进行电子数据转化后，不再受时间和空间的影响，一个地区多个经办机构档案馆的几十年的馆藏档案都可以通过数字化的手段存储在电脑硬盘里，存储量大，存储时间长。纸质档案转化为电子档案后，不会受到物理空间温度湿度的影响，不会出现发霉破损虫咬的情况。同时，电子档案读取方便，也不会因人为翻阅出现纸张折损、涂改、丢失的情况，具有较高的稳定性。

3）社保电子档案利用率高。社会保险电子档案应用计算机软件技术，实现档案信息的快速传输和充分共享，使文件资料在收集、存储、分类、查阅等环节更加方便有序。缩短档案信息的加工时间，能够更短的时间内完成大量的档案信息的加工处理，提高档案信息的时效性;缩短档案信息的检索时间，快速定位、准确查找、自助下载、在线打印，提高档案信息的利用率;缩短档案信息的空间距离，实现档案信息互联共享，不同省份、不同地区、不同经办机构的档案信息均可通过网络进行数据互联、资源共享，参保人只需要一台计算机一条网络就可以调取多个参保地、不同历史时期的参保档案，对参保档案进行动态维护，方便快捷。