全局视角下的医院药品采购内部控制策略研究

丁晓红

医院药品采购是否严谨，直接影响到患者的身心健康，故有必要加强其内部控制。本文主要提出以下五项关于医院药品采购内部控制的策略，包括完善分离职务等制度、优化流程以加强各部对接、创建良好的合格供应商名录体系、建立并完善药品规范验收环节、打造完备的内部审计监督机制、加强采购成本控制与研究、加强医院药品信息化采购平台与应用建设。

在医院成本体系中，药品采购成本很高。故此，该项业务的内控极为重要，直接影响到医院的经营管理质量以及医疗服务水平。现有实践研究显示，若医院能通过妥善的内控手段科学降低药品采购价，患者“看病贵、看病难”问题将得到更有力的解决，医院的实际经济利益也能拥有更强的保障，甚至因此拥有良好的声誉。所以，医院历来非常注重优化与药品采购紧密相关的内控制度，借以保障医院及老百姓的利益。接下来，笔者将浅谈医院药品采购内部控制策略。

一、完善分离职务等制度

完善医院药品采购的制度与流程，方能确保药品采购得到科学监控。对此，医院可采取以下举措：首先，健全科室评议制度，要求科室医护人员集体签注药品采购意见，再提交给医院药事管理部门审核，审核通过，上传医院公共信息平台。上传内容应包括药品的名称、规格、具体数量、应用病区以及生产厂家，且说明该药品禁止连续采购。其次，对目前医院实施的药品相关制度进行汇编，明确不同科室在药品管理方面的具体职责，特别是临床科室、掌握财权的财务科、采购部门，以便及时追责，防止药品采购内控失衡。再者，分离各个不相容的职务。具体表现为，分离药品采购部门、财务部门、科室等的职务，使之能相互监督;着重分离药品采购申请岗位、审核岗位、要价咨询岗位、供应商管理岗位、合同签订岗位等任职人员的职务，防止徇私舞弊，引发药品采购风险;分离采购验收岗、会计记录岗、采购付款岗等的职务，避免出现采购付款不当问题。最后，发挥医院药事管理部门的作用，由院长主导监督药品采购计划的制定，分析药品采购是否契合药品的现实使用情况。考虑到药事管理人员可能会介入药物治疗，较难在药品采购方面保持客观，建议医院适当对该部门人员进行小组细分，使一小组专攻药事管理，另一小组专攻药物治疗，科学地执行各自的事务，从而保证药品采购的内部控制有效性。

二、优化流程以加强各部对接

任何药品的采购都应当有其特定的预算，且每批药品应有特定的计划以说明预算额度的分配，以便药品采购人员能合理控价，最大限度降低药品成本。对此，医院需编制预算，编制部门需着重依据预算制度要求，细化药品采购预算清单，切实提高预算的精确性，强化预算方案的实用性。在这方面，建议预算人员可开展以下工作：首先，对医院各科室医护人员进行预算培训，使之深刻意识到预算准确编制的重要性，督促其依据科室的实际需求提交药品采购需求申请，并按照规定参与逐级审批，尽可能规避虚报风险。其次，医院预算编制人员需高度关注以往药品采购出现过的问题，理智地分析本次药品采购可能受到的风险冲击，再由此切入，客观公正地编制药品采购预算，防止过多地介入主观因素，实现预算编制合理性。再者，药品采购预算编制人员在正式编制预算计划前，需进入系统查看往年的药品采购数据，分析待采购药品历史消耗状况，分析当年的合理采购数，再引入零基预算编制方法，合理科学地对预算资金进行妥善分配，防止高耗药品采购数量不足。最后，药品采购预算编制人员要尽可能细化到所有已完成审批的科室，确保预算能覆盖到每类产品，使之采购数量得到满足，尽可能减少需要临时追加预算的风险。

除做好药品采购预算编制工作外，医院还需高度重视预算和药品采购计划的有机衔接。具体来看：一是创建预算编制部门与采购管理部门间的衔接机制，实时把握医院当前的药品需求，罗列清晰的药品采购品目，再逐层细化各类药品的经费预算，确保所需药品的采购都有合适的预算分配，随后再提交给负责药品采购的领导以及分管院长，逐级审批完成即可展开采购工作;二是保证预算编制部门与采购部门在药品计划对接过程中保持相互独立，严格贯彻职务分离基本原则，同时基于医院的信息管理系统，及时对接财务科、药库以及各临床科室，确保药品采购涉及部门均能随时跟踪和掌控药品采购信息，避免所需药品被漏采;三是敦促各层级管理员严格审查药品采购预算计划、药品采购计划，分析两者是否合理匹配，及时调整两者不相契合之处，持续规范药品采购行为与预算编制行为，改进各方的工作，确保各方流程能顺利衔接，各方计划能有序对接，真正保障药品采购内控工作取得理想成效。

三、创建良好的合格供应商名录体系

供应商资质状况直接影响到药品采购效率，故此，医院在加强药品采购内控工作时，要着重聚焦供应商层面，把好药品供应关。具体来看，医院可着重落实以下措施：首先，严格审查每个药品供应商的资质。药品采购部门在接收到采购指令后，向外发布采购公告。若有供应商前来申请，需要求其提交详细清晰的资质证明文件，包括但不限于营业执照、药品生产许可证书、ISO质量检测证书等，同时要求其提交本单位的药品经营业绩情况，配以法人签字和公章。待供应商资质文件收取完成，依照我国出台的《政府采购法》，有步骤有计划地审查供应商的资格，分析其是否适合药品采购项目。若条件允许，特别是标的比较大时，建议医院外聘第三方有合格资质的中介单位全方位调研供应商，全面了解其资信及履约状况。其次，汇总已通过资质审查的各个供应商，形成清晰完整的供应商名录，制定评价供应商等级的标准，建立起等级有序的药品供应商体系，打造具有医院自身独特性的特色供应商网络机制，充分确保药品供应质量以及周期，不耽误医院治病救人。再者，由采购部门主导，依照规范化、标准化的药品采购信息表，逐一填写药品名称、规格、数量、生产厂家，并将其发给符合等级要求的供应商，邀请供应商们针对各类药品进行报价，医院由此选择价格合适、资质较优的供应商供货。为避免单纯地以价选人，建议采购部门将供应商的报价导入医院信息系统，利用信息分析软件逐一输入供应商的报价信息，由系统提供3个最优供应商以供挑选。采購部门集合部门成员，合作讨论选出价格、资质最合适的供应商，充分保证药品质量的供给。