新时期如何做好煤炭企业档案管理工作

文/乔惠玲

本文从现代煤炭企业档案管理的现状入手，分析了在企业转型发展以及档案数字化、网络化快速发展背景下的企业档案管理所面临的问题和应对办法，提出了一些改进企业档案管理体制、模式与手段等措施方法。旨在为提高煤炭企业档案管理水平，借以推动煤炭企业加速发展与进步

如何做好新时期煤炭企业档案管理工作，这既是煤炭行业提升管理水平的重要环节所在，也是煤炭企业发展与进步的重要举措。本文从分析煤炭企业档案管理现状入手，进行分析研究，针对存在问题，提出相应对策。

一、做好新时期煤炭企业档案管理工作的重要意义

煤炭企业档案管理工作是真实完整记录煤炭企业发展历程、服务煤炭企业高质量发展的一项基础性工作。煤炭企业档案是记录和反映了煤炭企业发展的历史面貌和优秀成果，是维护企业合法利益的第一手资料，是煤炭企业领导和相关部门进行科学分析、制定发展方向的重要参考凭据。煤炭企业档案管理工作的规范与否，也从一个侧面反映了企业经营管理能力和水平的高低。做好新时期煤炭企业档案管理工作，既是企业适应时代发展要求的需要，也是促进企业全面发展、不断提升企业在市场经济中的竞争力的需要。由此可见，搞好煤炭企业档案管理工作意义重大而凸显。

二、煤炭企业档案管理工作的现状及存在的主要问题

当前，煤炭企业档案管理现状是问题较多，必须予以重视并加以改正。分析其问题主要表现在：

问题之一，煤炭企业档案管理工作缺乏长期有效的发展规划和领导的高度重视。毋庸置疑，煤炭企业档案管理工作在各级档案部门的支持下，在企业领导的重视下，也曾采取了档案工作达标定级等一些有效的措施和办法，推进了企业档案工作的开展，取得了一定的成绩，在一定程度上提升了企业档案管理的水平。但达标工作过后就出现了滑坡现象，究其原因，一是企业档案工作缺乏长期有效的发展规划，既没有将企业档案管理纳入到企业发展的规划，也没有制定出适合自身企业档案管理工作科学发展的规划，出现了分管领导时有时无，督促检查时紧时松的现象，造成档案管理工作不能持续稳定地开展，致使企业档案管理工作不能与企业的其他工作同步发展、同步进步。二是煤炭企业主要领导对档案管理工作的重要性认识不足，重视不到位。有些领导认为档案室已经达标了，况且那只是存放档案资料的地方，没有必要太重视。有些领导是说起来重要忙起来不要，这些都是制约和影响企业档案管理工作发展的因素。

问题之二，煤炭企业档案管理工作开展缺乏专业技术人员和科学规范的制度约束。当前煤炭企业档案管理工作中，一是严重缺乏具有档案管理知识和能力的档案专业技术人员。现有人员，大多都是从基层单位抽调上来的，很难胜任档案管理工作的实际需求。二是在档案管理的实际工作中也缺乏结合各自实际制定和实施的一系列科学规范的档案管理制度。即使有制度的，也形同虚设，没有落到实处。由于没有制度约束，档案管理工作各自为政，五花八门、极不规范。表现在具体工作中：有的是没有档案收集制度，在收集过程中，想交就交，不想交就不交，不能做到档案资料收集的齐全完整；有的是没有档案整理的规范流程和办法，在档案整理过程中，不是卷内文件目录排序不对，就是卷内目录与实际文件不符，极不科学规范；有的是档案借阅利用没有制度约束。借阅手续不规范，档案破损、遗失和未按期归还的现象时有发生；有的企业名义上设立了综合档案馆或档案室，但实际上却是以班组的形式存在，这就造成了档案部门在行政上无法直接对各部门进行监督指导，给企业档案的统一管理、集中保管带来了困难。

问题之三，档案信息化建设力度不够。目前，煤炭企业档案管理在档案信息化建设方面大都重视不够，进展缓慢。基本上采用的是单机化的管理方式，就是采用一台微机一套软件来进行。这种形式在信息技术高速发展的时代，是远远适应不了档案信息化、网络化发展需求的。既会阻碍企业档案管理发展的步伐，也会影响企业档案作用的发挥。

三、改进和做好新时期煤炭企业档案管理工作的相应措施

企业档案是一个庞大的信息库，实现企业档案规范化、信息化管理是企业档案部门和档案人员的职责所在，只有这样，才能更好地发挥出它的价值和作用。应从以下举措来改进企业档案管理工作。

举措之一，加大档案法律知识宣传力度，提高主动做好档案工作的思想意识。企业领导和档案管理人员对档案工作的认识与重视程度非常重要，是做好企业档案管理工作的关键。如何提升领导和广大档案管理人员对档案管理工作的重视和支持力度，首先要抓好档案法律法规的学习和宣传。一是利用各种新兴媒体加强对新修订《档案法》的学习宣传力度；二是在企业干部会议上进行档案法律法规的学习宣传，强调做好档案工作的重要性；三是积极组织企业档案人员参加地方档案部门举办的各类档案学习宣传活动，提升他们的档案法律意识；四是企业档案部门要主动出击，通过对档案利用实例的宣传，让大家认识到档案工作的重要性。只有这样才能提高领导和档案人员对档案工作重要性的认识，增强领导主动抓好档案工作的思想意识。其次要建立健全企业档案管理工作的网络体系，落实好分管领导、主抓领导、档案专职人员、档案兼职人员的责任，确保上下贯通，便于协调。再次要把档案管理工作列入主要领导议事日程，纳入到相关人员的年度目标责任考核之中，做到年初有部署，平时有检查，半年有小结，年终有考核。第四还要及时加强与地方档案主管部门的联系和沟通，努力使企业档案工作的发展跟上时代的步伐。

举措之二，统筹规划，完善制度，做好档案工作的基础保障。企业档案工作要发展必须有一个切实可行的发展规划。档案工作发展规划的制定一定要结合自身的实际情况，既有长远性、前瞻性，又有可行性、针对性，真正成为企业档案管理工作规范发展的指导依据。只有建立健全档案管理的各项规章制度，形成一套科学、合理、完整、有效的档案管理办法，才能使档案的收集、整理、归档、保管、利用的各个环节更加科学规范。所以必须把档案工作的一系列相关制度建立和完善好，确保档案工作有章可循。同样，档案工作的开展也离不开基础设施设备的保障。企业领导要为档案工作的正常开展加大相应设施设备的投入，特别是结合新时期档案信息化发展的要求，积极为企业档案信息化建设提供必需的技术设备支持，促进企业档案信息化工作同其他工作的同步发展进步。

举措之三，加大教育培训力度，努力提高档案管理人员的业务素质。首先，坚持人本理念。建设一支政治上可靠、业务上过硬的专兼职档案管理人员队伍，是推进企业档案管理工作发展的人才基础。所以首先要选好配好专兼职档案人员，明确他们的岗位职责。其次，加强学习与培训。要为他们的学习进修提供机会和保障，鼓励他们积极参加档案部门、行业部门组织的各类档案专业知识的培训和学习，积极提供外出参观学习的机会，多渠道提升他们的业务知识和工作能力。再次，严守规章制度。要认真组织他们学习理解好企业结合实际，依据国家相关标准规范，制定的档案工作的标准规范和相关要求，对档案形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等各个环节工作程序要求把握准确、执行到位。推动企业档案工作朝着科学化、规范化、制度化方向发展。

举措之四，挖掘利用好档案资源，发挥好档案资源的作用。企业档案人员要增强档案工作服务企业发展的理念和意识，要积极主动地贴近生产发展需求，做好档案服务利用工作。一是积极宣传企业档案的有关内容，让大家明白哪些档案可以利用，可以维护企业和自身的权益。二是积极挖掘企业档案资源，主动开展档案编研工作，通过编写《组织机构沿革》《大事记》《基础数据汇编》《英雄模范人物事迹汇编》等资料，更好地发挥档案的教育和服务作用，为维护企业权益，促进企业发展提供好第一手翔实可信的档案资料。

举措之五，积极实施企业档案管理一体化模式，推进企业档案工作发展与时代同步。档案管理一体化模式，是企业档案管理的一种新模式。它集档案工作、情报工作、图书工作为一体，实行统一管理。这种管理模式，既注重提供历史的信息和现时的信息，又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选、提供。它可以全方位地服务于企业文化宣传活动，为展示和宣传企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉、增强企业的社会效益发挥出积极的作用；同时，还可以依托现代信息技术和网络技术，实现对档案资源的共享，便于企业中更多的档案利用者对档案信息进行筛选、汇编，为企业的科学发展发挥好档案信息资源的作用。

企业档案管理一体化模式的开展是一种新的形式，也是搞好煤炭企业档案管理工作的科学创新。为此，在提高思想认识的基础上，建立健全的科学有序的档案管理制度，建设一支精良的档案工作团队，发挥好现代信息技术和相关设施设备的功能，最大限度地提高档案服务功能和利用的效率，为煤炭企业的发展提供有力的支撑，这是搞好煤炭企业档案管理工作的必然。